Ajustes de privacidad en Personio

Con Personio podrás proteger los datos de tus trabajadores y candidatos de acuerdo con los requerimientos de tu empresa y respetando plenamente lo dispuesto en el RGPD.

Visita nuestra página web para conocer nuestra política de protección de datos y descargar nuestras guías Personio y el RGPD y Personio y AWS.

En este contexto, te proporcionamos una guía para que configures tu proceso de gestión de personal conforme a la normativa de protección de datos. Te recomendamos que compruebes o realices los siguientes ajustes:

 

1. Designación de empleados autorizados para instrucciones y ayuda

En Ajustes > Ayuda > Empleados autorizados puedes definir hasta dos empleados que serán los encargados de las solicitudes de asistencia y decidir si también serán responsables de dar instrucciones en lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD. Los datos de contacto de los empleados almacenados aquí se sincronizan automáticamente con nuestros sistemas CRM, de modo que, al recibir una consulta, podamos verificar si tienen los permisos necesarios para realizarla.

Puedes encontrar más información sobre la designación de empleados autorizados para instrucciones y ayuda en este enlace.

 

2. Acuerdo de procesamiento de datos (APD)

Desde el 25 de mayo de 2018, Personio tiene la obligación de formalizar un APD con todos sus clientes. Para agilizar este trámite para ambas partes, te ofrecemos la posibilidad de firmar el acuerdo directamente en Personio. Para ello, ve a Ajustes > Plan y facturación > Acuerdo de procesamiento de datos (APD), introduce la información correspondiente y genera el acuerdo. Puedes descargarlo y entregárselo a tu departamento jurídico o al responsable de protección de datos para que lo revise y, a continuación, el Director ejecutivo o una persona autorizada podrán firmarlo en línea en formato electrónico. 

Encontrarás aquí todo lo que necesitas saber sobre el APD.

 

3. Restricción del acceso a las cuentas de los clientes

Desde la entrada en vigor del RGPD, los empleados de Personio, por defecto, no tienen acceso a tu cuenta. Para que nuestro Servicio de Atención al Cliente pueda ayudarte a configurar inicialmente tu cuenta o tramitar tus solicitudes, es necesario que habilites previamente el acceso de soporte a tu cuenta. Solo podrán otorgar el acceso de soporte aquellas personas que hayan sido designadas como empleados autorizados para recibir instrucciones y ayuda del equipo de Personio en Ajustes > Ayuda.

Para obtener más información sobre la autorización de accesos para los empleados de Personio, haz clic aquí.

  

4. Notificaciones por correo electrónico

Para recibir las notificaciones del sistema por correo electrónico, ve a Ajustes > Compañía > Activar notificaciones por correo electrónico. Si activas esta opción, cada usuario podrá definir en sus ajustes personales los eventos para los que desea recibir notificaciones por correo electrónico (p. ej., solicitudes de aprobación o recordatorios). Si desactivas esta opción, ningún empleado de la empresa recibirá notificaciones de Personio por correo electrónico.

Encontrarás información más detallada sobre las notificaciones por correo electrónico de Personio en este enlace

 

5. Exportación de todos los datos de la empresa

Personio te permite descargar todos los datos en un formato estructurado, común y legible por ordenador en cualquier momento. Los empleados autorizados podrán realizar una exportación completa de todos los datos de la empresa guardados en Personio en Ajustes > Compañía. Una vez realizada la exportación, los datos se podrán descargar en formato zip.

Para obtener más información sobre la exportación de todos los datos de la empresa, haz clic aquí

 

6. Seguridad de la contraseña

Con el fin de garantizar un alto nivel de seguridad, hay ciertos requisitos que se deben cumplir al elegir una contraseña para Personio. Ten en cuenta que el acceso a la cuenta de Personio se bloqueará después de tres intentos fallidos. Descubre cómo recuperar el acceso a una cuenta bloqueada aquí.

Si deseas instalar un nivel de seguridad adicional, en Ajustes > Autenticación> Configuración de la contraseña, podrás especificar además si quieres que a los empleados se les pida que cambien su contraseña cada 90 días.

 

7. Declaración de protección de datos en tu página de carrera de Personio

Como responsable del proceso de solicitud de empleo en línea a través de tu página de carrera, estás obligado a procesar los datos personales conforme al marco legal vigente. Esto generalmente implica la adopción de medidas precontractuales y/o la obtención del consentimiento previo del candidato. Además, debes respetar su derecho a recibir información transparente sobre el procesamiento de sus datos. Para ello, es necesario que introduzcas una declaración de protección de datos en Ajustes > Reclutamiento> Página de carrera, que el candidato deberá leer y aceptar antes de enviar sus datos.

En este enlace encontrarás más información al respecto, así como una plantilla para la declaración de protección de datos.

 

8. Anonimización de los datos personales de los candidatos

Con Personio, se pueden anonimizar completamente los datos de los candidatos. Para ello, activa la anonimización automática de los datos de los candidatos en Ajustes > Reclutamiento > General. Esto hará que todos los datos personales de los candidatos que hayan declinado o hayan sido descartados se eliminen de Personio una vez transcurrido el plazo que hayas definido en la plataforma. Los metadatos de los candidatos anonimizados que no sean de carácter personal, se conservarán para la elaboración de informes.

Para obtener más información sobre la anonimización automática de los datos de los candidatos, haz clic aquí.

 

¿Quién puede hacer qué?

Para algunas de las funciones descritas anteriormente, se necesitan los permisos especiales que te indicamos a continuación:  

  • Los administradores se definen en Ajustes > Roles de empleado y pueden ver y editar todo en tu cuenta de Personio (excepto las funciones reservadas exclusivamente a los empleados autorizados para instrucciones y ayuda).
  • Los empleados autorizados para solicitar asistencia se definen en Ajustes > Ayuda y recibirán un PIN telefónico (esta función aún no está disponible), que deberán facilitar cuando se pongan en contacto con nuestro Servicio de Atención al Cliente para proteger mejor tus datos.
  • Los empleados autorizados para dar instrucciones se definen también en Ajustes > Ayuda. Una vez que has designado a un empleado autorizado para solicitar asistencia, puedes especificar además si ese empleado está autorizado para dar instrucciones marcando la casilla correspondiente. Los empleados autorizados para dar instrucciones en lo que respecta al RGPD de la UE pueden, por ejemplo, solicitar la eliminación de datos. Estos empleados automáticamente pasarán a formar parte del acuerdo de procesamiento de datos de Personio.
  Administradores Autorizados para solicitar asistencia Autorizados para dar instrucciones
Añadir, modificar y eliminar administradores X    
Añadir, modificar y eliminar autorizados para solicitar asistencia X    
Añadir, modificar y eliminar autorizados para dar instrucciones     X
Acceder al APD  X    
Modificar la restricción de acceso al Servicio de Atención al Cliente de Personio     X
Exportar todos los datos y documentos de la empresa     X
Solicitar, por ejemplo, la eliminación de datos o la consulta de los archivos de registro     X
Contactar con el equipo de Atención al Cliente de Personio   X X

 

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