Integración del calendario de empresa

En este artículo te explicamos cómo integrar Personio con el calendario de tu empresa mediante Cronofy, un subcontratista de Personio. También te mostramos la ventajas de utilizar una integración de calendario y te detallamos el proceso de configuración y los requisitos necesarios. 

 

Información importante para una correcta integración

 

Funcionalidades

La integración del calendario con Cronofy ofrece diferentes funcionalidades dependiendo del área de que se trate.

Área Funcionalidad
Gestión de RR. HH.

Todas las ausencias introducidas en Personio se transfieren automáticamente al calendario de la empresa. Encontrarás más información al respecto en el artículo Integración del calendario de ausencias.

Reclutamiento
  • Puedes sincronizar los calendarios de los empleados y los calendarios de las salas de reuniones con Personio. Esto te permite ver la disponibilidad de los participantes de las entrevistas directamente en el calendario cuando programes una entrevista. Encontrarás más información en el artículo Programación de entrevistas con un calendario integrado.
  • Puedes configurar tu disponibilidad para las entrevistas y enviar un enlace de programación inteligente a los candidatos para permitir que escojan la franja horaria disponible que más les convenga. Más información en el artículo Programación inteligente de entrevistas
  • También puedes integrar aplicaciones de videoconferencia (como Microsoft Teams, Zoom, etc.) para crear los enlaces a las entrevistas por videoconferencia directamente en Personio. Encontrarás más información en el artículo Programación de entrevistas con un calendario integrado.

Nota
Al activar la integración del calendario, todos los periodos de ausencia solicitados y las citas para entrevistas que se crearon en la sección de reclutamiento aparecerán en el calendario de empresa externo. No se pueden activar por separado.

 

Calendarios disponibles

Actualmente puedes vincular Personio con estos tres calendarios:

  • Calendario de google
  • Microsoft Office 365 (incluye todas las versiones de 2010, 2013 y 2016)
  • Microsoft Exchange (incluye todas las versiones de 2010, 2013 y 2016)

 

Requisitos

Para activar la integración de tu calendario de empresa en Personio, necesitarás la colaboración de los siguientes roles:

  • Administrador de cuentas de Personio: para aceptar a Cronofy como subcontratista y para otorgar los permisos de acceso a la página de ajustes de los calendarios al administrador del calendario de empresa.
  • Administrador del calendario de empresa: para acceder a la página de ajustes de los calendarios y poder configurarlos.

 

Paso 1: Comprueba si la casilla de Cronofy está activada

La integración de calendarios de Personio incluye el software del subcontratista Cronofy B.V. Para activar la integración de Personio con el calendario de la empresa, debes activar la casilla Cronofy en el acuerdo de procesamiento de datos (APD) en Ajustes > Asistencia > Plan y facturación. Para obtener más información acerca de los estándares de cumplimiento y seguridad de la integración a través de Cronofy, consulta nuestras preguntas frecuentes.

 

Paso 2: Conectar tu calendario de empresa

Una vez que hayas aceptado Cronofy como subcontratista, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y elige cuál de los siguientes calendarios deseas integrar con Personio: Google Calendar, Office 365 (a través de API Graph), Office 365 (EWS) o Microsoft Exchange.

Nota
Debes otorgar acceso a los ajustes de integración de calendarios al administrador de calendario de la empresa en Permisos de acceso > Ajustes de la cuenta > Calendarios.

Google Calendar

  1. Haz clic en Conectar Google Calendar.
  2. Instala la aplicación Cronofy Google Workspace en tu dominio de GSuite. Puedes descargar la aplicación aquí.
  3. Confirma que has instalado la aplicación de Cronofy en tu dominio de Google Workspace.
  4. Acepta los términos del servicio y la política de privacidad de Cronofy.
  5. Haz clic en Vincular dominio de Google Workspace
  6. Introduce tus credenciales de administrador de Google.

Para más información sobre cómo conectar el calendario de tu empresa a GSuite, consulta la documentación de Cronofy. 

Office 365 (a través de API Graph)

En el caso de Office 365, existen dos opciones para configurar la integración: a través de API Graph o a través de EWS. Personio recomienda usar API Graph. Encontrarás más información sobre las diferencias entre estas dos integraciones en el artículo ¿Cuáles son las diferencias entre EWS y API Graph?

  1. Haz clic en Conectar Office 365.
  2. Acepta los términos del servicio y la política de privacidad de Cronofy. 
  3. Haz clic en Vincular cuenta de Office 365.
  4. Autentícate con las credenciales de administrador de Office 365.

