Integración del calendario de empresa

 

En este artículo te explicamos cómo integrar tu calendario de empresa en Personio a través de nuestra subcontratista Cronofy. Además, te mostramos las ventajas de utilizar un calendario integrado, qué requisitos necesitas y qué ajustes debes configurar.

 

Información importante para una correcta integración

 

Funcionalidades

La integración del calendario con Cronofy ofrece diferentes funcionalidades dependiendo del área de que se trate.

Área Funcionalidad
Gestión de RR. HH.

Todas las ausencias introducidas en Personio se transfieren automáticamente al calendario de la empresa. Encontrarás más información al respecto en el artículo Integración del calendario de ausencias.

Reclutamiento
  • Puedes sincronizar los calendarios de tus empleados y los calendarios de las salas de reuniones con Personio, y de esta forma, comprobar la disponibilidad de los participantes cuando programes entrevistas. Encontrarás más información en el artículo Programación de entrevistas con un calendario integrado.
  • Puedes configurar tu disponibilidad y enviar un enlace de programación inteligente a los candidatos para que escojan la franja horaria disponible que más les convenga. Más información en el artículo Programación inteligente de entrevistas
  • También puedes integrar proveedores de videoconferencia (como Microsoft Teams, Zoom, etc.) para crear el enlace a la entrevista por videoconferencia directamente en Personio. Encontrarás más información en el artículo Programación de entrevistas con un calendario integrado.

Ten en cuenta que al activar la integración del calendario, tanto los períodos de ausencia como las entrevistas creadas en el área de Reclutamiento aparecerán en tu calendario de empresa externo, ya que estos no pueden activarse por separado.

 

Calendarios disponibles

Actualmente puedes vincular Personio con estos tres calendarios:

  • Calendario de google
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange

 

Requisitos

Para activar la integración de tu calendario de empresa en Personio, necesitarás la colaboración de los siguientes roles:

  • Administrador de la cuenta de Personio.
  • Responsable del calendario de empresa
  • Administrador informático (opcional)

 

Paso 1: Aceptar a Cronofy como subcontratista

Personio utiliza el software de su subcontratista Cronofy B.V. para llevar a cabo las integraciones de los calendarios. Por tanto, para poder activar la integración de tu calendario de empresa en Personio, primero tendrás que autorizar el tratamiento de los datos necesarios para la prestación del servicio por parte de Cronofy. Si no das tu consentimiento para el tratamiento de datos, no podrás utilizar estas funciones.

Para aceptar el acuerdo de procesamiento de datos (APD), sigue estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > AYUDA > Plan y facturación.
  2. Haz clic en la pestaña Acuerdo de procesamiento de datos (APD).
  3. En Partes adicionales del contrato > Subcontratistas, marca la casilla junto a Cronofy B. V. 

Settings-Plan_Billing-DPA-Cronofy_es.png

Para obtener más información sobre el cumplimiento y los estándares de seguridad de la integración a través de Cronofy, lee nuestro artículo sobre Privacidad de datos y cumplimiento en Cronofy.

 

Paso 2: Activar la integración de tu calendario de empresa en Personio

Para activar la integración con cualquiera de los calendarios disponibles, tendrás que seguir esta secuencia de pasos:

  1. Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Calendarios > Integración de calendarios en tu cuenta de Personio.
  2. Opcional: en la sección Programación de entrevistas, marca la casilla Visualización de los detalles de los eventos de los empleados privados y de la sala en el calendario del programador de entrevistas de selección para permitir que el empleado que está programando la entrevista pueda ver los eventos de los calendarios de los empleados a los que desea invitar a la entrevista.
  3. A continuación, haz clic en Activar la integración del calendario.

Nota: es necesario aceptar el tratamiento de datos por parte de Cronofy (como se describe en el Paso 1) para poder activar las integraciones.

Settings-Calendars-Calendar-Integration_es.png

 

Paso 3: Conectar tu calendario de empresa

Después de hacer clic en Activar la integración del calendario, puedes elegir cuál de los siguientes calendarios quieres integrar con Personio: Google Calendar, Office 365, o Microsoft Exchange.

 

Google Calendar

  1. Después de hacer clic en Activar la integración del calendario, selecciona Google.
  2. Instala la aplicación Cronofy en tu dominio GSuite. Puedes descargar la aplicación aquí.
  3. Introduce tus credenciales de administrador de Google.
  4. Confirma que has instalado la aplicación de Cronofy en tu dominio de Google Workspace.
  5. Acepta los términos del servicio y la política de privacidad de Cronofy.
  6. Haz clic en Vincular dominio de Google Workspace

calendar-integration-google-link_es.png

Para más información sobre cómo conectar el calendario de tu empresa a GSuite, consulta la documentación de Cronofy. 

