¿Por qué no funciona la importación?

 

En este artículo te explicamos algunos de los mensajes de error más comunes que pueden surgir durante la importación de empleados, salarios y ausencias, y cómo solucionarlos.

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1. Carga de datos de los empleados

Errores al asociar los atributos y columnas

Error:  al cargar el archivo, el atributo o columna que se ha creado en el Excel (p. ej., Otros datos de dirección) no se puede seleccionar en Personio.

imports-employee-bulk-import-attribute-mapping_es.png

Causa: el archivo de Excel contiene atributos o columnas que todavía no se han creado en Personio.

Solución: primero tendrás que ir a Ajustes > Información del empleado y crear todas las secciones y atributos correspondientes que aparezcan en tu hoja de Excel. En este artículo encontrarás más información sobre cómo gestionar las diferentes secciones y atributos.

Una vez hecho esto, ya podrás asociar sin problemas todos los atributos a las columnas predefinidas.

imports-employee-bulk-import-attributes-matching_es.png

 

Mensaje de error: "Cada atributo solo puede asociarse a una columna del archivo cargado. Has asociado el atributo "Nombre" más de una vez. Corrige el problema e inténtalo de nuevo".

imports-employee-bulk-import-attribute-mapped-twice_es.png

Causa: en el segundo paso del proceso de importación (Configurar columnas), algunos atributos se han asociado a una columna más de una vez.

Solución: asegúrate de asociar cada atributo a una sola columna. Debes asociar los nombres de tus columnas en Excel (izquierda) a los atributos de Personio que corresponda (derecha).

 

Errores en el archivo de importación

Si el archivo de importación contiene errores, la importación se interrumpirá y la plataforma te ofrecerá la posibilidad de descargar un archivo de revisión para efectuar las correcciones correspondientes.

imports-employee-bulk-import-error-downoad-revision_es.png

En el archivo de revisión, aparecerá resaltado en rojo el atributo o valor que ha generado el error, y el atributo o valor que se ha de introducir en su lugar. El idioma del archivo será el que hayas seleccionado como idioma de preferencia en Personio. 

Import-Error-Validated-detail_es.png

Dado que la estructura del archivo de revisión coincide con la del archivo de importación original, puedes realizar las correcciones directamente en el archivo de revisión y utilizarlo para efectuar de nuevo la importación. 

Para ello, deberás volver al paso 1 y subir en esta ocasión el archivo de revisión. 

 

Ejemplo 1: tipo de atributo Lista de opciones o Etiquetas

settings-employee-information-attribute-list-of-options_es.png
Causa: el atributo "Contacto de emergencia" se ha creado como una lista de opciones en Personio con las siguientes opciones de selección (restricciones): "Disponible," "No disponible" y "Recordar más tarde".

Pero en el archivo de importación, la columna Contacto de emergencia contiene valores que no coinciden con esas restricciones y, por tanto, no se pueden importar los datos.

Import-Attributs-Listofoption_es.png
Solución:
comprueba siempre que los datos de tu archivo de Excel coinciden con las opciones definidas en Personio. De lo contrario, no podrás realizar la importación.

Import-Attributs-Listofoption2_es.png

Algunos atributos de sistema se han predefinido como listas de opciones en Personio. En este caso, debes especificar el valor en tu plantilla de Excel. Este es el caso del atributo Estado. Podrás consultar las opciones de selección predefinidas para estos atributos en la sección Descargas del artículo Plantillas de importación de empleados.

 

Ejemplo 2: bucle de jerarquía

Import-Attribut-Supervisor_es.png
Causa: en los datos de Excel, se ha indicado que un empleado es su propio supervisor o que dos empleados son supervisores el uno del otro.

Solución: comprueba que el correo electrónico introducido en la columna "Supervisor" no coincide en ningún caso con el correo electrónico del propio empleado o que no haya dos empleados que sean supervisores uno de otro. Si un empleado no tiene supervisor, por ejemplo, el CEO, debes dejar el campo en blanco.

Import-Attribut-Supervisor1_es.png

 

Nombre de atributo con el formato incorrecto

Error: Personio no reconoce el atributo de tu archivo Excel durante la importación (p. ej., vigésimo aniversario).

import-date-error_es.png

Causa: el nombre de atributo de tu archivo no está en formato "General".

Solución: debes cambiar el formato del nombre de atributo de tu archivo Excel a "General" para que Personio lo reconozca automáticamente.

 

Desactivación de administradores

Error: no se ha actualizado el último administrador.

imports-employee-bulk-import-admin-error_es.png

Causa: el último administrador aparece como Inactivo en el archivo de importación.

Solución: comprueba que haya siempre un administrador activo en tu cuenta. Para solucionar el error, tendrás que descargar el archivo de revisión, corregir el error y repetir el proceso de importación.

 

Importación de salarios

Incoherencias entre Personio y el archivo de importación

Mensaje de error: "Empleados no encontrados".

Import-Salary-Email_es.png

Causa: al realizar una importación, normalmente se utiliza la dirección de correo electrónico como identificador único para identificar los perfiles de los empleados y asociarlos a los datos correspondientes. Si te aparece el mensaje de error anterior, es que el Excel contiene direcciones de correo electrónico que no se encuentran en Personio. Esto puede deberse a que la dirección está mal escrita en el archivo o a que el perfil de empleado no se encuentra en el sistema.

