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En este artículo te mostramos diferentes alternativas para crear una base de datos de candidatos. A continuación, encontrarás instrucciones paso a paso, así como algunas ideas de configuración adicionales que te resultarán muy útiles.
Crear el embudo para tu base de datos de candidatos
Para configurar tu base de datos de talentos, deberás diseñar un embudo de reclutamiento específico para esta. Tendrás que crear tu base de datos de talentos como una categoría única y luego configurar tus fases y respuestas automáticas.
Categoría
Para crear una categoría para tu base de datos de talentos, tendrás que seguir estos pasos:
- Ve a Ajustes > Reclutamiento > Categorías.
- Crea una categoría llamada base de datos de talentos.
Fases
En primer lugar, debes crear todas las fases que quieras usar en tu base de datos de candidatos. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Reclutamiento > Crear fases.
- Agrega las fases que te gustaría utilizar para tu embudo de la base de datos de talentos.
- Asigna las fases recién creadas a la categoría Base de datos de talentos en Ajustes > Reclutamiento > Categorías.
Nota
Recomendamos tener una fase de Espera. Lee la sección sobre cómo añadir candidaturas de otro puesto a la base de datos de talentos para obtener más información.
También podrás utilizar las fases de tus categorías habituales para tu base de talentos. Si trasladas a un candidato de una vacante a tu base de talentos, este aparecerá automáticamente en el equivalente a la fase inicial. De esta forma, si, pasado un tiempo, te quieres poner en contacto con el candidato, sabrás inmediatamente si ya lo has entrevistado o si simplemente has visto sus documentos.
Para obtener información sobre el uso de fases para ordenar tus candidaturas según el momento en que se recibieron, consulta la sección sobre el uso de fases más adelante en este artículo.
Acuse de recibo
Puedes configurar el envío de respuestas automáticas para cada categoría. Para ello, dispones de las siguientes opciones:
- Para las candidaturas recibidas a través del módulo en línea: los candidatos que se postulen a través del portal de empleo de Personio recibirán un acuse de recibo por correo electrónico. Este ajuste no se aplica a tu base de talentos interna sin publicar.
- Para las candidaturas recibidas por correo electrónico: los candidatos que, por ejemplo, envíen una candidatura espontánea a tu correo electrónico de Personio (tucuenta-puestos@m.personio.de) recibirán un acuse de recibo en cuanto su candidatura se incluya en la Base de datos de talentos. Estos ajustes pueden ser útiles si recibes candidaturas espontáneas y quieres gestionarlas en tu base de datos de talentos.
Encontrarás más información sobre la configuración de respuestas automáticas en este enlace.
Configurar tu base de datos de talentos como un puesto
Ahora tendrás que crear un puesto de base de datos de talentos para almacenar todas tus candidaturas. Para hacerlo, sigue los pasos a continuación:
- Ve a Reclutamiento > Puestos > Crear empleo.
- En Título del puesto, ingresa la base de datos de talentos y haz clic en Siguiente.
- En Detalles del puesto, completa todos los detalles obligatorios del puesto. No es necesario que ingreses datos precisos, ya que este puesto es solo para fines internos. Haz clic en Siguiente.
- En Plan de contratación > Equipo de contratación, ingresa los empleados que podrían utilizar la base de datos de talentos para sus necesidades de reclutamiento.
- En Proceso de contratación, asigna el puesto a la base de datos de talentos de la categoría. Haz clic en Guardar borrador.
Nota
No debes publicar el puesto, sino utilizarlo como un lugar para almacenar candidatos interesantes.
Alternativamente, también tienes la opción de rellenar los campos y publicar el puesto. Por ejemplo, podrías llamar al puesto “Permanecer en contacto” o “¿Interesado en trabajar con nosotros?”. Luego, los candidatos pueden enviar candidaturas no solicitadas para tu base de datos de talentos directamente desde tu portal de empleo de Personio. Al utilizar esta opción, recuerda activar la respuesta automática para Candidaturas a través del módulo de candidaturas. Para más información, puedes leer nuestro artículo sobre cómo publicar puestos.
En determinados casos, puede tener sentido dividir a los candidatos entre varios puestos o bases de datos de talentos. Cuando proceda, los solicitantes podrán dividirse según áreas temáticas u oficinas. La forma que esto podría adoptar depende en gran medida de la complejidad de tu organización.
