Integración del calendario de empresa

 

En este artículo te enseñaremos cómo integrar Personio en tu calendario de empresa.

La integración incluye dos funcionalidades. La primera de ellas tiene que ver con la gestión de personal y te permitirá visualizar todas las ausencias registradas en Personio en tu calendario de empresa. La segunda se refiere al reclutamiento y te permitirá simplificar la reserva de las salas, así como la programación de entrevistas con los candidatos. Estas dos funcionalidades están directamente relacionadas y no pueden integrarse por separado.

 

Vinculación del calendario con Personio

La integración del calendario de empresa en Personio es un procedimiento que se configura una única vez y solo podrán llevarla a cabo los empleados que sean administradores de la cuenta. Para ello necesitarás la colaboración tanto del administrador del calendario de empresa como del informático de tu empresa que lo gestiona.

Primero accede a Ajustes > Calendarios > Integración del calendario y, a continuación, marca la casilla Activar integración del calendario. 

calendar-integration_de.png

Para poder continuar tendrás que confirmar que has leído la política de privacidad y estás de acuerdo con las condiciones de uso. Además, deberás confirmar que tienes autorización para llevar a cabo la integración del calendario en nombre de la empresa.

A continuación, haz clic en Activar integraciones para seleccionar el proveedor del calendario de tu empresa.

Los eventos que estén configurados como privados en tu calendario, se mostrarán por defecto como no disponibles para otros usuarios en Personio. Si, aun siendo privados, quieres que se muestren los detalles del evento, deberás marcar la casilla Visualización de los detalles de los eventos privados. De esta forma, cuando se programen entrevistas, todos los reclutadores podrán acceder a los detalles del evento.

Para obtener más información sobre la normativa de seguridad y protección de datos de esta integración, visita nuestra Comunidad. Allí encontrarás un resumen de los puntos más importantes. 

 

Selección del calendario de empresa

Actualmente puedes vincular Personio con estos tres calendarios:

  • Calendario de google
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Exchange

cronofy-calendar-selection_de.png

Selecciona el calendario de Google o Microsoft utilizado en tu empresa y continúa con la configuración.

 

Integración del calendario de Google

Si has elegido integrar el calendario de Google en Personio, serás redirigido a la página de Cronofy correspondiente. El siguiente paso es instalar la aplicación Cronofy en tu dominio GSuite. Puedes descargar la aplicación aquí.

Una vez instalado Cronofy, introduce tu dirección de correo electrónico y contraseña de Google para continuar con el proceso de configuración.

Ten en cuenta que para ello necesitas una cuenta de administrador de Google. Introduce tus credenciales para completar la integración.

 

Integración del calendario de Microsoft

Personio te permite integrar tu calendario de Office 365 o Microsoft Exchange, por lo que deberás seleccionar una de las dos opciones.

A continuación, introduce tu dirección de correo electrónico y tu contraseña de Microsoft. Introduce también el correo electrónico del empleado al que hayas asignado el rol de suplantación. Este rol es necesario para las integraciones con productos de Office. Para ello, puedes utilizar, por ejemplo, una cuenta de servicio.

calendar-integration-microsoft_de.png

Confirma, a continuación, que quieres sincronizar la cuenta y habrás completado la integración del calendario.

 

Sincronización de los datos existentes

Durante la primera sincronización con el proveedor del calendario, se autentican todos los usuarios y salas. Este proceso puede tardar unos minutos.

Una vez completado el proceso, podrás comprobar cuántos empleados y salas se han sincronizado con éxito en Ajustes > Calendarios > Integración del calendario en tu cuenta de Personio. Desde esta página, también tendrás la opción de desactivar las integraciones.

calendar-calendar_integration-deactivate_integration_es.png

 

Añadir nuevos empleados

Cada vez que agregues nuevos empleados al dominio de empresa, estos se autenticarán automáticamente en Personio. En caso de que la sincronización falle, recibirás un mensaje de error. Posteriormente, podrás volver a sincronizar al empleado correspondiente con Personio en Ajustes > Calendarios > Integración de calendarios.

calendar-integration-employees_de.png

 

Requisitos previos para la sincronización de empleados

Para poder sincronizar con éxito los empleados con el calendario de empresa y Personio, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Las direcciones de correo electrónico de los usuarios deben existir ya en el dominio autenticado.
    Por ejemplo: la empresa Personio ha autenticado su calendario en su dominio personio.com. Por tanto, todos los usuarios con direcciones de correo electrónico que terminan en @personio.com se autentican automáticamente. Pero si hay un reclutador externo con una dirección de correo electrónico que termina en @hiringhelp.com, esta dirección no será validada.
  • Los empleados deben existir ya en el calendario de la empresa o tener una dirección de correo electrónico de empresa. Si añades un nuevo empleado a Personio antes de crearle una cuenta en tu programa de calendario, recibirás un mensaje de error.

Una vez que has añadido a un empleado nuevo al dominio de empresa, deberás sincronizarlo de nuevo con Personio.

 

Añadir nuevas salas

 

Si utilizas la función de reclutamiento de Personio, también tendrás la posibilidad de añadir salas de reuniones para la planificación de entrevistas. Podrás consultar si la sincronización de las salas se ha realizado con éxito a través del icono de información.

Si añades nuevas salas al dominio de empresa, debes sincronizarlas con Personio haciendo clic en Sincronizar salas en Ajustes > Calendarios > Integración de calendarios. Este paso debe realizarse manualmente.

Para añadir salas y empleados, no necesitas contactar con el administrador del calendario de empresa ni con el informático que gestiona la cuenta de correo.

 

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