Consulta el artículo Enterprise Connect para Exchange y Office 365 (API Graph) que encontrarás en el Centro de ayuda de Cronofy para obtener más información.

Office 365 (EWS)

En el caso de Office 365, existen dos opciones para configurar la integración: a través de API Graph o a través de EWS. Personio recomienda usar API Graph. Encontrarás más información sobre las diferencias entre estas dos integraciones en el artículo ¿Cuáles son las diferencias entre EWS y API Graph?

1. Crear una cuenta de servicio (administrador de calendario de empresa)

Para conectarse a Office 365 a través de EWS (Exchange Web Services), primero deberás crear una cuenta de servicio en Office 365, que se utilizará para suplantar salas o usuarios al administrar eventos. En este articulo descubrirás cómo configurar una cuenta de servicio.

Notas
▶︎ La cuenta de servicio debe tener un buzón asignado que no sea compartido.
▶︎ La Cuenta de servicio debe tener asignada una licencia (pagada íntegramente).

 

2. Asignar el rol de suplantación de identidad a la cuenta de servicio (administrador del calendario de empresa)

Una vez creada la cuenta de servicio, deberás asignarle el rol de suplantación. De ese modo, los eventos podrán crearse directamente en el calendario del usuario. Encontrarás más información en este artículo sobre cómo configurar la suplantación de aplicaciones.

Notas
▶︎ El rol de suplantación requiere acceso completo a los calendarios del dominio.
▶︎ Este rol debe asignarse a la cuenta de servicio.

 

3. Comprobar la configuración (administrador de calendario de empresa)

Para confirmar que las credenciales y la conectividad necesarias para la integración sean correctas y estén disponibles, comprueba la configuración antes de conectar Office 365. Descubre cómo comprobar la configuración.

 

4. Conectar Office 365 (administrador del calendario de empresa)

Una vez que se haya creado la cuenta de servicio y se haya asignado correctamente el rol de suplantación de identidad, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y sigue estos pasos para conectar el calendario:

  1. Haz clic en Conectar Office 365.
  2. Acepta los términos del servicio y la política de privacidad de Cronofy. 
  3. Haz clic en Vincular cuenta de Exchange.
  4. Autentícate usando el correo electrónico de la cuenta de servicio y la contraseña de la cuenta de servicio.

Consulta el artículo del Centro de ayuda de Cronofy Enterprise Connect para Exchange y Office 365 para obtener más información.

Microsoft Exchange

1. Crear una cuenta de servicio (administrador de calendario de empresa)

Para conectarse a Microsoft Exchange, primero deberás crear una cuenta de servicio en Office 365, que se usará para suplantar salas o usuarios al administrar eventos. Descubre aquí Cómo configurar una cuenta de servicio.

Notas
▶︎ La cuenta de servicio debe tener un buzón asignado que no sea compartido.
▶︎ La Cuenta de servicio debe tener asignada una licencia (pagada íntegramente).

 

2. Asignar el rol de suplantación de identidad a la cuenta de servicio (administrador del calendario de empresa)

Una vez creada la cuenta de servicio, deberás asignarle el rol de suplantación. De ese modo, los eventos podrán crearse directamente en el calendario del usuario. Encontrarás más información en este artículo sobre cómo configurar la suplantación de aplicaciones.

Notas
▶︎ El rol de suplantación requiere acceso completo a los calendarios del dominio.
▶︎ Este rol debe asignarse a la cuenta de servicio.

 

3. Comprobar la configuración (administrador de calendario de empresa)

Para confirmar que las credenciales y la conectividad necesarias para la integración sean correctas y estén disponibles, Comprueba la configuración antes de conectar Microsoft Exchange. Descubre cómo comprobar la configuración.

 

4. Conectar Microsoft Exchange (administrador del calendario de empresa)

Una vez que se haya creado la cuenta de servicio y se haya asignado correctamente el rol de suplantación de identidad, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y sigue estos pasos para conectar el calendario:

  1. Haz clic en Conectar Exchange.
  2. Introduce el correo electrónico de la cuenta de servicio y la contraseña de la cuenta de servicio.
  3. Introduce también el correo electrónico que utilizarás para la suplantación (otro correo electrónico del mismo dominio al que la cuenta de servicio pueda acceder mediante el rol de suplantación).
  4. Acepta los términos del servicio y la política de privacidad de Cronofy. 
  5. Haz clic en Vincular cuenta de Exchange.

Consulta el artículo del Centro de ayuda de CronofyEnterprise Connect para Exchange y Office 365 para obtener más información.

