En este artículo te explicamos por qué es importante que apruebes la nómina preliminar con regularidad para asegurarte de que los cambios en los datos, que están resaltados en un color diferente, se muestren correctamente y no se pierda información.

Comprender el código de colores de la tabla de nómina preliminar

Hay varios resaltados que indican ciertos cambios en la nómina preliminar:  

• Verde: los empleados que se incorporen a la empresa aparecerán marcados con la etiqueta verde Nuevo al comienzo de la fila durante el primer mes de nómina.Así podrás ver claramente qué empleados se acaban de incorporar y reciben su nómina por primera vez.
• Negro: Los empleados que dejen la empresa aparecerán marcados con la etiqueta negra Fin al comienzo de la fila el último mes de nómina.
• Naranja: Los empleados con datos nuevos o modificados que sean relevantes para el proceso de nómina se resaltarán en naranja. Esto os permite a ti y a empresas externas, como tu asesor fiscal, identificar a todos los empleados cuyos datos han cambiado.

Nota
La fecha de terminación que aparece en la nómina corresponde al último día hábil convenido por contrato y no al último día que se trabajó realmente.

Así funciona el código de colores 

Para garantizar que los cambios siempre se puedan resaltar correctamente, recomendamos lo siguiente:

1. Confirma mensualmente/para cada período de nómina que no haya más cambios de datos.
2. Una vez confirmado, aprueba la nómina. De este modo, se actualizan las banderas codificadas por colores de esta fecha y en las de la próxima nómina solo se resaltan los cambios relevantes.

Los cambios en los atributos de los perfiles de tus empleados en la tabla de nómina preliminar al comienzo de cada período de nómina o después de que se apruebe la tabla, se resaltan automáticamente en naranja.

Nota
Si generas el archivo de exportación antes de que finalice el período de nómina y no apruebas la nómina, los atributos que cambien entre la fecha de exportación y el inicio del nuevo período de nómina no se resaltarán en la tabla de vista previa.

¿Qué sucede cuando apruebas la nómina preliminar y por qué es beneficioso?

Aprobar la nómina preliminar mensualmente te permite fijar el estado actual de los datos del empleado en la tabla de nómina preliminar en ese momento. Los cambios realizados después de la aprobación aún son visibles en la página de detalles de cada empleado individual, con los siguientes beneficios:

• Los cambios se destacarán en la tabla de nómina preliminar del mes siguiente.
• Se genera automáticamente un archivo de exportación. Los archivos de exportación se pueden descargar en cualquier momento y reenviar a partes interesadas internas o externas, como tu asesor fiscal.
• La exportación contendrá información resaltada que indica que ha sido cambiada hasta ese momento dentro de los datos del empleado.
• La nómina preliminar mensual garantiza un resaltado consistente y que no se pierda información de los empleados.

Casos de uso 

Caso de uso 1: Apruebas la nómina preliminar con regularidad 

Al aprobar la nómina preliminar, se restablece el código de colores de la tabla de vista previa y todos los nuevos cambios que se produzcan se resaltarán en el mes siguiente. De este modo, incluso si por razones operativas se aprueba la nómina antes de que finalice el período de nómina definido, Personio restablecerá el código de colores de la tabla de vista previa y solo aparecerán resaltados los cambios que afecten al período de nómina siguiente.

En el gráfico que aparece a continuación te mostramos un ejemplo. Supongamos que el último día del período de nómina es el día 20 de cada mes. La barra amarilla muestra el período en el que se resaltarán los cambios realizados en los datos. Si la nómina se aprobase antes de esta fecha, por ejemplo, el día 18, el sistema resaltaría todos los cambios que se produjesen entre el día 18 y el último día del período de nómina siguiente, aunque este intervalo no coincida con el período de nómina definido inicialmente en los ajustes. Y Personio no volvería a restablecer el código de colores de la tabla hasta que comenzase el siguiente período de nómina (en este ejemplo hasta el día 21).

Caso de uso 2: Nunca apruebas la nómina preliminar

Si generas el archivo de exportación pero no apruebas la nómina, el código de colores de la tabla no se actualizará hasta que comience el siguiente período de nómina definido en los ajustes. Es decir, los cambios que se produzcan entre la fecha de exportación y el inicio del nuevo período de nómina no aparecerán resaltados. En el siguiente gráfico te mostramos qué ocurrirá si no cierras la nómina.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si generamos un archivo de exportación el día 18 pero no aprobamos la nómina, el sistema actualizará automáticamente la tabla de vista previa el día 20 y, por tanto, todos los cambios que se hayan producido entre el día 18 y el 20 no aparecerán resaltados.

Si después se aprueba la nómina, todos los cambios posteriores se resaltarán y ya no se actualizaría la tabla hasta el próximo cierre de nómina. Y si el proceso se repite los meses siguientes, llegará un momento en el que ya no podremos saber qué cambios son actuales y cuáles no.

¿Qué sucede si ya se ha aprobado la nómina y hay que realizar un cambio?

Una vez aprobada la nómina, la tabla de nómina preliminar ya no se puede modificar, de modo que no reflejará ningún cambio posterior que haya tenido lugar en relación con esa nómina. De esta forma siempre podrás saber qué información se ha transferido ya a las partes interesadas internas o externas, como tu asesor fiscal.En caso de que tuvieses que hacer cambios después de haber aprobado la nómina, deberás generar una nueva exportación. Si bien los cambios no se marcarán en la tabla de nómina preliminar, la exportación actualizada los mostrará resaltados en amarillo.Una vez que se haya creado la exportación, estos cambios ya no se marcarán como nuevos en el mes siguiente.