Programación de entrevistas con un calendario integrado

 

 

En este artículo te mostramos cómo programar entrevistas utilizando el calendario integrado de Personio. Para poder utilizar esta funcionalidad, debes asegurarte de que el administrador haya activado primero la sincronización con el calendario de la empresa. Para más información, consulta el artículo Cómo configurar la integración del calendario de la empresa.

 

Cómo crear una entrevista

Para crear una entrevista con el calendario integrado, sigue estos pasos:

  1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
  2. Accede a la candidatura que corresponda y haz clic en la pestaña Entrevistas.
  3. Selecciona Nueva entrevista y, a continuación, elige el tipo de entrevista.
    Descubre cómo configurar diferentes tipos de entrevistas.
  4. Selecciona los participantes (entrevistadores y organizador). Si tú, como organizador, también quieres ver la entrevista programada en tu calendario, agrégate como participante.

    Consejo:
    Si bien no es necesario que el organizador participe en la entrevista, debe estar ya definido como responsable del puesto de trabajo. Es necesario asignar a cada participante un rol de reclutamiento para definir los permisos que se le otorgan al ser invitado a la entrevista. Encontrarás más información en el artículo Paso 7: Definición de los roles de reclutamiento
    .
  5. Ahora, haz clic en Encuentra un hueco en el calendario para programar la entrevista utilizando el calendario integrado de Personio. Obtén más información sobre la vista de calendario.


    Ten en cuenta
    que, para que este botón se active, se debe seleccionar antes al menos un participante. 

  6. Una vez en el calendario, podrás alternar entre la vista por día o por semana para comprobar qué horas están libres. A continuación, selecciona una franja horaria con la función de arrastrar y soltar, elige una sala si es necesario y haz clic en Seleccionar hueco.

    Ten en cuenta
    que si alguno de los entrevistadores no ha sincronizado su calendario, aparecerá un triángulo de advertencia como este ⚠️ junto a su nombre.
  7. En Método de la entrevista, puedes seleccionar si la entrevista tendrá lugar en persona, por teléfono o a través de un proveedor de videoconferencias integrado (Google Meet, Zoom, MS Teams o GoToMeeting). Para más información, lee el artículo Configurar videoconferencia para entrevistas.

    Notas
    ▶︎ Las opciones de videoconferencia solo están disponibles si el entrevistador seleccionado es un usuario autenticado del proveedor de videoconferencias.
    ▶︎ Un usuario solo puede organizar una videoconferencia a la vez.
  8. Si ya has creado formularios de evaluación, podrás seleccionar uno de ellos en el menú desplegable y configurar un recordatorio para que los entrevistadores reciban notificaciones automáticas por correo electrónico sobre esta tarea. Encontrarás más información en el artículo Paso 4: Creación de formularios de evaluación.
  9. A continuación, selecciona Invitar entrevistadores y se creará un evento de entrevista en el calendario de todos los entrevistadores a través de la API del calendario de Personio. Esto permite reservar la sala seleccionada al mismo tiempo. Cualquier nota añadida a la entrevista en Personio también se añade al evento del calendario. Si has creado una entrevista por vídeo, el evento del calendario contendrá un enlace a la videoconferencia.

Una vez programada la entrevista, puedes enviar la invitación al candidato. Encontrarás más información al respecto en el artículo Cómo enviar mensajes de reclutamiento.

Consejo: si prefieres que sean los candidatos quienes elijan la fecha y hora de la entrevista de una lista de opciones, puedes enviarles un enlace de programación inteligente. Encontrarás más información en el artículo Programación inteligente de entrevistas.

 

Cómo funciona la vista de calendario en Personio

La vista de calendario muestra los eventos creados para los empleados y salas seleccionados. Los diferentes colores indican a qué empleado o sala están asignados los eventos.

Recruiting-Interview-Scheduling-Calendar_es.png

Los marcadores a continuación te ayudarán a navegar por la vista:

  • Los absentismos de los empleados se muestran como ausencia de Personio, pero no se especifica el tipo de ausencia.
  • Los días festivos también se muestran en el calendario.
  • Los eventos que duran más de 24 horas aparecen en la parte superior del día correspondiente.
  • El día actual se marca con una línea azul en la parte superior del día, y la hora actual se indica con otra línea azul.
  • Si el calendario de un entrevistador no está integrado, verás ⚠️ junto a su nombre.

