Este artículo explica cómo configurar el registro de jornada basado en proyectos. Con esta funcionalidad, puedes crear proyectos en Personio y activar que determinados empleados registren la jornada que dedican a ellos.

Esto es lo que puedes hacer:

• crear proyectos y subproyectos con todos los detalles.
• asignar proyectos a toda tu organización, a empleados específicos o a empleados que cumplan determinados criterios. 
• accede a informes detallados y filtros para supervisar el progreso del proyecto.

Antes de empezar

Permisos

Consejo:
Cuando asignas a un empleado un proyecto, puede realizar un seguimiento automático de la jornada en ese proyecto. No necesitan permisos adicionales para hacerlo.

Los empleados con permisos de rol para Configuración de la cuenta > Registro de jornada pueden crear, editar y ver todos los proyectos. Si deseas que estos empleados tengan mayor visibilidad, puedes otorgarles permisos de rol adicionales:

• Permitir a los empleados ver a otros compañeros asignados a proyectos: Ve a Datos de personal > Datos personales > Perfil público y otorga permisos de vista al área de acceso correspondiente (Personalizado, Todos, etc.).
• Permitir a los empleados ver los datos de registro de jornada registrados en los proyectos en los informes: Ve a Datos de personal > Registro de jornada y otorga permisos de vista a los empleados pertinentes. A continuación, ve a Configuraciones > Informes y otorga permisos de vista (Todos).

Crear un proyecto

En Personio puedes crear proyectos con detalles, cada uno de los cuales es fácilmente identificable en el sistema. Además, puedes añadir subproyectos para organizar tareas complejas.

Crear un proyecto

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos.
2. Haz clic en Crear proyecto.
3. Ponle un nombre a tu proyecto.
4. Rellena los detalles opcionales cuando sea necesario. Nombre, descripción, ID, centro de costes, estado facturable, fechas de inicio y finalización, tipo de proyecto y cliente.
5. Crear tu proyecto.

Una vez que hayas creado un proyecto, puedes asignarlo a los empleados pertinentes.

Añadir subproyectos

Con los subproyectos, tus empleados pueden distinguir entre los diferentes tipos de trabajo que realizan. Al realizar un seguimiento del tiempo que dedican sus empleados a los subproyectos, puedes garantizar:

• Remuneración y facturación precisas.
• Mejor presentación de informes sobre tipos específicos de trabajo.

Para añadir un subproyecto:

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos.
2. Haz clic en el proyecto al que deseas añadir un subproyecto.
3. Haz clic en Añadir subproyectos.
4. Asigna un nombre al subproyecto.
5. Rellena los campos opcionales cuando sea necesario.
6. Crear tu subproyecto.

Asignar un proyecto a los empleados

Ten en cuenta que:
Tus empleados no pueden realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos de forma activa mediante el fichar de entrada y salida (en la web, el móvil o la Aplicación de Entrada). Solo pueden realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos a través de la pestaña «Registro de jornada» en la aplicación web y la pestaña «Tiempo» en la aplicación móvil.

Para que un empleado pueda realizar un seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto, es necesario asignarle dicho proyecto. Puedes asignar proyectos a toda tu organización o a empleados específicos. También puedes asignar proyectos a grupos de empleados que cumplan determinados criterios definidos por ti.

Al asignar empleados a proyectos, puedes asegurarte de que solo el personal pertinente pueda realizar un seguimiento de la jornada registrada contra dichos proyectos. Esto ayuda a mejorar la precisión y evitar errores.

Para asignar un proyecto:

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos y haz clic en el proyecto correspondiente.

2. A la derecha, en Miembros, elige una de las siguientes opciones:

   Asignar el proyecto a toda tu organización.

   En este caso, el sistema asigna el proyecto a todos sus empleados. A continuación, pueden realizar un seguimiento del tiempo dedicado al proyecto. Ten en cuenta que cuando añades un empleado nuevo en Personio, el sistema asigna automáticamente a ese empleado al proyecto.

   Asignar el proyecto a miembros específicos

   En este caso, puedes añadir manualmente empleados específicos al proyecto. También puedes establecer una norma, en cuyo caso el sistema asigna a los empleados que cumplen los criterios que tu defines en la norma. Por ejemplo, puedes asignar a todos los empleados de tu departamento de IT al proyecto. Ten en cuenta que cuando añades un empleado nuevo en Personio, el sistema no asigna automáticamente a ese empleado a un proyecto con una norma de asignación. Para añadir a ese empleado, tienes que asignarlo manualmente. También puedes excluir a empleados específicos.

3. Guarda los cambios.

Informes

Informar sobre los datos de registro de jornada a los proyectos

Puedes generar un informe detallado sobre cuánto tiempo dedicaron sus empleados a los proyectos y subproyectos. Esto puede ayudarte a comprender:

• El número de horas que un empleado, equipo o grupo específico ha dedicado a un proyecto en un periodo de tiempo determinado.
• El desglose del tiempo dedicado a los subproyectos.
• El número de horas dedicadas a diferentes tipos de proyectos filtrados por cliente, centro de costes, estado facturable, fecha, etc.

Para crear un informe, sigue estos pasos:

1. Ve a Análisis > Informes.
2. Crea un informe nuevo utilizando la plantilla Periodos de registro de jornada.
3. ▶︎ Puedes filtrar por el atributo Proyecto de registro de jornada y seleccionar los proyectos o subproyectos relevantes para extraer la información que necesitas. Añade más normas de filtrado según sea necesario.
4. [Opcional] Realiza la exportación de tu informe como un archivo CSV.

Exportar los datos del proyecto

Puedes realizar una exportación de todos los proyectos con sus asignados a la vez:

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos.
2. Haz clic en el icono de exportación.

También puedes realizar la exportación de proyectos individuales:

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos.
2. Haz clic en el proyecto que deseas realizar una exportación.
3. Haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha.
4. Realiza la exportación del proyecto como CSV.

En ambos casos, realizarás una exportación de un archivo CSV con los datos del proyecto y de un segundo archivo CSV con los asignados al proyecto.

Archivar o eliminar un proyecto

Ten en cuenta que:
Si archivas o eliminas un proyecto, el sistema también archiva o elimina sus subproyectos. Sin embargo, si archivas o eliminas un subproyecto, esto no afecta al proyecto principal.

Puedes archivar o eliminar proyectos en cualquier momento. Si archivas un proyecto, los empleados ya no podrán registrar el tiempo en él, pero las entradas de tiempo pasadas relacionadas seguirán apareciendo en las plantillas horarias, los informes y las exportaciones. No se puede eliminar un proyecto si hay horas registradas en él.

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos.
2. Selecciona el proyecto que deseas eliminar o archivar.
3. Haz clic en los tres puntos de la derecha.
4. Elimina o archiva el proyecto.

Archivar o eliminar un subproyecto

1. Ve a Gestión del tiempo > Proyectos.
2. Haz clic en el proyecto que contiene el subproyecto relevante.
3. En Subproyectos, haz clic en los tres puntos situados junto al subproyecto correspondiente.
4. Elimina o archiva el subproyecto.