Aprobación de la nómina preliminar

 

En este artículo te explicamos por qué es importante que apruebes la nómina preliminar después de generar el archivo de exportación para que los cambios en los datos se reflejen correctamente en la tabla.

 

El código de colores de la tabla de vista previa

Una de las principales características de la nómina preliminar es que tanto los datos nuevos como los cambios realizados aparecen resaltados en color naranja. De esta forma, podrás ver claramente todos los cambios que se han producido en los datos que son relevantes para el cálculo de la nómina.

preliminary-payroll-coloured-marking_es.png

Además, los empleados pueden aparecer marcados con una de estas dos etiquetas:

  • Nuevo: los empleados que se incorporen a la empresa aparecerán marcados con la etiqueta verde Nuevo al comienzo de la fila durante el primer mes de nómina. Así podrás ver claramente qué empleados se acaban de incorporar y reciben su nómina por primera vez.
  • Fin: los empleados que dejen la empresa aparecerán marcados con la etiqueta negra Fin al comienzo de la fila el último mes de nómina.

Ten en cuenta que la fecha de terminación que aparece en la nómina corresponde al último día hábil convenido por contrato y no al último día que se trabajó realmente.

 

Así funciona el código de colores

Para garantizar que los nuevos cambios se marquen correctamente de mes a mes y de un período de nómina a otro, es importante que apruebes la nómina después de exportar los datos.  De esta manera se iniciará un nuevo período de nómina, se actualizará la tabla de vista previa y solo aparecerán resaltados los cambios que se hayan producido con respecto al mes anterior.

La tabla de vista previa se actualiza con cada período de nómina. En ella podrás ver todos los atributos de los empleados que se utilizan para el cálculo de la nómina y, en caso de que se hayan producido cambios, el empleado correspondiente aparecerá resaltado en naranja.

payroll-marked-changes_es.png

Si exportas los datos y luego no apruebas la nómina, Personio utilizará el período de nómina que hayas definido en los ajustes como punto de referencia para actualizar la tabla de vista previa, de forma que cualquier dato modificado o nuevo relacionado con las pagas extras, la compensación adicional, los pagos de bonificaciones y los empleados entrantes y salientes aparecerá resaltado independientemente del período de nómina definido.

Nota importante: si generas el archivo de exportación antes de que finalice el período de nómina y no apruebas la nómina, los cambios que se produzcan entre la fecha de exportación y el inicio del nuevo período de nómina no se resaltarán en la tabla de vista previa.

 

Ejemplo 1: aprobación regular de la nómina preliminar

Al aprobar la nómina preliminar, se restablece el código de colores de la tabla de vista previa y todos los nuevos cambios que se produzcan se resaltarán en el mes siguiente. De este modo, incluso si por razones operativas se aprueba la nómina antes de que finalice el período de nómina definido, Personio restablecerá el código de colores de la tabla de vista previa y solo aparecerán resaltados los cambios que afecten al período de nómina siguiente.

En el gráfico que aparece a continuación te mostramos un ejemplo. Supongamos que el último día del período de nómina es el día 20 de cada mes. La barra amarilla muestra el período en el que se resaltarán los cambios realizados en los datos. Si la nómina se aprobase antes de esta fecha, por ejemplo, el día 18, el sistema resaltaría todos los cambios que se produjesen entre el día 18 y el último día del período de nómina siguiente, aunque este intervalo no coincida con el período de nómina definido inicialmente en los ajustes. Y Personio no volvería a restablecer el código de colores de la tabla hasta que comenzase el siguiente período de nómina (en este ejemplo hasta el día 21).

graphic-payroll-approved_es.png 

Ejemplo 2: qué ocurre cuando no se aprueba la nómina

Si generas el archivo de exportación pero no apruebas la nómina, el código de colores de la tabla no se actualizará hasta que comience el siguiente período de nómina definido en los ajustes. Es decir, los cambios que se produzcan entre la fecha de exportación y el inicio del nuevo período de nómina no aparecerán resaltados. En el siguiente gráfico te mostramos qué ocurrirá si no cierras la nómina.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si generamos un archivo de exportación el día 18 pero no aprobamos la nómina, el sistema actualizará automáticamente la tabla de vista previa el día 20 y, por tanto, todos los cambios que se hayan producido entre el día 18 y el 20 no aparecerán resaltados.

graphic-payroll-not-approved_es.png

Si después se aprueba la nómina, todos los cambios posteriores se resaltarán y ya no se actualizaría la tabla hasta el próximo cierre de nómina. Y si el proceso se repite los meses siguientes, llegará un momento en el que ya no podremos saber qué cambios son actuales y cuáles no.

 

¿Y si se producen cambios posteriores?

Una vez aprobada la nómina, la tabla de vista previa ya no se puede modificar, de modo que no reflejará ningún cambio posterior que haya tenido lugar en relación con esa nómina. De esta forma siempre podrás saber qué información se ha transferido ya a tu departamento de Contabilidad. En caso de que tuvieses que hacer cambios después de haber aprobado la nómina, genera una nueva exportación y envíala a tu departamento de Contabilidad o al departamento responsable. Si bien estos cambios no se marcarán en la tabla de vista previa, sí aparecerán resaltados en amarillo en la nueva exportación generada y ya no se considerarán como cambios nuevos en el mes siguiente.

 

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