Mejores prácticas: cómo crear una base de datos de candidatos

 

En este artículo te mostramos diferentes alternativas para crear una base de datos de candidatos. A continuación, encontrarás instrucciones paso a paso, así como algunas ideas de configuración adicionales que te resultarán muy útiles. 

 

Crear el embudo para tu base de datos de candidatos 

Para crear tu base de datos de candidatos, necesitarás un embudo de reclutamiento específico. Primero tendrás que crear una categoría única llamada Base de datos de candidatos y luego configurar sus correspondientes fases y respuestas automáticas.

Categoría

Para crear una categoría para tu base de datos de candidatos, tendrás que seguir estos pasos: 

  1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Categorías.
  2. Crea una categoría llamada Base de datos de candidatos.

Fases

En primer lugar, debes crear todas las fases que quieras usar en tu base de datos de candidatos. Para ello, tendrás que seguir estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Reclutamiento > Crear fases.
  2. Añade todas las fases de reclutamiento que te gustaría utilizar para la base de datos de candidatos.
  3. Asigna las fases recién creadas a la categoría Base de datos de candidatos en Ajustes > Reclutamiento > Categorías.

Te recomendamos que añadas la fase Esperando. Esto te puede resultar muy útil, ya que te permite incluir candidaturas de otros puestos en la base de datos de candidatos.

También podrás utilizar las fases de tus categorías habituales para tu base de talentos. Si trasladas a un candidato de una vacante a tu base de talentos, este aparecerá automáticamente en el equivalente a la fase inicial. De esta forma, si, pasado un tiempo, te quieres poner en contacto con el candidato, sabrás inmediatamente si ya lo has entrevistado o si simplemente has visto sus documentos.

Más adelante, en el apartado Uso de las fases, te explicamos cómo puedes utilizar las fases para clasificar las candidaturas por la fecha de recepción.

Acuse de recibo

Puedes configurar el envío de respuestas automáticas para cada categoría. Para ello, dispones de las siguientes opciones:

  • Para las candidaturas recibidas a través del módulo en línea: los candidatos que se postulen a través del portal de empleo de Personio recibirán un acuse de recibo por correo electrónico. Este ajuste no se aplica a tu base de talentos interna.
  • Para las candidaturas recibidas por correo electrónico: los candidatos que, por ejemplo, envíen una candidatura espontánea a tu correo electrónico de Personio (tucuenta-jobs@m.personio.de) recibirán un acuse de recibo en cuanto su candidatura se incluya en la Base de talentos. Esta configuración puede ser útil si recibes candidaturas espontáneas y quieres gestionarlas en tu base de talentos.

Encontrarás más información sobre la configuración de respuestas automáticas en este enlace.

 

Crear una base de datos de candidatos como vacante

Ahora tendrás que crear una base de datos de candidatos como vacante para almacenar todas tus candidaturas. Para hacerlo, tendrás que seguir los pasos a continuación:

  1. Crea una vacante llamada Base de datos de candidatos en Reclutamiento > Puestos > Crear nuevo puesto de trabajo.
  2. A continuación, completa todos los metadatos obligatorios y asigna esta vacante a la categoría Base de datos de candidatos. No es necesario introducir datos específicos, ya que esta vacante es solo de uso interno.

No publiques la vacante, ya que la utilizarás para guardar las candidaturas interesantes.

Otra opción es completar todos los campos pertinentes y publicar el puesto de trabajo. Por ejemplo, podrías llamar al puesto "Mantener el contacto" o "¿Quieres trabajar con nosotros?". Así los candidatos pueden postularse directamente a través de tu portal de empleo de Personio para formar parte de tu base de datos de candidatos. Si eliges esta opción, recuerda activar el acuse de recibo para las candidaturas recibidas a través del módulo en línea. Encontrarás más información al respecto en el artículo ¿Cómo publicar ofertas de empleo?

En ciertos casos, conviene distribuir a los candidatos en varios puestos/bases de talentos y, si es necesario, dividirlos por sectores u oficinas. Dependerá, en última instancia, de la complejidad de tu empresa.