Incluir candidatos en la base de datos de candidatos
Mover candidaturas desde tu bandeja de entrada a la herramienta de talentos
Cuando las candidaturas llegan a tu bandeja de entrada como mensajes no asignados y no son adecuadas para ninguno de los puestos anunciados, tiene dos opciones al hacer clic en el mensaje:
- Si el mensaje pertenece a una candidatura ya creada, haz clic en Asignar y selecciona el nombre del candidato al que debe vincularse este correo electrónico.
- Si este mensaje no pertenece a ningún candidato ya creado, haz clic en Crear candidatura. Completa los detalles del solicitante y selecciona el puesto de la base de datos de talentos.
Si configuraste una respuesta automática para las candidaturas recibidas por correo electrónico (véase el apartado Acuse de recibo), el candidato recibirá un acuse de recibo automático por correo electrónico después de hacer clic en el botón Procesar.
Incluir candidaturas de otro puesto en la base de datos de candidatos
Para informar al candidato de la posibilidad de incluirle en la base de datos de candidatos, sigue los pasos a continuación:
- Crea una plantilla de correo electrónico en Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico. En este correo electrónico, el candidato deberá aceptar o rechazar su inclusión en la base de datos de candidatos.
- Informa al candidato de las consecuencias que esto implica a nivel de conservación de datos, anonimización de los datos personales previa petición y envío de actualizaciones periódicas por correo electrónico sobre los puestos vacantes.
- Utiliza la plantilla de correo electrónico creada para enviar un mensaje al candidato.
- Este sería un buen punto para llevar al solicitante a una fase intermedia. Como se describió anteriormente en las fases, esta etapa intermedia podría denominarse Espera.
- Una vez que el candidato haya aceptado formar parte de la base de datos de candidatos, pulsa el botón de los tres puntos que encontrarás en su perfil y selecciona Asignar a otro puesto.
- A continuación, selecciona tu base de datos de candidatos.
Nota
Si el candidato está siendo trasladado de una fase que no existe en tu base de datos de talentos, aparecerá automáticamente en la fase temporal Sin asignar. Esto ya no aparecerá una vez que asignes al candidato a otra fase.
Clasificación cronológica de los candidatos de tu base de datos
Para poder hacer un seguimiento de las candidaturas que se encuentran en la base de talentos, debes asegurarse de que estén organizadas y se puedan filtrar. A continuación, verás dos formas de averiguar rápidamente cuánto tiempo llevan los candidatos en tu base de talentos:
Uso de etiquetas para las candidaturas
Con las etiquetas de candidatura, puedes marcar candidatos fácil y rápidamente, por ejemplo, para anotar en su perfil en qué trimestre se trasladó su candidatura a la base de datos de talentos. Puedes crear diferentes etiquetas de candidatura directamente en el perfil del candidato en Añadir etiqueta y asignarlas al candidato.
Alternativamente, también puedes crear etiquetas para los candidatos en Ajustes > Reclutamiento> Candidatos > Etiquetas de los candidatos. Encontrarás más información sobre cómo crear y gestionar las etiquetas de los candidatos en este artículo del Centro de ayuda.
Usar fases
Otra posibilidad es clasificar a tus candidatos utilizando diferentes fases para cada trimestre. Para ello, ve a Ajustes > Reclutamiento > Fases y crea todas las fases pertinentes.
Así quedaría entonces el embudo de tu base de datos de talentos:
Nota
Necesitarías 4 fases por año para reflejar trimestres individuales. Alternativamente, puedes crear una base de datos de talentos por año y luego usar fases “reutilizables” con cada base de datos de talentos anual (por ejemplo: “Q1”, “Q2”).
Vista general de las candidaturas
- En Reclutamiento > Candidaturas, encontrarás una lista con todas tus candidaturas.
- Filtra por puesto o categoría, por ejemplo, para mostrar todas las candidaturas de tu base de datos de talentos. También puedes filtrar por Etiquetas para obtener una vista más detallada de las candidaturas en tu base de datos de talentos.
- Utiliza el botón Acciones para realizar diferentes acciones, como enviar un correo electrónico a todos los candidatos cuyas candidaturas llegaron en el cuarto trimestre de 2019 o anonimizar varias solicitudes a la vez.
Consulta el artículo Funciones de la lista de candidaturas para descubrir todas las posibilidades que ofrece la lista de candidatos.