Programación de entrevistas con un calendario integrado

 

 

En este artículo te mostramos cómo programar entrevistas utilizando el calendario integrado de Personio. Para poder utilizar esta funcionalidad, debes asegurarte de que tu administrador haya activado primero la sincronización con tu calendario de empresa. Para más información, lee el artículo Integración del calendario de empresa.

 

Cómo crear una entrevista

Para crear una entrevista siga los siguientes pasos:

  1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
  2. Accede a la candidatura que corresponda y haz clic en la pestaña Entrevistas.
  3. Selecciona Nueva entrevista y, a continuación, elige el tipo de entrevista.
    Descubre cómo configurar diferentes tipos de entrevistas.
  4. Selecciona los participantes (los entrevistadores y el organizador de la entrevista).

    Consejo:
    el organizador será la persona responsable de la entrevista aunque no tiene por qué participar necesariamente en ella. No obstante, debe incluirse también como participante para que la entrevista aparezca en su calendario. Cada participante deberá tener asignado un rol de reclutamiento para determinar los permisos de acceso que se le conceden al invitarle a la entrevista. Encontrarás más información en el artículo Paso 7: Definición de los roles de reclutamiento
    .
  5. Ahora haz clic en Encuentra un hueco en el calendario para programar la entrevista utilizando el calendario integrado de Personio. Descubre en qué consiste la vista de calendario.


    Ten en cuenta
    que, para que este botón se active, se debe seleccionar antes al menos un participante. 

  6. Una vez en el calendario, podrás alternar entre la vista por día o por semana para comprobar qué horas están libres. A continuación, selecciona una franja horaria con la función de arrastrar y soltar, elige una sala si es necesario y haz clic en Seleccionar hueco.

    Ten en cuenta
    que si alguno de los entrevistadores no ha sincronizado su calendario, aparecerá un triángulo de advertencia como este ⚠️ junto a su nombre.
  7. En Método de la entrevista, puedes seleccionar si la entrevista tendrá lugar en persona, por teléfono o a través de un proveedor de videoconferencia integrado (Google Meet, Zoom, MS Teams o GoToMeeting). Para más información, lee el artículo Configurar videoconferencia para entrevistas.

    Notas
    ▶︎ Las opciones de videoconferencia solo están disponibles si el entrevistador seleccionado es un usuario autenticado del proveedor de videoconferencia.
    ▶︎ Un usuario solo puede organizar una videoconferencia a la vez.
  8. Si ya has creado formularios de evaluación, podrás seleccionar uno de ellos en el menú desplegable y configurar un recordatorio para que los entrevistadores reciban notificaciones automáticas por correo electrónico sobre esta tarea. Encontrarás más información en el artículo Paso 4: Creación de formularios de evaluación.
  9. A continuación, selecciona Invitar entrevistadores y se creará un evento de entrevista en el calendario de todos los entrevistadores a través de la API del calendario de Personio. Esto permite reservar la sala seleccionada al mismo tiempo. Cualquier nota añadida a la entrevista en Personio también se añade al evento del calendario. Si has creado una entrevista por vídeo, el evento del calendario contendrá un enlace a la videoconferencia.

Una vez programada la entrevista, puedes enviar la invitación al candidato. Encontrarás más información al respecto en el artículo Cómo enviar mensajes de reclutamiento.

Consejo: si prefieres que sean los candidatos quienes elijan la fecha y hora de la entrevista de una lista de opciones, puedes enviarles un enlace de programación inteligente. Encontrarás más información en el artículo Programación inteligente de entrevistas.

 

La vista de calendario en detalle

La vista de calendario muestra los eventos creados para los empleados y salas seleccionados. Los diferentes colores indican a qué empleado o sala están asignados los eventos.Recruiting-Interview-Scheduling-Calendar_es.png

Los marcadores a continuación te ayudarán a navegar por la vista:

  • Los absentismos de los empleados se muestran como ausencia de Personio, pero no se especifica el tipo de ausencia.
  • Los días festivos también se muestran en el calendario.
  • Los eventos que duran más de 24 horas aparecen en la parte superior del día correspondiente.
  • El día actual se marca con una línea azul en la parte superior del día, y la hora actual se indica con otra línea azul.
  • Si el calendario de un entrevistador no está integrado, verás ⚠️ junto a su nombre.

 

Desde la vista de calendario puedes:

  • Haz clic en las flechas < > para navegar entre semanas (o días si estás en la vista de días)
  • Selecciona una sala en el menú desplegable.
  • Haz clic en Día para ver mejor las franjas horarias adecuadas.
  • Para crear un nuevo evento, haz clic en la hora disponible deseada y selecciona la duración adecuada arrastrando el cursor hasta el final previsto del evento.
  • La hora y la sala seleccionadas se añadirán entonces a la entrevista programada.

 

Estado de la entrevista

La entrevista programada aparecerá en la pestaña Entrevistas con uno de los siguientes estados: Programado, Completado o Cancelado. Un icono indicará el método de la entrevista (Zoom, Google Meet, etc.). La hora de la entrevista se basará en la zona horaria del organizador, que aparecerá indicada entre paréntesis. Si has creado una videoconferencia, aparecerá el enlace para acceder a ella. Para cancelar la entrevista, haz clic en Cancelar esta entrevista. Tanto los entrevistadores como el candidato recibirán una notificación sobre la cancelación.

Recruiting-Interview-Scheduled_es.png

Una vez creada la entrevista, se pueden mostrar los siguientes estados en la entrevista programada y en el calendario de la empresa:

Estado Nota
Asistirá El entrevistador/candidato ha aceptado la invitación.

Ten en cuenta que este mensaje solo se mostrará si has enviado la invitación a través de la opción Enviar invitación al candidato.
Rechazada El entrevistador/candidato ha rechazado la invitación.
Quizás El entrevistador/candidato ha aceptado provisionalmente la invitación.
Esperando respuesta El entrevistador/candidato no ha respondido todavía a la invitación.
Correo enviado Se ha enviado el correo de invitación al candidato. 
Nota: este mensaje solo se mostrará si has enviado la invitación a través de la opción Enviar invitación al candidato.

 

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