Este artículo explica los ajustes que ofrece Personio para proteger los datos de los empleados y candidatos. Estos ajustes cumplen con los requisitos del RGPD y puedes ajustarlos para que se ajusten a las necesidades de protección de datos de tu organización. Te recomendamos que compruebes y utilices los ajustes descritos en este artículo.
Consejo:
Para obtener más información sobre la protección de datos en Personio, visita el Centro de confianza de Personio.
Gestionar propietarios de cuentas, propietarios de contratos y administradores
Personio tiene roles clave como propietarios de cuentas, propietarios de contratos y administradores. Cada rol viene con diferentes permisos de acceso. Compara las diferencias entre estos roles, ya que algunas funciones de este artículo necesitan permisos de acceso específicos.
Propietarios de la cuenta y del contrato
- Los propietarios de cuenta pueden ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia si tienen preguntas relacionadas con la cuenta.
- Los propietarios de contrato pueden ponerse en contacto con nuestro equipo Growth & Success (Crecimiento y éxito) si tienen preguntas relacionadas con la suscripción.
- Tanto los propietarios de cuenta como los de contrato pueden emitir instrucciones relacionadas con el RGPD.
- Obtén información sobre cómo agregar o eliminar propietarios de cuentas o contratos.
Administradores
- Los administradores pueden ver y editar todo, excepto las funciones exclusivas de los propietarios de cuenta o de contrato.
- Obtén más información sobre los permisos de acceso de administrador y cómo administrar los roles de los empleados.
Acceder al Acuerdo de procesamiento de datos (APD)
A partir del 25 de mayo de 2018, Personio debe proporcionarte y celebrar contigo un Acuerdo de procesamiento de datos (DPA). Puedes completar y ver el APD en Personio. Obtén más información sobre cómo acceder al APD.
Restringir el acceso a las cuentas de los clientes
De conformidad con el RGPD, los empleados de Personio no pueden acceder a tu cuenta de forma predeterminada. Para obtener ayuda de nuestro equipo Growth & Success (Crecimiento y éxito) con la configuración de tu cuenta o las solicitudes de servicio, debes otorgar acceso a nuestro equipo Atención al cliente. Solo los propietarios o administradores de cuenta pueden otorgar acceso, y puedes revocarlo en cualquier momento.
Obtén más información sobre cómo otorgar acceso a los empleados de Personio.
Habilitar notificaciones por correo electrónico
Para activar las notificaciones por correo electrónico del sistema para ti y todos tus empleados:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Organización, haz clic enEmpresa.
- Activa las notificaciones por correo electrónico.
Si activas las notificaciones por correo electrónico, los usuarios pueden elegir qué notificaciones recibir. Si desactivas esta opción, Personio no enviará notificaciones por correo electrónico del sistema a ningún usuario.
Obtén más información sobre las notificaciones por correo electrónico de Personio.
Exportar datos de la empresa
Puedes descargar los datos de tu empresa en un formato estructurado y legible por máquina en cualquier momento. Los propietarios de cuenta y los propietarios de contrato exportan todos los datos de la empresa guardados en Personio. Una vez realizada la exportación, los datos se podrán descargar en formato zip.
Garantizar la seguridad de la contraseña
Las contraseñas de Personio deben cumplir ciertos requisitos de contraseña para ser seguras. Cuando un empleado falla tres intentos seguidos de inicio de sesión, enviamos un token de seguridad a su dirección de correo electrónico. Obtén más información sobre cómo crear y administrar contraseñas de Personio. También puedes configurar cambios regulares de contraseña para tus empleados.
Añade una declaración de privacidad de datos a tu portal de empleo de Personio
Como responsable del proceso de solicitud de empleo en línea a través de tu portal de empleo, debes tratar los datos personales de conformidad con la legislación vigente. Dentro del proceso de candidatura, esto suele implicar la adopción de medidas precontractuales o el consentimiento del candidato. También debes respetar los derechos de los solicitantes, como el derecho a la transparencia y a recibir información sobre sus datos. Para gestionar estos aspectos, añade una declaración de privacidad en tu portal de empleo de Personio. Los candidatos deben aceptar esta declaración antes de enviar su candidatura.
Anonimizar los datos personales del candidato
Con Personio, puedes anonimizar los datos de los candidatos. Una vez transcurrido el período que establezcas, Personio eliminará todos los datos personales de los candidatos que rechazaron tu oferta o que tú rechazaste. Retiene metadatos anónimos no personales para fines de informes. Aprende a anonimizar y eliminar los datos de los candidatos.