Este artículo explica por qué es importante aprobar la nómina preliminar con regularidad para garantizar que los cambios de datos resaltados se muestren correctamente, y no se pierda información.

Qué ocurre cuando se aprueba la nómina preliminar

Al aprobar la nómina preliminar, puedes:

• Congelar la tabla de nómina:corrige el estado actual de todos los datos de los empleados en la tabla de nómina preliminar en ese momento. A continuación, se crea un archivo de exportación de los datos de la tabla de nómina.
• Actualizar datos destacados a partir de esta fecha: para el próximo periodo de nómina, solo se marcan los cambios relevantes desde la última aprobación.
• Ver cambios adicionales en la vista detallada: ver los cambios realizados después de la aprobación en la vista detallada de cada empleado individual, y en los archivos exportados.

Consejo
Encuentra más información sobre los cambios marcados en la tabla de nómina en nuestro artículo sobre la sección de nómina preliminar.

Cuando aprobar periódicamente la nómina preliminar 

Si aprobar regularmente la nómina preliminar, los cambios marcados se actualizarán cada periodo de nómina. Por lo tanto, incluso si la fecha de aprobación cambia debido a razones operativas y, por lo tanto, se desvía del periodo de nómina definido, los cambios marcados se restablecerán de manera fiable cada vez que se apruebe la nómina.

En el gráfico que aparece a continuación te mostramos un ejemplo. Supongamos que el último día del período de nómina es el día 20 de cada mes. La barra amarilla muestra el período para el que se marcan los cambios de datos. Si la nómina se aprobase antes de esta fecha, por ejemplo, el día 18, el sistema resaltaría todos los cambios que se produjesen entre el día 18 y el último día del período de nómina siguiente, aunque este intervalo no coincida con el período de nómina definido inicialmente en los ajustes. Y Personio no volvería a restablecer el código de colores de la tabla hasta que comenzase el siguiente período de nómina (en este ejemplo hasta el día 21).

Cuando nunca aprobar la nómina preliminar

Si generas el archivo de exportación, pero no apruebas la nómina, el código de colores de la tabla no se actualizará hasta que comience el siguiente período de nómina definido en los ajustes. Esto significa que si exportas en una fecha diferente a la del final del periodo de nómina, perderás todos los cambios marcados entre la fecha de exportación, y el inicio del nuevo periodo de nómina.

El siguiente gráfico ilustra lo que sucede cuando no se ha aprobado la nómina. En este ejemplo, la fecha del saldo de la nómina mensual es nuevamente el día 20 de cada mes. Sin embargo, la nómina nunca se aprobado. Si la fecha de la nómina cambia ahora al día 18 y exportas el archivo sin que se haya aprobado la nómina, el sistema se actualiza automáticamente el día 20, y se perderán las indicaciones de los cambios de datos realizados entre el 18 y el 20.

Si después se aprueba la nómina, todos los cambios posteriores se resaltarán y ya no se actualizará la tabla hasta el próximo cierre de nómina. Si no vuelves a aprobar la nómina en los meses siguientes, las indicaciones ya no te permitirán identificar qué cambios de datos son actuales.

¿Qué sucede si ya se ha aprobado la nómina y hay que realizar un cambio?

Una vez aprobada la nómina, la tabla de nómina preliminar se congela, y no refleja ningún cambio de datos posterior. Esto garantiza que siempre sepas qué información ya se ha transferido a las partes interesadas internas o externas, como tu contable de nómina.

En caso de que tuvieses que hacer cambios después de haber aprobado la nómina, deberás exportar el archivo de nuevo. Si bien los cambios no se marcarán en la tabla de nómina preliminar, el archivo de exportación actualizado los mostrará resaltados en amarillo. Una vez que se haya exportado el archivo, estos cambios ya no se marcarán como nuevos en el mes siguiente.