Consejo:
Si estás utilizando la experiencia de configuración, sigue paso a paso lo que te indica.
En este artículo te explicamos cómo integrar Personio con el calendario de tu empresa mediante Cronofy, un subcontratista de Personio.
Calendarios disponibles
Personio admite la integración con los siguientes tres calendarios:
- Calendario de google
- Microsoft Exchange (incluye todas las versiones de 2010, 2013 y 2016)
- Microsoft Office 365 (incluye todas las versiones de 2010, 2013 y 2016)
Ahora puedes integrar el calendario de tu empresa directamente con los tres calendarios anteriores.
Requisitos
Para activar la integración de tu calendario de empresa en Personio, necesitarás la colaboración de los siguientes roles:
- Administrador de cuentas de Personio: para aceptar a Cronofy como subcontratista y para otorgar los permisos de acceso a la página de ajustes de los calendarios al administrador del calendario de empresa.
- Administrador del calendario de empresa: para acceder a la página de ajustes de los calendarios y poder configurarlos.
Para más información sobre los estándares de cumplimiento y seguridad de la integración a través de Cronofy, consulta nuestras preguntas frecuentes.
Administrador de Personio
Activar Cronofy
El calendario de Personio se integra con el subcontratista Cronofy B.V. Debes activarlo en la pestaña Información de protección de datos de los Ajustes de Personio. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Soporte > Suscripción y facturación.
- Haz clic en la pestaña Información de protección de datos. En Partes adicionales del contrato, busca la lista de subcontratistas.
- Asegúrate de que la casilla de verificación junto a Cronofy B.V. esté activada.
Proporciona al administrador del calendario acceso a los ajustes de integración del calendario
Debes darle acceso de administrador al calendario de tu empresa a los ajustes de integración del calendario. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso.
- Selecciona el rol de empleado asignado a tu administrador de calendario o crea un nuevo rol.
- Desplázate hacia abajo hasta Configuración de la cuenta y haz clic en él.
- Junto a Calendarios y en Editar, selecciona Todo.
Responsable del calendario de empresa
Conecta el calendario de tu empresa
Una vez que el administrador de Personio haya aceptado a Cronofy como subcontratista, sigue estos pasos para conectar el calendario de tu empresa:
- Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios.
- Escoge uno de los siguientes calendarios para integrarlo con Personio: Google Calendar, Office 365 (a través de Graph API), Office 365 (EWS) o Microsoft Exchange.
- En el área Programación de entrevistas, tienes la opción de activar la casilla Mostrar títulos de los eventos privados de los empleados en la funcionalidad “Encontrar un hueco en el calendario” (opcional).
- Haz clic en Aplicar cambios. Al utilizar esta función, el organizador de una entrevista puede ver los detalles de los eventos marcados como privados en los calendarios de los empleados que le gustaría invitar a la entrevista.
Sincronización de empleados y salas
Durante la sincronización inicial con el proveedor de calendario, tú autenticas a todos los usuarios y salas de reuniones actuales. Este proceso puede tardar unos minutos. Para comprobar si todos los empleados y salas se han sincronizado correctamente, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendario.
Si ves mensajes de error por sincronización fallida de empleados, consulta los diferentes errores y soluciones en nuestro artículo para solucionar problemas de integración del calendario de la empresa.
Añadir nuevos empleados
Para volver a sincronizar a un empleado individual o a todos los empleados en Personio:
- Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios. El primer desplegable contiene una lista de empleados que no se han sincronizado. Haz clic en la flecha hacia abajo para abrir el desplegable.
- Para sincronizar a un empleado individual, haz clic en el icono de bucle a la derecha del nombre del empleado.
- Para sincronizar a todos los empleados, haz clic en Sincronizar todos los empleados en la parte superior derecha del acordeón.
Cada vez que agregues nuevos empleados al dominio de empresa, estos se autenticarán automáticamente en Personio. En caso de que la sincronización falle, recibirás un mensaje de error.
Hay cinco estados de sincronización diferentes para los empleados:
| Estado | Detalles | Información sobre la herramienta mostrada |
| Autenticación | El proceso de autenticación ha comenzado. | Esto puede llevar algún tiempo. En caso de que el estado no cambie, usa el botón «Sincronizar todos los empleados» para tratar de sincronizar de nuevo. |
| Pendiente |
Se está comprobando la autenticación.
|
El calendario del empleado todavía se está sincronizando. En caso de que el estado no cambie, usa el botón «Sincronizar todos los empleados» para tratar de sincronizar de nuevo. |
| Autenticado | El empleado se ha autenticado correctamente y el calendario del empleado se ha sincronizado. |
- |
| No disponible |
La autenticación ha fallado y el calendario del empleado no se puede sincronizar. Si aparece este error, echa un vistazo a nuestro artículo Solución de problemas: configuración de la integración del calendario de la empresa. |
Se mostrará un mensaje de Cronofy. o No se ha podido sincronizar el calendario del empleado. Consulta el artículo sobre la solución de problemas. |
| Error |
Apareció un problema tras autenticarte de forma exitosa. Ponte en contacto con nuestro equipo de asistencia a través de la sección Ayuda de tu cuenta de Personio. |
Algo ha ido mal. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente. |
Añadir nuevas salas
Si utilizas la funcionalidad de reclutamiento de Personio, puedes agregar salas de reuniones para programar entrevistas. Un icono de información confirma que las salas de reuniones se han sincronizado correctamente. Si añades nuevas salas bajo el dominio de tu empresa, deberás sincronizarlas manualmente con Personio.
Para hacerlo, ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendario y haz clic en Sincronizar todas las salas.
Consejo
Para obtener más información y preguntas frecuentes, lee la guía de Cronofy sobre cómo conectar calendarios de organizaciones.