Con Personio podrás proteger los datos de tus candidatos de acuerdo con los requerimientos de tu empresa y respetando plenamente lo dispuesto en el RGPD.

Visita nuestra página web para conocer nuestra política de protección de datos y descargar nuestras guías Personio y el RGPD y Personio y AWS.

En este contexto, te proporcionamos una guía para que configures tu proceso de reclutamiento conforme a la normativa de protección de datos y, para ello, te recomendamos los siguientes ajustes:

Anonimización de los datos personales de los candidatos 

Con Personio, se pueden anonimizar completamente los datos de los candidatos. Para ello, activa la anonimización automática de los datos de los candidatos en Ajustes > Reclutamiento > General > Ajustes de privacidad > ¿Anonimizar los datos automáticamente?. Esto hará que todos los datos personales de los candidatos que hayan declinado o hayan sido descartados se eliminen de Personio una vez transcurrido el período de tiempo que hayas definido en Anonimizar al cabo de. Los metadatos de los candidatos anonimizados que no son de carácter personal, como la información sobre el canal de reclutamiento, se conservarán para elaborar informes posteriormente.
En ¿Incluir el nombre del candidato en los correos electrónicos de notificación?, selecciona No si no quieres que el nombre de los candidatos se incluya en los correos electrónicos de notificación que recibas. En este caso, estos correos electrónicos no incluirán datos personales.

Para obtener más información sobre la anonimización de los datos de los candidatos, haz clic aquí.

Si un candidato no es apto para una vacante en concreto pero puede serlo para otro puesto en el futuro, tienes la opción de incluirlo en tu base de talentos de Personio, para lo cual necesitarás previamente su consentimiento. Descubre cómo crear una base de talentos aquí.

Visualización de los nombres de los candidatos en las notificaciones por correo electrónico

Dependiendo de cómo hayas configurado tus roles de reclutamiento, Personio enviará notificaciones automáticas por correo electrónico a los empleados responsables del proceso de selección cuando se produzcan determinados eventos (p. ej., la recepción de un nuevo mensaje de un candidato). Para especificar si debe incluirse el nombre del candidato en las notificaciones por correo electrónico, ve a Reclutamiento > General > Ajustes de privacidad > Incluir el nombre del candidato en los correos electrónicos de notificación y marca la casilla correspondiente.

Notificación por correo electrónico con el nombre del candidato	Notificación por correo electrónico sin el nombre del candidato

Añadir el aviso legal 

Si utilizas el portal de empleo de Personio, debes introducir el enlace al aviso legal de tu empresa. De esta forma, quienes visiten tu portal de empleo podrán obtener información completa sobre la empresa, los servicios que presta y las medidas que adopta para atenerse a la normativa legal. Puedes introducir el enlace al aviso legal en Ajustes > Portal de empleo > Enlace al aviso legal.

Declaración de protección de datos para los candidatos

Puedes guardar la declaración de protección de datos para los candidatos en varios idiomas en Ajustes > Reclutamiento > Portal de empleo > Traducciones. Los candidatos que quieran postularse para un puesto utilizando el formulario de solicitud proporcionado por Personio deberán aceptar previamente esta declaración. En este enlace encontrarás una plantilla para la declaración de protección de datos.

Ten en cuenta que, además de tu declaración de protección de datos, Personio, como operador de tu portal de empleo, añade automáticamente una política de privacidad donde se explica el tratamiento de datos (personales).

Ten en cuenta que tu declaración de protección de datos también debe incluir la fecha límite para la anonimización de los datos personales de los candidatos.

Encontrarás más información sobre la protección de datos en Personio aquí.