Ajustes de privacidad en Personio

Personio ofrece diferentes ajustes con los que podrás proteger los datos de los trabajadores y candidatos de acuerdo con los requerimientos de la empresa y respetando plenamente lo dispuesto en el RGPD.

Visita nuestra página web para conocer nuestra política de protección de datos y descargar las guías Personio y el RGPD y Personio y AWS.

En este contexto, te proporcionamos una guía para que configures tus procesos de gestión de personal y gestión de candidatos conforme a la normativa de protección de datos. Te recomendamos que compruebes o realices los siguientes ajustes:

 

1. Designación de propietarios de la cuenta y propietarios del contrato

En Ajustes > Ayuda > Ayuda puedes definir qué empleados serán propietarios de la cuenta y/o propietarios del contrato. Los propietarios de la cuenta podrán ponerse en contacto con nuestro departamento de Atención al cliente para resolver todas las preguntas relacionadas con la cuenta de Personio, mientras que los propietarios del contrato serán el punto de contacto de nuestro equipo de Customer Growth para todos los temas relacionados con su suscripción a Personio. Además, ambos roles estarán autorizados para dar instrucciones en lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD de la UE. Los datos de contacto de los empleados almacenados aquí se sincronizan automáticamente con nuestro sistema CRM, de modo que, al recibir una consulta, podamos verificar si tienen los permisos necesarios para realizarla.

Encontrarás más información sobre la designación de propietarios de la cuenta y propietarios del contrato en el artículo ¿Qué es un propietario de la cuenta y un propietario del contrato en Personio?

 

2. Acuerdo de procesamiento de datos (APD)

Desde el 25 de mayo de 2018, Personio tiene la obligación de formalizar un APD con todos sus clientes. Para agilizar este trámite para ambas partes, te ofrecemos la posibilidad de firmar el contrato directamente en Personio. Para ello, ve a Ajustes > AYUDA > Plan y facturación > Acuerdo de procesamiento de datos (APD), introduce la información correspondiente y genera el acuerdo. Puedes descargarlo y entregárselo a tu departamento jurídico o al responsable de protección de datos para que lo revise y, a continuación, el Director ejecutivo o una persona autorizada podrán firmarlo en línea en formato electrónico.

En el artículo ¿Dónde puedo encontrar el acuerdo de procesamiento de datos (APD) de Personio? encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el APD.

 

3. Restricción del acceso a las cuentas de los clientes

Desde la entrada en vigor del RGPD de la UE, los empleados de Personio, por defecto, no tienen acceso a tu cuenta. Para que nuestro equipo de Atención al cliente pueda ayudarte a configurar inicialmente tu cuenta o tramitar tus solicitudes, es necesario que habilites previamente el acceso de soporte a tu cuenta. Solo los propietarios de la cuenta o los administradores pueden otorgar acceso y los derechos de acceso se pueden revocar en cualquier momento.

Para obtener información detallada sobre la autorización de accesos para los empleados de Personio, consulta el artículo Acceso de suplantación en Personio (soporte).

  

4. Notificaciones por correo electrónico

Determina si quieres activar globalmente el envío de notificaciones del sistema por correo electrónico en Ajustes > Empresa > Notificaciones por correo electrónico habilitadas. Si activas esta opción, cada usuario podrá definir en sus ajustes personales los eventos para los que desea recibir notificaciones por correo electrónico (p. ej., solicitudes de aprobación o recordatorios). Si desactivas esta opción, ningún empleado de la empresa recibirá notificaciones de Personio por correo electrónico.

Encontrarás información más detallada sobre las notificaciones por correo electrónico de Personio en el artículo Notificaciones y tareas en el proceso de gestión del personal.

 

5. Exportación de todos los datos de la empresa

Personio te permite descargar todos los datos de tu empresa en un formato estructurado, común y legible por ordenador en cualquier momento. Los propietarios de la cuenta y los propietarios del contrato podrán realizar una exportación completa de todos los datos de la empresa guardados en Personio en Ajustes > Empresa. Una vez realizada la exportación, los datos se podrán descargar en formato zip.

