Este artículo te ayudará a asegurarte de que tus procesos de reclutamiento cumplan con los requisitos de protección de datos. Debes proteger los datos de tus candidatos según tus requisitos y los del RGPD de la UE. Para obtener más información sobre la protección de datos, visita nuestro sitio web y lee nuestros documentos técnicos RGPD UE con Personio y AWS con Personio.

 Recomendamos comprobar y utilizar los siguientes ajustes:

Declaración de privacidad de datos y aviso legal

¿Qué es una declaración de privacidad de datos?

Este documento informa al candidato sobre cómo procesas sus datos. Como responsable del proceso de solicitud de empleo en línea, estás obligado por ley a tratar los datos personales conforme al marco legal vigente.

Esto generalmente implica la adopción de medidas precontractuales y/o la obtención del consentimiento previo del candidato. También eres responsable de que tu proceso respete los derechos de interés del candidato, como la información transparente y los derechos de acceso. 

Ten en cuenta que, además de tu declaración de privacidad de datos, Personio, como operador de tus portales de empleo, añade automáticamente una declaración de privacidad de datos donde se explica el tratamiento de datos (personales).

Añade la declaración de privacidad de datos a tu portal de empleo de Personio

Sigue estos pasos para añadir tu declaración de privacidad de datos a tu portal de empleo de Personio.

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo.
2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Descripciones y traducciones.
3. Introduce tu declaración en el campo Declaración de privacidad de datos.
4. En Traducciones, guarda la declaración de privacidad de datos del candidato en varios idiomas si es necesario.

Puedes encontrar una plantilla para la declaración de privacidad de datos en la sección de Descargas de esta página. Esto es solo una sugerencia. Es posible que no tenga en cuenta las posibles particularidades específicas de la empresa (sector, estructura organizativa, entorno legislativo...). Es necesario ajustarlo para que se adapte a tus requisitos específicos y añadir cualquier detalle que pueda faltar.

Tu fecha límite para anonimizar los datos personales de los candidatos también debe aparecer en el documento.

Añade el aviso legal a tu portal de empleo de Personio

Si utilizas el portal de empleo de Personio, tendrás que introducir el enlace al aviso legal en Personio. Los visitantes de tu portal de empleo deben acceder a toda la información legal necesaria sobre tu empresa y servicios. Puedes introducir el enlace al aviso legal en Ajustes > Portal de empleo > Enlace al aviso legal.

Anonimización de los datos personales de los candidatos 

La anonimización de los datos de los candidatos es irreversible. Los datos no se podrán recuperar, pero seguirán apareciendo en tus informes en formato anonimizado.

¿Qué datos se anonimizan?

Al seleccionar esta opción, se anonimizan los siguientes datos:

• El nombre del candidato,
• el género del candidato,
• todos los documentos de candidatura,
• el historial de mensajes, incluidos todos los archivos adjuntos,
• dirección de correo electrónico, número de teléfono y fecha de nacimiento del candidato,
• ofertas de trabajo,
• evaluaciones, excepto las evaluaciones cuantitativas, que se mantendrán.

Si el candidato ha solicitado varios puestos de trabajo, los datos del candidato se mantendrán por ahora.

La anonimización de los datos de los candidatos no afecta los informes. ElID de la candidatura, la fecha de la candidatura y el canal de la candidatura permanecen en la base de datos. 

Anonimización automática de datos

La anonimización automática solo se aplica a los candidatos que se encuentran en la fase de reclutamiento Rechazado o Retirado.

Para configurar una anonimización automática de los datos de los candidatos, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > General.
2. Junto a Ajustes de privacidad de datos, haz clic en Editar.
3. En ¿Anonimizar los datos automáticamente? selecciona Sí.
4. En Anonimizar después de, escoge seleccionar después de cuántos días se deben anonimizar los datos cuando una candidatura es rechazada o retirada del proceso.
   Nota: cuando se configura o cambia este número, el sistema no se actualizará instantáneamente. Se ejecutará una actualización cada mañana, calculando los días que han pasado desde el descarte. Por lo tanto, esto también se aplicará a los datos históricos de candidatos.
5. Junto a ¿Incluir el nombre del candidato en los correos electrónicos de notificación? selecciona si el nombre del candidato debe aparecer en la notificación por correo electrónico. Si seleccionas No, no se incluirán datos de candidatos en las notificaciones por correo electrónico.
6. Toca en Guardar.

Si un candidato no es adecuado para un puesto de trabajo anunciado, pero puede serlo para un futuro puesto de trabajo, puedes usar Personio para crear una base de datos de talentos. Para ello, necesitarás la aprobación del candidato.

Anonimización manual 

Anonimización múltiple

También puedes anonimizar los datos personales de tu candidato manualmente. Puedes hacerlo para uno o varios candidatos a la vez, siguiendo estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Filtra y selecciona los candidatos cuyos datos personales quieres eliminar.
3. Pulsa el botón Acciones. 
4. Selecciona Anonimizar candidatura en el menú desplegable.
5. Haz clic en Anonimizar para confirmar la anonimización.

Anonimización en la candidatura.

También puedes anonimizar los datos directamente en una candidatura específica. Para hacer esto, sigue estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. Haz clic en la candidatura que deseas anonimizar.
3. Haz clic en  y selecciona Anonimizar candidatura.