En Personio, los empleados con permisos de acceso “Proponer” pueden sugerir cambios a cierta información de los empleados. La configuración de procesos de aprobación ayuda a garantizar que los cambios propuestos sean precisos. Los administradores pueden asignar empleados o roles específicos como responsables de aprobación. Una vez que un empleado propone una edición, los responsables de aprobación asignados reciben una tarea de aprobación . Los cambios solo se finalizarán una vez que todos los usuarios responsables hayan realizado las tareas.
Los administradores pueden configurar aprobaciones para cambios relacionados con:
- Ausencias (ejemplo: para aprobar solicitudes de inactividad temporal remunerada)
- Registros de jornada (ejemplo: para aprobar horas de asistencia de estudiantes empleados)
- Datos de los empleados (ejemplo: para aprobar cambios en la información de un perfil del empleado)
Las aprobaciones predeterminadas se aplican a todos los empleados de tu empresa. Debes configurar un proceso para cada área para la que los empleados tengan permisos de propuesta, incluidos los tipos de ausencia individuales. Para excluir empleados específicos del proceso de aprobación predeterminado, utiliza conjuntos de reglas especiales.
Requisitos previos
- Debes ser administrador para configurar los procesos de aprobación.
- Los empleados solo pueden sugerir cambios y desencadenar un proceso de aprobación si tienen el permiso de acceso “Proponer”. Ve a Ajustes > Roles de empleados > Permisos de acceso y activa el permiso Proponer en la sección correspondiente.
- Si no se configuran los pasos de aprobación cuando se asigna un permiso de propuesta, el acceso se convertirá en un permiso de edición. Cualquier empleado con este rol puede editar datos sin feedback. Para más detalles, lee nuestro artículo sobre Permisos de acceso.
Configurar una aprobación predeterminada
Una aprobación predeterminada establece los pasos aplicados a todos los empleados de tu empresa. Para configurar un proceso de aprobación predeterminado, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Automatizaciones > Aprobaciones.
- En las pestañas de la parte superior de la página, selecciona Registro de jornada, Datos del empleado o un Tipo de ausencia como desencadenante.
- En la sección predeterminada, haz clic en Añadir paso de aprobación.
- Primer paso del proceso de aprobación. En el menú desplegable, escoge el primer usuario que quieres que reciba la solicitud de aprobación.
- Empleado específico: selecciona el usuario específico que debe aprobar la solicitud.
- Empleado con rol: cualquier empleado dentro del rol seleccionado puede aprobar la solicitud. Una vez que el empleado dentro del rol aprueba la solicitud, desaparece para todos los demás en el rol.
- Supervisor: el supervisor del empleado afectado, tal como se muestra en la vista del organigrama, debe aprobar la solicitud. Para añadir varios supervisores, consulta aprobaciones personalizadas.
- Supervisor del supervisor: el supervisor del supervisor del empleado afectado debe evaluar la solicitud.
- Opcionalmente, agrega hasta cinco pasos de aprobación más y responsables de aprobación según sea necesario.
- Activa la opción “Activar delegación” para redirigir las solicitudes cuando el responsable de aprobación principal esté ausente. Esto envía automáticamente la solicitud al supervisor del responsable de aprobación para que la evalúe.
- Haz clic en Guardar. Repite estos pasos para configurar un proceso de aprobación para cada área.
Una vez que un empleado envía una solicitud, se desencadena el proceso de aprobación y los responsables de aprobación asignados reciben una tarea. Si está activado en sus ajustes personales, también recibirán una notificación por correo electrónico.
Los responsables de aprobación deben realizar los pasos en el orden definido en los ajustes. El responsable de aprobación asignado al primer paso debe realizar primero la solicitud. Una vez que realiza la solicitud, los asignados al paso dos reciben una notificación. Consulta cómo gestionar aprobaciones.
Consejo: Para notificar a un superior o a un miembro del rol sobre la ausencia de un empleado sin requerir su aprobación, crea un workflow automatizado utilizando la plantilla “Notificar a los supervisores sobre una ausencia”.
Añadir una solicitud de certificado a la aprobaciónón de una ausencia
En algunos casos, es posible que los empleados deban subir un certificado por su ausencia. Es posible que esto solo sea necesario una vez que una ausencia exceda un número determinado de días consecutivos. Puedes configurar aprobaciones de ausencia que solicitan automáticamente subir un certificado.
Para añadir una solicitud de certificado a un proceso de aprobación de ausencia, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencias.
- Selecciona un tipo de ausencia (por ejemplo, “Inactividad temporal por enfermedad”) y, a continuación, haz clic en el icono del lápiz para editar. También puedes crear un nuevo tipo de ausencia.
- En Certificado y sustituto, activa la opción Obligatorio de junto a “Certificado”. Introduce el número de días que requieren un certificado. Por ejemplo, si ingresas “3”, la solicitud de certificado se desencadena en la mañana del tercer día. Los fines de semana no se incluyen en el cómputo de estos días.
- Por último, pulsa en Guardar cambios.
Si la solicitud de ausencia de un empleado supera el límite establecido, recibe una solicitud de certificado. Los empleados con permisos de acceso para Documentos pueden subir el certificado a la pestaña Ausencia de su perfil. Consulta cómo gestionar y evaluar las solicitudes de aprobación de ausencia.
Clientes de Personio con sede en Alemania: los empleados con seguro médico obligatorio u otro tipo (no privado) no tendrán que subir manualmente un certificado médico a Personio. Los certificados digitales (eAU) se envían automáticamente a su seguro médico. Puedes recuperarlos manualmente o automáticamente a través de la integración de DATEV y verificar su estado en el período de ausencia correspondiente.
Nota: Al aprobar un certificado, no se aprueba la solicitud de ausencia, o viceversa. Debes realizar ambas aprobaciones por separado. Consulta cómo gestionar y evaluar las solicitudes de aprobación.
Confirmar los permisos de acceso de los responsables de aprobación
Una vez que hayas configurado un proceso de aprobación, comprueba que todos los responsables tengan los permisos de acceso correctos. Los responsables de aprobación necesitan acceso a diferentes áreas en función del tipo de datos que deben evaluar. Para comprobar los permisos de acceso, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Workflows > Aprobaciones. Ten en cuenta los responsables de aprobación asignados a cada proceso.
- Ve a Empleados > Lista de empleados > icono de tres puntos > Personalizar columnas. Agrega el atributo Roles de empleado a tu vista y verifica qué roles están configurados para los responsables de aprobación.
- Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado. Para el rol de cada responsable de aprobación, asegúrate en la sección de Permisos de acceso de que tienen acceso a los datos que deben aprobar.