¿Quién aprueba las solicitudes de ausencia de los empleados cuando el supervisor está de vacaciones?

Si un empleado solicita una ausencia mientras el responsable de la aprobación (normalmente su supervisor) está ausente, la solicitud debe tramitarse rápidamente. Personio permite a los empleados solicitar ausencias en cualquier momento, incluso cuando sus supervisores están de vacaciones o de baja.

A continuación, te detallamos dos posibles soluciones alternativas que puedes aplicar en Personio para asegurarte de que todas las solicitudes de aprobación (y en concreto las de ausencia) se tramitan cuando un supervisor está de vacaciones o ausente.

Solución alternativa 1: crear un responsable de aprobación suplente

Puedes crear un responsable de aprobación suplente que podrá aprobar las solicitudes de ausencia mientras el supervisor esté ausente. 

Si un empleado es subordinado de un supervisor y al mismo tiempo, también de un director de proyecto, puedes designar a este segundo como responsable de aprobación suplente. Como alternativa, también puedes designar como responsable de aprobación suplente a un miembro del equipo del supervisor.

Para garantizar que el responsable de aprobación suplente pueda tramitar la solicitud de ausencia, sigue los pasos que te indicamos a continuación:

  • Ve a Ajustes > Roles de empleado > Miembros, crea un rol de empleado "personalizado" (p. ej., responsable de la aprobación suplente) y asígnaselo a la persona que actuará de responsable suplente. 

    employee-roles-members-substitute_leave_approver_role_es.png

     

    Para obtener más información sobre cómo crear y gestionar roles de empleado, consulta el artículo Crear y gestionar roles de empleado.

  • A continuación, ve a Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso y asigna al rol que acabas de crear los permisos de acceso adecuados para la sección Ausencias y el calendario de ausencias.

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_es.png

    Para obtener más información sobre los diferentes permisos de acceso, consulta el artículo ¿Cómo funcionan los permisos de acceso?.

  • Ve a Ajustes > Aprobaciones y haz clic en Gestionar filtros de empleado para definir a qué empleados se aplicará el conjunto de reglas (p. ej., equipo de Atención al cliente). Haz clic ahora en Añadir nuevo conjunto de reglas para definir los pasos de aprobación correspondientes utilizando tanto el filtro de empleado como el rol personalizado que acabas de definir.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_es.png

    Encontrarás más información sobre la configuración de los procesos de aprobación en el artículo Configuración de conjuntos de reglas

  • Por último, el supervisor deberá solicitar la ausencia a través de la pestaña Ausencias de su perfil y seleccionar al responsable de aprobación suplente como sustituto. 

          settings-employee_list-absence-add_absence_period_es.png

      

Entonces el responsable suplente deberá:

1. Aceptar la solicitud de sustitución recibida del supervisor.
2. Aprobar la solicitud de ausencia del supervisor.
3. Aprobar las solicitudes de ausencia que reciba mientras el supervisor esté ausente.

Encontrarás más información sobre los procesos de aprobación y la gestión de las sustituciones en los artículos Flujos de trabajo de aprobación y recordatorios con múltiples supervisores y Gestión de las sustituciones.

Solución alternativa 2: aprobar manualmente las solicitudes de ausencia como administrador

Como administrador, tienes acceso a todas las solicitudes de ausencia pendientes y puedes tramitarlas directamente en el Centro de workflows. Por tanto, puedes actuar como responsable de aprobación suplente cuando, por ejemplo, un supervisor esté ausente o de vacaciones. Esto no solo se aplica al administrador, sino a cualquier empleado que tenga permisos de edición para el tipo de ausencia en cuestión.

Te recomendamos que solo utilices esta alternativa para casos excepcionales y urgentes, para no confundir los procesos, las decisiones y las responsabilidades del equipo interno.

Solicitudes de ausencia

Las solicitudes de ausencia que lleven menos de 7 días pendientes se mostrarán como solicitudes al día y las que lleven más de 7 días pendientes se mostrarán como solicitudes atrasadas en el widget Solicitudes de aprobación.

workflow_hub-approval_requests_es.png

Para aprobar manualmente las solicitudes de ausencia, tendrás que seguir estos pasos:

  • Ve a Centro de workflows > Solicitudes de aprobación.
  • Haz clic en Ver todas las aprobaciones para acceder a la lista de todas las solicitudes de aprobación abiertas (al día y atrasadas) y sus respectivos responsables.
  • En la página de Solicitudes de aprobación abiertas, haz clic en el nombre del empleado responsable de la aprobación en la columna Para ser aprobado por para acceder a su perfil.
  • Una vez que has accedido a su perfil, pulsa en Iniciar sesión como este empleado para poder aprobar la solicitud manualmente.

employees-employee_list-profile-log_in_as_employee_es.png

  • Para obtener más información sobre el Centro de workflows y el widget Workflows del panel de control, consulta el artículo "El Centro de workflows en Personio" que encontrarás en nuestro Centro de ayuda.

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