 

Paso 3: Finaliza los ajustes

En el área Programación de entrevistas, tienes la opción de activar la casilla «Mostrar títulos de los eventos privados de los empleados» en la función «Encontrar un hueco en el calendario» (opcional). Esto permite al organizador de una entrevista ver los detalles de los eventos marcados como privados en los calendarios de los empleados a los que desea invitar a la entrevista.

Consulta nuestras preguntas frecuentes para obtener más información sobre el tratamiento de los datos y el cumplimiento del RGPD.

 

Sincronización de empleados y salas

Durante la sincronización inicial con el proveedor del calendario, se autentican todos los usuarios y salas de reuniones. Este proceso puede tardar unos minutos. Para verificar si todos los empleados y salas se han sincronizado correctamente, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios.

Nota 
Si recibes un mensaje de error indicando que la sincronización de empleados ha fallado, echa un vistazo a los Requisitos previos para la sincronización de empleados. De lo contrario, consulta los diferentes errores y cómo solucionarlos en nuestro artículo Solución de problemas relativos a la integración del calendario de empresa.

 

Requisitos previos para la sincronización de empleados

Para poder sincronizar con éxito los empleados con el calendario de empresa y Personio, debes tener en cuenta lo siguiente:

Requisito previo Ejemplo
La dirección de correo electrónico del usuario debe existir ya en el dominio autenticado.

La empresa XY ha integrado sus calendarios en su dominio XY.com. Como resultado, todos los usuarios de XY con direcciones de correo electrónico @xy.com se autentican automáticamente. Sin embargo, si hay un reclutador externo con la dirección de correo electrónico @hiringhelp.com, esta no se validará.

Los empleados deben existir ya en el calendario de la empresa o tener una dirección de correo electrónico de empresa. Si añades un nuevo empleado a Personio antes de crearle una cuenta en tu programa de calendario, recibirás un mensaje de error. En este caso, una vez que has añadido a un empleado nuevo al dominio de empresa, deberás sincronizarlo de nuevo con Personio. Consulta el apartado Añadir nuevos empleados.
Solo se pueden conectar los correos electrónicos que sean exclusivos de un empleado. Si un empleado está usando una bandeja de entrada compartida, recibirá un mensaje de error. El empleado debe tener una dirección de correo electrónico exclusiva para poder sincronizarse.

 

Añadir nuevos empleados

Cada vez que agregues nuevos empleados al dominio de empresa, estos se autenticarán automáticamente en Personio. En caso de que la sincronización falle, recibirás un mensaje de error.

Hay cinco estados de sincronización diferentes para los empleados:

Estado Detalles Información sobre la herramienta mostrada
Autenticación El proceso de autenticación ha comenzado. Esto puede llevar algún tiempo. En caso de que el estado no cambie, usa el botón «Sincronizar todos los empleados» para tratar de sincronizar de nuevo.
Pendiente

Se está comprobando la autenticación.

 

El calendario del empleado todavía se está sincronizando. En caso de que el estado no cambie, usa el botón «Sincronizar todos los empleados» para tratar de sincronizar de nuevo.
Autenticado El empleado se ha autenticado correctamente y el calendario del empleado se ha sincronizado.

-

No disponible

La autenticación ha fallado y el calendario del empleado no se puede sincronizar. Si aparece este error, echa un vistazo a nuestro artículo Solución de problemas: configuración de la integración del calendario de la empresa.

Se mostrará un mensaje de Cronofy.

o

No se ha podido sincronizar el calendario del empleado. Consulta el artículo sobre la solución de problemas.

Error

Ha habido un problema tras una autorización correcta. Contacta con nuestro equipo de asistencia a través de Ayuda > Asistencia y actualizaciones > Resuelve tus dudas.

Algo ha ido mal. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente.

 

Para volver a sincronizar un empleado individualmente (o todos los empleados a la vez) en Personio, ve a Ajustes > Integraciones > Integración del calendario. El primer desplegable contiene una lista de empleados que no se han sincronizado. Haz clic en la flecha hacia abajo para abrir el desplegable.

  • Para sincronizar un solo empleado, haz clic en el icono del bucle a la derecha del nombre del empleado.
  • Para sincronizar todos los empleados, haz clic en «Sincronizar todos los empleados» en la parte superior derecha del desplegable.

 

Añadir nuevas salas

Si utilizas la función de reclutamiento de Personio, también tendrás la posibilidad de añadir salas de reuniones para la programación de entrevistas. Un icono de información confirma que las salas de reuniones se han sincronizado correctamente. Si añades nuevas salas al dominio de empresa, deberás sincronizarlas manualmente con Personio.