 

Office 365

  1. Crea una cuenta de servicio en Office 365 para acceder por suplantación a las salas y usuarios cuando gestiones los eventos.
  2. Asigna el rol de suplantación a la cuenta de servicio que acabas de crear. Para que los eventos se puedan crear directamente en el calendario del usuario, el rol de suplantación requiere acceso completo al calendario del usuario.
  3. En tu cuenta de Personio, sigue los pasos para activar la integración y selecciona Office 365.
  4. Acepta los términos del servicio y la política de privacidad de Cronofy
  5. Haz clic en Vincular cuenta de Office 365.
  6. Introduce la dirección de correo electrónico de tu cuenta de servicio de Office 365.
  7. Introduce la contraseña.

calendar-integration-office365-link_es.png

Consulta el artículo del Centro de ayuda de Cronofy Enterprise Connect para Exchange y Office 365 para obtener más información.

 

Microsoft Exchange

  1. Crea una cuenta de servicio en Office 365 para acceder por suplantación a las salas y usuarios cuando gestiones los eventos.
  2. Asigna el rol de suplantación a la cuenta de servicio que acabas de crear. Para que los eventos se puedan crear directamente en el calendario del usuario, el rol de suplantación requiere acceso completo al calendario del usuario.
  3. En tu cuenta de Personio, sigue los pasos para activar la integración y selecciona Exchange.
  4. Introduce la dirección de correo electrónico y la contraseña de tu cuenta de servicio.
  5. Introduce también el correo electrónico que utilizarás para la suplantación (otro correo electrónico del mismo dominio al que la cuenta de servicio pueda acceder mediante el rol de suplantación).
  6. Haz clic en Vincular cuenta de Exchange.

calendar-integration-exchange-link_es.png

Consulta el artículo del Centro de ayuda de Cronofy Enterprise Connect para Exchange y Office 365 para obtener más información.

 

Sincronización de empleados y salas

Durante la primera sincronización con el proveedor del calendario, se autentican todos los usuarios y salas. Este proceso puede tardar unos minutos. Podrás comprobar si todos los empleados y salas se han sincronizado correctamente en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Calendarios > Integración de calendarios.

Nota: si la sincronización falla y recibes un mensaje de error, echa un vistazo al apartado Requisitos previos para la sincronización de empleados o consulta el artículo Solución de problemas de integración del calendario de empresa para ver los mensajes de error más frecuentes y sus posibles soluciones.

 

Requisitos previos para la sincronización de empleados

Para poder sincronizar con éxito los empleados con el calendario de empresa y Personio, debes tener en cuenta lo siguiente:

Requisito previo Ejemplo
La dirección de correo electrónico del usuario debe existir ya en el dominio autenticado.

La empresa XY ha integrado sus calendarios en su dominio XY.com. Por tanto, todos los usuarios con direcciones de correo electrónico que terminan en @xy.com se autentican automáticamente. Sin embargo, si hay un reclutador externo con una dirección de correo electrónico que termina en @hiringhelp.com, esta dirección no se validará.

Los empleados deben existir ya en el calendario de la empresa o tener una dirección de correo electrónico de empresa. Si añades un nuevo empleado a Personio antes de crearle una cuenta en tu programa de calendario, recibirás un mensaje de error. En este caso, una vez que has añadido a un empleado nuevo al dominio de empresa, deberás sincronizarlo de nuevo con Personio. Consulta el apartado Añadir nuevos empleados.

 

Añadir nuevos empleados

Cada vez que agregues nuevos empleados al dominio de empresa, estos se autenticarán automáticamente en Personio. En caso de que la sincronización falle, recibirás un mensaje de error.

Para volver a sincronizar a un empleado con Personio, tendrás que ir a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Calendarios > Integración de calendarios y hacer clic en Sincronizar empleados.

calendar-integration-employees_es.png

 

Añadir nuevas salas

Si utilizas la función de reclutamiento de Personio, también tendrás la posibilidad de añadir salas de reuniones para la programación de entrevistas. Un icono de información confirma que las salas de reuniones se han sincronizado correctamente. Si añades nuevas salas al dominio de empresa, deberás sincronizarlas manualmente con Personio.

Para sincronizar salas nuevas, tendrás que ir a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Calendarios > Integración de calendarios y hacer clic en Sincronizar salas.

En la guía para conectar calendarios de empresa de Cronofy encontrarás información adicional y una sección de preguntas frecuentes.

 

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