 

Incluir candidatos en la base de datos de candidatos

Mover las candidaturas de tu bandeja de entrada a la base de datos de candidatos

Si las candidaturas que llegan a tu bandeja de entrada como Mensajes no asignados no encajan en ninguno de los puestos vacantes anunciados, tienes dos opciones:

  • Si el mensaje pertenece a una candidatura existente, haz clic en Asignar y selecciona el nombre del candidato al que debe vincularse este correo electrónico.
  • Si el mensaje no pertenece a un candidato existente, haz clic en Crear candidatura, introduce los datos del candidato y selecciona la vacante llamada Base de datos de candidatos.

Si has configurado una respuesta automática para las candidaturas recibidas por correo electrónico (véase el apartado Acuse de recibo), el candidato recibirá un acuse de recibo automático por correo electrónico después de hacer clic en el botón Procesar.

 

Incluir candidaturas de otro puesto en la base de datos de candidatos

Para informar al candidato de la posibilidad de incluirle en la base de datos de candidatos, sigue los pasos a continuación:

  1. Crea una plantilla de correo electrónico en Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico. En este correo electrónico, el candidato deberá aceptar o rechazar su inclusión en la base de datos de candidatos.
  2. Informa al candidato de las consecuencias que esto implica a nivel de conservación de datos, anonimización de los datos personales previa petición y envío de actualizaciones periódicas por correo electrónico sobre los puestos vacantes.
  3. Utiliza la plantilla de correo electrónico creada para enviar un mensaje al candidato.
  4. Te recomendamos que, llegados a este punto, traslades al candidato a una fase intermedia. Como ya comentábamos en el apartado Fases, puedes crear para ello una fase denominada Esperando.
  5. Una vez que el candidato haya aceptado formar parte de la base de datos de candidatos, pulsa el botón de los tres puntos que encontrarás en su perfil y selecciona Asignar a otro puesto
  6. A continuación, selecciona tu base de datos de candidatos.

Si el candidato procede de una fase que no existe en tu base de datos de candidatos, aparecerá automáticamente en la fase temporal Sin asignar hasta que se le asigne otra fase. Esto dejará de aparecer una vez que asigne al candidato a otra fase.

 

Clasificación cronológica de los candidatos de tu base de datos de candidatos

Para poder hacer un seguimiento de las candidaturas que se encuentran en la base de talentos, debes asegurarse de que estén organizadas y se puedan filtrar. A continuación, verás dos formas de averiguar rápidamente cuánto tiempo llevan los candidatos en tu base de talentos:

Uso de etiquetas para los candidatos

Con estas etiquetas, puedes marcar a los candidatos de forma rápida y sencilla, para que, por ejemplo, aparezca en su perfil en qué trimestre se incorporó su candidatura a la base de datos de candidatos. Para ello, ve directamente al perfil del candidato correspondiente y haz clic en Añadir etiqueta.

Alternativamente, también puedes crear etiquetas para los candidatos en Ajustes > Reclutamiento> Candidatos > Etiquetas de los candidatos. Encontrarás más información sobre cómo crear y gestionar las etiquetas de los candidatos en este artículo del Centro de ayuda.

 

Uso de fases

Otra posibilidad es clasificar a tus candidatos utilizando diferentes fases para cada trimestre. Para ello, ve a Ajustes > Reclutamiento > Fases y crea todas las fases pertinentes. 

Así quedaría entonces tu base de talentos:

Ten en cuenta que para reflejar todos los trimestres del ejercicio necesitas crear 4 fases por año. Otra opción es crear una base de datos de candidatos por año y trabajar con cuatro fases que puedas después reutilizar (p. ej., "T1", "T2").

 

Vista general de las candidaturas

Ahora que has configurado tu base de datos de candidatos, podrás ver todas las candidaturas en una lista y filtrarlas cronológicamente.

  1. En Reclutamiento > Candidaturas, encontrarás una lista con todas tus candidaturas.
  2. Aquí podrás filtrar por Puesto o Categoría para que se muestren, por ejemplo, todas las candidaturas de tu base de datos de candidatos. También podrás filtrar por Etiqueta para acotar la selección y obtener una vista más específica de las candidaturas.
  3. A continuación, a través del botón Acciones, podrás realizar varias funciones como, por ejemplo, enviar un correo electrónico a todos los candidatos que entraron en la base de talentos en el T2 de 2019 o anonimizar todas las candidaturas.

Consulta el artículo Funciones de la lista de candidaturas para descubrir todas las posibilidades que ofrece la lista de candidatos.

 

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