Integración del calendario para la programación de entrevistas

 

En este artículo te mostramos cómo programar entrevistas mediante la integración del calendario. Para poder utilizar esta funcionalidad, debes asegurarte de que tu administrador haya activado la integración del calendario de empresa. Para obtener más información, haz clic aquí.

 

Programación de entrevistas

Para programar una entrevista, ve a Reclutamiento > Perfil del candidato > Entrevistas. Haz clic en Añadir entrevista, selecciona el tipo de entrevista y añade a todos los participantes que corresponda. Ten en cuenta que, para que la entrevista aparezca en tu calendario, debes incluirte también como participante. Si lo deseas, especifica qué sala quieres reservar para la entrevista y, por último, haz clic en el botón azul Encontrar hora para programar la entrevista utilizando el calendario integrado de Personio.

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Ten en cuenta que, para que este botón se active, debes seleccionar al menos un participante. Una vez creada la entrevista, ya no se podrán modificar los participantes desde la vista del calendario.

 

Transferencia de datos al calendario

En el siguiente paso, se transfieren los datos al calendario. Los campos Fecha, Hora y Duración se pueden dejar en blanco por el momento. En este caso, se abrirá automáticamente la vista de la semana actual. Si introduces una fecha específica, el calendario cargará la semana correspondiente. El campo Sala también es opcional en este paso. Si ya has especificado una en concreto, aparecerá en la vista de calendario. Y si has decidido no especificar ninguna sala, siempre podrás añadir una o modificar tu selección posteriormente desde la vista de calendario.

 

Vista de calendario

La vista de calendario muestra los eventos creados para los empleados y salas seleccionados. Los diferentes colores indican a qué empleado o sala están asignados los eventos.

Los marcadores a continuación te ayudarán a navegar por la vista: 

  • Los absentismos de los empleados se muestran como ausencia de Personio, pero no se especifica el tipo de ausencia.
  • Los días festivos también se muestran sobre el calendario. 
  • Los eventos que duran más de 24 horas aparecen en la parte superior del día correspondiente.
  • El día actual está marcado en azul en el calendario y la hora actual con una barra verde.
  • La preferencia de idioma definida para tu cuenta determina qué día cuenta como el primer día de la semana. Para el español, la semana comienza los lunes y para el inglés, los domingos.

Desde la vista de calendario puedes:

  • Utilizar las flechas para navegar entre las diferentes semanas.
  • Hacer clic en el icono del calendario entre las flechas para cambiar rápidamente a otra semana o mes diferente.
  • Hacer clic en cada uno de los eventos del calendario para acceder a la vista detallada.
  • Crear un nuevo evento. Para ello, solo tienes que hacer clic en la hora disponible deseada y colocar y arrastrar el cursor hasta la hora de finalización correspondiente.
  • La hora y la sala seleccionadas se añadirán entonces a la entrevista programada.

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Programación y reprogramación de entrevistas

Para reservar la hora seleccionada, pulsa en el botón Confirmar hora y volverás a la pantalla anterior. Completa el resto de campos y haz clic en Enviar.  Personio enviará automáticamente las invitaciones y guardará el evento creado en el calendario de los empleados y las salas correspondientes.

Ten en cuenta que el candidato no recibirá automáticamente una invitación a la entrevista, sino que tendrás que enviarla aparte por correo electrónico.

Ten en cuenta que ahora las invitaciones ya no se envían a través de iCal, sino directamente a través de la API del calendario de Personio. Esto también te permite reservar simultáneamente la sala seleccionada y cualquier nota añadida a la entrevista en Personio se incluirá en el evento del calendario.

 

Confirmación y cancelación de entrevistas

Una vez creada la entrevista, las salas y los empleados aparecerán con uno de los siguientes estados:

  • Aceptada
  • Rechazada
  • Quizás

El estado también se puede ver directamente en el calendario de empresa, ya que los eventos están vinculados entre sí.

Recuerda que al cancelar una entrevista, el candidato no recibe automáticamente una notificación de cancelación, sino que deberás comunicárselo aparte por correo electrónico.

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Configuración de las invitaciones por correo electrónico

Al configurar tu cuenta de Personio en Ajustes > Reclutamiento > General ya has definido si se deben enviar o no invitaciones de calendario para las entrevistas.

Si has activado la integración del calendario, debes desmarcar esta casilla; de lo contrario, los participantes recibirán las invitaciones por duplicado.

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No obstante, este ajuste puede seguir siendo útil si, por ejemplo, trabajas con una agencia de contratación externa que no dispone de una dirección de correo electrónico que pertenezca al dominio de tu empresa (p. ej., juan@headhunter.com). En este caso, debes dejar activada esta casilla para poder enviar invitaciones de iCal a estos usuarios.

 

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