 

Desde la vista de calendario puedes:

  • Haz clic en las flechas < > para navegar entre semanas (o días si estás en la vista por días)
  • Selecciona una sala en el menú desplegable.
  • Haz clic en «Día» para ver mejor los huecos que te interesan.
  • Para crear un nuevo evento, haz clic en la hora disponible deseada y selecciona la duración adecuada arrastrando el cursor hasta el final previsto del evento.
  • La hora y la sala seleccionadas se añadirán entonces a la entrevista programada.

 

Estado de la entrevista

La entrevista programada aparecerá en la pestaña «Entrevistas» con uno de los siguientes estados: Programada, Completada o Cancelada. Un icono indicará el método de la entrevista (Zoom, Google Meet, etc.). La hora de la entrevista se basará en la zona horaria del organizador, que aparecerá indicada entre paréntesis. Si has creado una videoconferencia, aparecerá el enlace para acceder a ella. Para cancelar la entrevista, haz clic en «Cancelar esta entrevista». Tanto los entrevistadores como el candidato recibirán una notificación sobre la cancelación.

Recruiting-Interview-Scheduled_es.png

Una vez creada la entrevista, se pueden mostrar los siguientes estados en la entrevista programada y en el calendario de la empresa:

Estado Nota
Asistirá El entrevistador/candidato ha aceptado la invitación.

Ten en cuenta que este mensaje solo se mostrará si has enviado la invitación a través de la opción Enviar invitación al candidato.
Rechazada El entrevistador/candidato ha rechazado la invitación.
Quizás El entrevistador/candidato ha aceptado provisionalmente la invitación.
Esperando respuesta El entrevistador/candidato no ha respondido todavía a la invitación.
Correo enviado Se ha enviado el correo de invitación al candidato. 
Nota: este mensaje solo se mostrará si has enviado la invitación a través de la opción Enviar invitación al candidato.

 

¿Qué información del calendario se muestra en Personio?

En Personio, los datos de los calendarios de los participantes de la entrevista se muestran al utilizar la función Encuentra un hueco en el calendario.

  • Todos los eventos públicos se muestran con detalles. La integración no tiene en cuenta los permisos de acceso individuales en los ajustes del calendario.
  • Todos los eventos privados en el calendario de un empleado se muestran como ocupados.

    Nota
    En la integración del calendario, tienes la opción de marcar la casilla Mostrar los detalles de los eventos privados, en cuyo caso se indicará el título del evento. Para ello, ve a Ajustes > Integraciones > Integración del calendario y marca la casilla situada debajo de la programación de entrevistas.

Consulta nuestras preguntas frecuentes para obtener más información sobre la integración del calendario y el tratamiento de los datos y el cumplimiento del RGPD.

 

¿Qué información de la entrevista se muestra en el calendario de la empresa?

Nota
Una vez programada una entrevista, se crean dos eventos de calendario separados: un evento interno en el calendario de la empresa para los participantes internos que organizan la entrevista y otro separado en el calendario personal del candidato en el que el propio candidato es el único participante. 

Todas las entrevistas creadas son privadas. Esto significa que únicamente los participantes internos de la entrevista pueden ver los detalles en sus calendarios. Los compañeros de la empresa que no participen no podrán ver ninguna información. A continuación encontrarás una descripción general sobre qué elementos del calendario son visibles para quién.

Google Calendar

1. El organizador de la entrevista puede ver lo siguiente:

  • nombre, hora y fecha del evento
  • detalles completos del evento
  • participantes internos
  • enlace a la solicitud del candidato en Personio
  • enlace de la videoconferencia

2. Un participante interno puede ver lo siguiente:

  • nombre, hora y fecha del evento
  • detalles completos del evento
  • participantes internos
  • enlace a la solicitud del candidato en Personio
  • enlace de la videoconferencia

3. En su calendario personal, el candidato puede ver lo siguiente:

  • nombre, hora y fecha del evento
  • el mensaje de reclutamiento utilizado al crear la entrevista en Personio
  • enlace de la videoconferencia

4. Los compañeros que no participen en la entrevista no podrán ver ninguna información. El nombre del evento se mostrará como Ocupado.

Outlook

1. El organizador de la entrevista puede ver lo siguiente:

  • nombre, hora y fecha del evento
  • detalles completos del evento
  • participantes internos
  • enlace a la solicitud del candidato en Personio
  • enlace de la videoconferencia

2. Un participante interno puede ver lo siguiente:

  • nombre, hora y fecha del evento
  • detalles completos del evento
  • participantes internos
  • enlace a la solicitud del candidato en Personio
  • enlace de la videoconferencia

3. Los compañeros que no participen en la entrevista no podrán ver ninguna información. El nombre del evento se mostrará como Ocupado.

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