Resumen de la privacidad de datos y la seguridad en Personio – Personio

Este artículo explica cómo Personio protege sus datos y dónde encontrar la documentación sobre seguridad y cumplimiento. Personio se compromete a mantener los más altos estándares de seguridad. Como solución SaaS, actualizamos continuamente nuestros productos y servicios para abordar cualquier vulnerabilidad que identifiquemos.

Podrás encontrar información de seguridad completa y actualizaciones del sistema en tiempo real en nuestro Centro de confianza (Trust Center) y en nuestra página de estado. También destacamos las principales funcionalidades nuevas que hemos lanzado en la página Actualizaciones de productos, a la que puedes acceder a través de Ayuda → Novedades en Personio.

Centro de confianza de Personio (Personio Trust Center)

Personio publica toda la documentación sobre seguridad y cumplimiento en el Centro de confianza de Personio (Personio Trust Center).

Cómo acceder al Centro de confianza (Trust Center)

Ve a trust.personio.com y haz clic en Solicitar acceso (Request Access).
Rellena los datos y envía la solicitud.
Cuando tengas acceso, sigue las instrucciones y firma el acuerdo de confidencialidad.
Comienza la evaluación.

¿Qué hay en el Centro de confianza (Trust Center)?

El Centro de confianza (Trust Center) contiene toda la documentación legal, de seguridad y de cumplimiento de Personio, incluyendo lo siguiente:

Certificaciones de seguridad e informes de auditoría.
Informe de auditoría de cumplimiento del RGPD.
Acuerdo de procesamiento de datos (APD).
Medidas técnicas y organizativas (MTO).
Información del delegado de protección de datos (DPD).
Lista de subprocesadores.
Información sobre infraestructura, almacenamiento y seguridad de los datos (incluyendo el cifrado, el alojamiento, las copias de seguridad y los controles de acceso).
Políticas de seguridad y protección de datos.
Plantillas de cumplimiento del RGPD (incluyendo la evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) y la lista de actividades de tratamiento).
Seguridad de la IA, datos de formación y sesgo, gobernanza e información de uso de la IA por parte de los empleados.

Los términos y condiciones generales (TCG) y la política de privacidad de Personio no forman parte del Centro de confianza (Trust Center). Para obtener información sobre los términos del contrato, incluyendo los plazos de preaviso y la información sobre cancelaciones, consulta los TCG. Para saber cómo gestiona Personio los datos personales, consulta la política de privacidad.

Ajustes de Personio respecto a la protección de datos

Personio proporciona un conjunto de controles de producto para ayudarte a cumplir las obligaciones relativas a la protección de datos. Recomendamos revisar y configurar estos ajustes para la organización.

Preparar la cuenta de Personio

Personio crea instancias de clientes teniendo en cuenta las prácticas recomendadas del sector. Puedes tomar medidas adicionales para proteger aún más la cuenta:

Seguridad y autenticación

Gestión de roles y permisos

Registro/Certificado de finalización

Exportación/eliminación/retención de datos en Personio

Restringir el acceso del servicio de ayuda de Personio a tu cuenta

De conformidad con el RGPD, los empleados de Personio no tienen acceso a tu cuenta de forma predeterminada. Cuando el acceso es necesario (por ejemplo, para obtener ayuda en la configuración de la cuenta o para resolver solicitudes de servicio), Personio lo limita a un pequeño número de equipos de forma puntual. Personio registra todos los accesos.

Los propietarios de cuenta pueden otorgar acceso a la Ayuda de Personio para que nuestro equipo pueda iniciar sesión en la cuenta y solucionar los problemas directamente. Los propietarios de cuenta pueden revocar el acceso en cualquier momento.

Medidas de seguridad adicionales que puedes tomar

Puedes tomar medidas adicionales para proteger aún más la cuenta:

Defina los roles de empleado con los principios de acceso con menos privilegios.
Active la autenticación de inicio de sesión único (SSO).
Activa la autenticación de dos factores (2FA).
Configura cambios de contraseña periódicos para los empleados.
Utiliza la funcionalidad de código de seguridad, que alerta a los usuarios sobre actividades inusuales de sesión. Personio activa esta funcionalidad por defecto.

Gestionar las notificaciones de correo electrónico

Puedes controlar si Personio envía notificaciones de correo electrónico del sistema a los usuarios de la cuenta. Si se activa esta opción, los usuarios pueden escoger qué notificaciones desean recibir. Si desactivas esta opción, Personio no enviará notificaciones por correo electrónico del sistema a ningún usuario.

Darse de alta o darse de baja respecto a subcontratistas

Puedes darte de alta o de baja en subcontratistas específicos (también denominados subprocesadores de Personio) en la pestaña Protección de datos. Para acceder a la pestaña Protección de datos, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Protección de datos.

Si te das de baja, se desactivará en tu cuenta la funcionalidad asociada.

Gestión de la conservación de datos de los documentos

Si la organización almacena documentos en Personio, puedes establecer normas sobre cuándo se tienen que revisar los documentos para su eliminación. Estas políticas te ayudan a gestionar los datos confidenciales de RR. HH. y fomentan el cumplimiento del RGPD y otros requisitos. Para acceder a las políticas de conservación de datos, sigue estos pasos:

Ve a Ajustes.
En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos.

Descubre más sobre las políticas de conservación de datos.

Más información

Si tienes preguntas sobre cómo gestiona Personio la privacidad de datos en las funcionalidades de IA, consulta las preguntas frecuentes sobre la privacidad de datos y la seguridad de la IA.

Encuentra las respuestas que buscas