Para obtener más información sobre cómo exportar los datos de tu empresa, consulta el artículo Exportación de los datos de la empresa.

 

6. Seguridad de la contraseña

Con el fin de garantizar un alto nivel de seguridad, hay ciertos requisitos que se deben cumplir al elegir una contraseña para Personio.

Ten en cuenta que el acceso a la cuenta de Personio se bloqueará después de tres intentos fallidos. Descubre cómo recuperar el acceso a una cuenta bloqueada.

Si deseas instalar un nivel de seguridad adicional, en Ajustes > Autenticación> Configuración de la contraseña, podrás especificar además si quieres que a los empleados se les pida que cambien su contraseña cada 90 días.

 

7. Declaración de protección de datos en tu portal de empleo de Personio

Como responsable del proceso de solicitud de empleo en línea a través de tu portal de empleo, estás obligado por ley a tratar los datos personales conforme al marco legal vigente. Esto generalmente implica la adopción de medidas precontractuales específicas y/o la obtención del consentimiento previo del candidato. Además, debes respetar su derecho a recibir información transparente sobre el tratamiento de sus datos. Para ello, es necesario que introduzcas una declaración de protección de datos en Ajustes > Reclutamiento> Portal de empleo, que el candidato deberá leer y aceptar antes de enviar su candidatura.

En el artículo Portal de empleo de Personio: plantilla para la declaración de protección de datos encontrarás información detallada sobre la declaración de protección de datos y una plantilla.

 

8. Anonimización de los datos personales de los candidatos

Con Personio se pueden anonimizar completamente los datos de los candidatos. Para ello, activa la anonimización automática de los datos de los candidatos en Ajustes > Reclutamiento > General. Esto hará que todos los datos personales de los candidatos que hayan abandonado el proceso o hayan sido descartados se eliminen permanentemente de Personio una vez transcurrido el plazo que hayas definido en la plataforma. Los metadatos de los candidatos anonimizados que no sean de carácter personal, se conservarán para la elaboración de informes.

Para saber más, consulta el artículo Cómo anonimizar y eliminar los datos de los candidatos.

 

¿Quién puede hacer qué?

Para algunas de las funciones descritas anteriormente, hace falta contar con los permisos especiales que te indicamos a continuación:

  • Los administradores se definen en Ajustes > Roles de empleado y pueden ver y editar todo en tu cuenta de Personio (excepto las funciones reservadas exclusivamente a los propietarios de la cuenta o los propietarios del contrato).
  • Los propietarios de la cuenta se definen enAjustes > AYUDA > Ayuda > Propietarios de cuenta y están autorizados para dar instrucciones en lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD y entablar contacto con el equipo de Atención al cliente de Personio para resolver problemas técnicos.
  • Los propietarios del contrato se definen en Ajustes > AYUDA > Ayuda > Propietarios de contrato y están autorizados para dar instrucciones en lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD y entablar contacto con el equipo de Desarrollo de Clientes para resolver cuestiones relacionadas con la suscripción a Personio.
  Administradores Propietarios de la cuenta Propietarios del contrato
Añadir, modificar y eliminar administradores    
Añadir, modificar y eliminar propietarios de la cuenta  
Añadir, modificar y eliminar propietarios del contrato  
Acceder al APD    
Modificar la restricción de acceso al equipo de Atención al cliente de Personio  
Contactar con el equipo de Atención al cliente de Personio para resolver preguntas técnicas    
Punto de contacto de Personio para todos los asuntos financieros    
Contactar con el equipo de Desarrollo de clientes para cuestiones relacionadas con la suscripción a Personio    
Exportar todos los datos y documentos de la empresa  
Dar instrucciones relacionadas con el RGPD, p. ej., solicitar la eliminación de datos o la obtención de información de los archivos de registro  

 

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