En este artículo te explicamos cómo configurar los horarios de trabajo y cómo hacer que uno de ellos sea el horario predeterminado. El horario que definas como predeterminado se aplicará a todos los empleados por defecto, salvo que se asigne uno diferente.

Cómo funcionan los horarios de trabajo

Al asignar un horario de trabajo en Personio, determinas en qué días y cuántas horas trabajan tus empleados. La asignación de un horario de trabajo no solo constituye la base para el registro correcto de las horas, sino que también se puede utilizar para el prorrateo de las vacaciones para los empleados que trabajan a tiempo parcial. Encontrarás más información sobre la configuración del trabajo a tiempo parcial aquí.

Dentro de una empresa, suele existir un horario de trabajo predeterminado que es el que se aplica a la mayoría de los empleados. En Personio tienes la opción de crear varios horarios de trabajo para poder reflejar las horas de trabajo acordadas contractualmente con tus empleados.

Configuración de un horario de trabajo

Para configurar un horario de trabajo, dirígete a Ajustes > Registro de jornada. Ahora selecciona Añadir horario para crear un nuevo horario de trabajo,y asígnale un nombre significativo (p. ej., jornada completa; 40 horas; lunes, martes, miércoles, jueves, viernes con registro de jornada). Para finalizar, pulsa el botón +.

1. Configuración de los días y horas laborables

   Tendrás que especificar qué días de la semana trabajan tus empleados, cuántas horas y cuánto duran sus descansos.

   Ten en cuenta que introducir las horas de comienzo y fin es opcional y solo servirá como referencia más adelante. Al registrar las asistencias, los empleados tienen la opción de introducir valores que estén fuera de las horas de comienzo y fin especificadas.

2. Horas extras y horas de menos

   Determina si se debe hacer un seguimiento de las horas extras de los empleados. Si has activado este ajuste, ahora puedes especificar si las horas extras de tus empleados deben calcularse diaria o semanalmente.

   Si has seleccionado "diariamente", también tienes la opción de hacer un seguimiento de las horas de menos. Esta opción te permite registrar automáticamente las horas de menos para las jornadas registradas y crear un registro de horas en negativo para los días sin horas registradas. Este déficit de horas se deducirá posteriormente de las horas extras. Además, puedes determinar cuántas horas extras al mes se compensan con el salario.

   Para obtener información más detallada sobre los ajustes para el cálculo de horas extras, consulta este artículo.

3. Reglas de descanso

   Si es necesario, se pueden definir hasta dos reglas de descanso. Esto te permite definir la duración de un descanso si una persona trabaja un número específico de horas al día. Los empleados y supervisores recibirán entonces una alerta si introducen o aprueban descansos insuficientes o excesivos en el registro de la jornada.

   Para obtener más información sobre las reglas de descanso y cómo configurarlas, haz clic aquí.

4. Ausencias

   Por último, en Prorratear vacaciones puedes especificar si el horario de trabajo debe servir como base para calcular las vacaciones. También puedes establecer el valor de referencia para el cálculo de las vacaciones prorrateadas. Al calcular las ausencias retribuidas por vacaciones, Personio concilia los días trabajados registrados en el horario de trabajo con el valor de referencia indicado.

   Por lo tanto, si un horario de trabajo contiene 4 días hábiles, pero el valor de referencia es de 5 días, a los empleados con este horario de trabajo se les asignarán 4/5 del derecho a vacaciones. En este artículo encontrarás más información sobre el cálculo prorrateado de las vacaciones.

5. Guardar el horario de trabajo
   
   Si realizas algún cambio tanto en las horas de trabajo como en la sección Horas extra y horas de menos, aparecerá la ventana Actualizar horario de trabajo al hacer clic en Guardar el horario de trabajo.Como se trata de cambios importantes, esta ventana permite aplicar los cambios a una copia del mismo horario de trabajo en lugar de en el original, y asignar automáticamente la copia a los empleados correspondientesAl elegir aplicar los cambios en un horario de trabajo duplicado, evitarás modificar los datos de registro de jornada anteriores y afectar las nóminas y los informes futuros. 

Definición de un horario de trabajo predeterminado 

Una vez que has creado un horario de trabajo, tienes la opción de definirlo como horario de trabajo predeterminado. Este se aplicará automáticamente a todos los empleados, siempre que no se asigne específicamente ningún otro horario de trabajo. Si no defines un horario de trabajo predeterminado, Personio establecerá automáticamente el primer horario de tu lista como predeterminado. Para obtener más información sobre la asignación de los horarios de trabajo, consulta este enlace.

A la hora de definir un horario de trabajo predeterminado, puedes seleccionar tanto el horario creado recientemente como los horarios que ya habías definido en el pasado.Para ello, selecciona el horario de trabajo correspondiente y, a continuación, haz clic en Convertir en horario predeterminado.

Ten en cuenta que, si defines un horario nuevo como horario predeterminado, las entradas de las horas extras se vuelven a calcular en función de los registros de jornada existentes de acuerdo con la configuración del horario de trabajo.