Solución: comprueba que las direcciones de correo electrónico tanto en Personio como en el Excel son correctas y que todos los empleados cuyos salarios quieres importar se encuentran registrados en el sistema.

 

Error: al asociar los atributos con las columnas correspondientes, no se encuentra la remuneración adicional.

Import-Salary-Additionalcompensation_es.png

Causa: el archivo ES Carga Remuneraciones-adicionales se ha importado, pero no se han creado todos los tipos de remuneración adicional necesarios en Personio antes de la importación.

Solución: antes de realizar la importación, ve a Ajustes > Salario y Nómina > Tipos de remuneración adicional y configura todos los Tipos de remuneración adicional que se abonarán periódicamente a tus empleados. Descubre en este artículo cómo crear tipos de remuneraciones adicionales en Personio.

 

Mensaje de error: "Filas sin salario o bonificación".

Import-Salary-Bonus_es.png

Causa: el archivo ES Carga Bonificaciones se ha importado, pero no se ha activado la bonificación personalizada en el perfil del empleado antes de la importación.

Solución: antes de importar la plantilla ES Carga Bonificaciones , debes activar la bonificación personalizada en el perfil del empleado. Para más información, haz clic aquí.

 

Errores en el registro de las horas semanales

Error: Personio ha sobrescrito automáticamente las horas semanales registradas en el perfil del empleado con las horas semanales definidas para el horario de trabajo a tiempo completo.

Horas semanales registradas inicialmente:

Import-Salary-Weeklyhours_es.png

Archivo de Excel importado:

Import-Salary-Weeklyhours1_es.png

Datos en el perfil de empleado después de la importación:

employee-profile-weekly-hours_es.png

Causa: al añadir manualmente a un nuevo empleado, has definido también sus horas de trabajo semanales (Horas semanales) en su perfil. Pero después, al importar la plantilla ES Carga Datos-salariales, has dejado la columna Horas semanales en blanco. Ten cuidado, porque esto es lo que ha generado el error.

Si no rellenas la columna Horas semanales en el Excel, Personio sobrescribirá automáticamente todas las horas semanales de los empleados incluidos en la importación con las horas de trabajo semanales que hayas definido previamente para el departamento correspondiente en Ajustes > Departamentos y equipos > Departamento.

Importante: si después corriges manualmente las horas semanales en el perfil del empleado, su salario se reducirá automáticamente de forma proporcional.

Solución: introduce las horas semanales de los empleados en el archivo de Excel que utilices para importar los salarios. Estas horas deben coincidir con las especificadas en los perfiles de empleado en Personio. Si los valores coinciden, las horas semanales y los salarios fijos se reflejarán correctamente en la plataforma.

 

3. Importación de ausencias

Errores en el archivo de importación

Error: no se han importado todas las ausencias del archivo de Excel.

Archivo de Excel importado:

Import-Absenceperiod-Email_es.png

Vista previa de la importación:

Import-Absenceperiod-Email1_es.png

Causa: algunos períodos de ausencia del archivo de Excel carecen de una dirección de correo electrónico y esta es necesaria para poder asociar los datos con el perfil de empleado correspondiente. Personio solo importa las ausencias que tienen asignada una dirección de correo electrónico.

Solución: añade las direcciones de correo electrónico que falten en tu archivo de Excel para que se puedan mostrar todos los tipos y períodos de ausencia importados.

Import-Absenceperiod-Email2_es.png

Vista previa de la importación:
Import-Absenceperiod-Email3_es.png

 

Incoherencias entre Personio y el archivo de importación

Mensaje de error: "Tipos de ausencia no encontrados".

Import-Absenceperiod-Name_es.png

Causa: este error puede deberse a dos razones:

  1. El nombre del tipo de ausencia del Excel (p. ej., permiso especial) no coincide con el tipo de ausencia definido en Personio.
  2. Los tipos de ausencia requeridos no se han creado en Personio antes de la importación.

Solución:

  1. Comprueba que el nombre del tipo de ausencia en Personio y en el Excel son equivalentes. Presta especial atención al espaciado, ya que la falta de espacios o los espacios dobles también generarán errores.
  2. Antes de efectuar la importación, comprueba que se han creado todos los tipos de ausencia necesarios en Personio. Descubre aquí cómo añadir tipos de ausencia en Personio.

 

La ausencia requiere la designación de un sustituto

Mensaje de error: "Sustituto no admitido".

Import-Absenceperiod-Substitute_es.png

Causa: se han intentado importar ausencias que requieren la designación de un sustituto.

Solución: debes tener en cuenta que no podrás importar las ausencias si, en Ajustes > Ausencias > Tipo de ausencia (p. ej., Vacaciones pagadas), has indicado que la designación de un sustituto es obligatoria. En este caso, Personio asumirá que cada ausencia que registres debe llevar asociada un sustituto. Para solucionar este error e importar los datos, tendrás que cambiar primero los ajustes del tipo de ausencia correspondiente y, en ¿Exigir sustitutos?, seleccionar No u Opcional. Una vez efectuada la importación, podrás volver a cambiar esta opción para que la designación sea obligatoria.

 

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