Para sincronizar nuevas salas, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y haz clic en Sincronizar todas las salas.

Consejo
Para obtener más información y acceder a las preguntas frecuentes, lee la guía de Cronofy sobre cómo conectar los calendarios de una organización.

 

Preguntas frecuentes

A continuación, encontrarás respuestas a las preguntas frecuentes sobre la integración del calendario y, en particular, sobre el tratamiento de los datos y el cumplimiento del RGPD.

¿Qué es Cronofy?
Cronofy B.V. (Apollolaan 151, Ámsterdam, 1077 AR, Países Bajos) es un subcontratista de Personio que ofrece un servicio de sincronización de calendarios. El uso del servicio de sincronización de calendarios de Cronofy te permite integrar el calendario de la empresa con Personio.
¿A qué datos tiene acceso?
Cronofy tendrá acceso a todos los calendarios, sus entradas y contenidos. Más concretamente, tendrá acceso a las direcciones de correo electrónico, las entradas y el contenido del calendario, así como al asunto, el lugar, la hora y el contenido de las invitaciones del calendario creadas por tus empleados a través de Personio.

Consejo
▶︎
Si existe la posibilidad de que tus empleados almacenen información confidencial o privada en sus calendarios personales (o en caso de que esto esté explícitamente autorizado), te recomendamos que les informes de que, una vez activada la integración del calendario, terceros y, en función de los ajustes, ciertos empleados de tu empresa, tendrán acceso a todo el contenido de los calendarios.
▶︎
Como alternativa, recomendamos evitar almacenar citas o información confidencial o privada en los calendarios. Esto es meramente una recomendación y no constituye ningún tipo de asesoramiento legal.

Cumplimiento del RGPD
Cronofy Ámsterdam tiene su sede en la UE y realiza el tratamiento de datos exclusivamente en servidores situados en Alemania. Cuenta con la certificación ISO27001 y dispone de un informe de auditoría de seguridad SOC2. Para obtener más información sobre el cumplimiento del RGPD y la seguridad en Cronofy, consulta la documentación de Cronofy sobre privacidad y seguridad.
Acuerdo de procesamiento de datos (APD)
Como Cronofy es una empresa subcontratista de Personio, no es necesario firmar un APD aparte con ellos. Podrás utilizar sus servicios en virtud del APD firmado con Personio siempre y cuando autorices a Cronofy B.V. como subencargado del tratamiento de datos de Personio. Para ello, ve a Ajuste > Asistencia > Plan y facturación > Acuerdo de procesamiento de datos (APD). En Partes adicionales del contrato> Subcontratistas, activa la casilla situada junto a Cronofy B.V.

Nota: Para poder utilizar las funciones de Cronofy, deberás consentir el tratamiento de los datos necesarios para la prestación del servicio por parte de Cronofy B.V. Si no das tu consentimiento para el tratamiento de datos, no podrás utilizar estas funciones.

¿Puedo restringir o limitar el acceso de Cronofy a mis datos? (usando Graph API)
Cronofy necesita acceso total a tus datos para poder crear eventos. Sin embargo, Graph API dispone de menos permisos y solo accede a los datos del calendario. Puedes limitar aún más el acceso a ciertos grupos de usuarios siguiendo esta documentación.
¿Puedo restringir o limitar el acceso de Cronofy a mis datos? (usando una cuenta de servicio)
¿Por qué el acceso libre/ocupado no es suficiente?
El uso del acceso libre/ocupado impedirá que Personio cree eventos directamente en tus calendarios. Como esta es la funcionalidad central de nuestra función (crear eventos de entrevistas y crear ausencias directamente en Outlook), necesitamos acceso completo y, por lo tanto, no podemos restringir el acceso a únicamente libre/ocupado. Aquí encontrarás más información sobre los niveles de acceso.
¿Se admiten configuraciones híbridas?
Debido a que solo es posible conectar una cuenta de servicio con Personio, las configuraciones híbridas no suelen ser compatibles. Si tu empresa tiene bandejas de entrada de correo electrónico en un entorno híbrido (una parte en Office 365 y el resto en un servidor de Exchange en local), la integración con Personio no será posible, ya que esta configuración híbrida requeriría más de una cuenta de servicio para conectarse.
¿Cómo se muestran los periodos de ausencia en los calendarios?
Todos los periodos de ausencia se muestran de forma predeterminada como fuera de la oficina. Todas las entradas del calendario se muestran como privadas. Nunca se mostrará el nombre del periodo de tiempo libre, ya que estos datos no se transfieren a Cronofy. Solo se envían a Cronofy la fecha y hora de inicio y finalización de una ausencia.

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