Mejores prácticas: empleados a tiempo parcial y estudiantes en prácticas

 

En este artículo, te explicamos cómo gestionar a los empleados a tiempo parcial y los estudiantes en prácticas en Personio y qué hay que tener en cuenta. 

En el caso de los empleados a tiempo parcial y los estudiantes en prácticas, tendrás que distinguir entre aquellos empleados que trabajan los mismos días cada semana y aquellos cuyos días de trabajo varían de una semana a otra. Para ello deberás configurar adecuadamente los siguientes ajustes: introducir las horas semanales, definir el salario, definir el horario de trabajo y asignar el derecho a vacaciones. Dado que los estudiantes en prácticas y los empleados a tiempo parcial con un horario de trabajo flexible son un caso especial en lo que respecta al pago continuado de los salarios durante las ausencias, este punto se explicará por separado más adelante.

 

Horas semanales

Antes de introducir un horario de trabajo para un empleado a tiempo parcial o un estudiante en prácticas, ve al Perfil del empleado > Información personal > Información de RR. HH. > Horas semanales e introduce las horas semanales del empleado. Las horas semanales se fijarán entonces en relación con las horas semanales del departamento asignado. Para obtener más información sobre cómo definir las horas semanales, haz clic aquí

Las horas semanales que introduzcas determinan el valor a tiempo parcial del empleado. Si el empleado tiene un salario fijo, también son relevantes para el cálculo del salario prorrateado.

 

Salario

Para introducir el salario del empleado, ve a Perfil del empleado > Salario. Aquí debes tener en cuenta la diferencia entre el salario fijo y el salario por hora. En el caso del salario fijo, el empleado recibe la misma cantidad cada mes. Pero cuando el salario mensual se calcula en función del salario por hora introducido, este dependerá del número de horas de asistencia introducidas y confirmadas en la pestaña Asistencia del perfil de empleado correspondiente.

Salario fijo

En la pestaña Salario del perfil del empleado, ve a Editar > Añadir salario y selecciona el tipo Salario fijo. A continuación, introduce el salario que recibiría el empleado si trabajara a tiempo completo en la columna Salario (100 %) y sus horas semanales. Personio calculará entonces de manera automática el salario bruto que recibirá realmente el empleado a tiempo parcial. Como alternativa, puedes introducir primero las horas semanales y luego el salario bruto que realmente se abona. Por último, introduce la fecha a partir de la cual será efectivo el salario y haz clic en Guardar para completar el proceso. 

Salario por hora

En la pestaña Salario del perfil del empleado ve a Editar > Añadir salario y selecciona el tipo Salario por hora. A continuación, introduce el salario por hora y la fecha a partir de la cual será efectivo y, por último, haz clic en Guardar para completar el proceso.

Si el empleado percibe un salario por hora, también debes tener en cuenta lo siguiente: 

  • Todas las horas trabajadas deben registrarse en la pestaña Asistencia del perfil del empleado. Para obtener más información sobre cómo registrar las asistencias, haz clic aquí.
  • Debes definir los permisos de acceso correspondientes para los empleados que trabajen por horas y, si es necesario, establecer el proceso de aprobación pertinente. 
  • El importe del pago se calcula en función de las horas introducidas durante el período de cálculo de la nómina
  • Los períodos de ausencia solo se pagan automáticamente a los empleados si se ha activado el ajuste ¿Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras? en el tipo de ausencia correspondiente. Esta función se explica con más detalle al final de este artículo.
  • Si deseas que a los empleados que reciben un salario por hora se les abonen los días festivos, añade los salarios diarios correspondientes en la pestaña Salario del perfil del empleado.

 

Horario de trabajo

El horario de trabajo refleja los días y horas laborables que deben trabajar los empleados y se utiliza como base para calcular los días de vacaciones. Generalmente distinguimos entre horarios de trabajo fijos o flexibles.

Horario de trabajo fijo 

En el caso de los empleados que tienen un horario fijo, las horas de trabajo se pueden distribuir entre los días correspondientes de la semana. Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Asistencia > Añadir horario.

Ahora en la pestaña Asistencia podrás añadir el horario de trabajo creado al perfil del empleado. Solo tienes que hacer clic en Modificar horario de trabajo y seleccionar el horario acordado, así como la fecha a partir de la cual será válido. Si el horario de trabajo es válido a partir de la fecha de alta del empleado, selecciona Válido desde el 1 de enero del año de contratación.

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Si no seleccionas una fecha al asignar el horario de trabajo, se utilizará por defecto la fecha actual como fecha de validez. Ten en cuenta que esto puede hacer que el cálculo de los días de vacaciones sea incorrecto.

Horario de trabajo flexible

En el caso de los empleados con horarios flexibles, las horas de trabajo se pueden distribuir uniformemente entre los días laborables (normalmente de lunes a viernes). Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Asistencia > Añadir horario. Ahora en la pestaña Asistencia podrás añadir el horario de trabajo creado al perfil del empleado. Solo tienes que hacer clic en Modificar horario de trabajo y seleccionar el horario acordado, así como la fecha a partir de la cual será válido. Si el horario de trabajo es válido a partir de la fecha de alta del empleado, selecciona Válido desde el 1 de enero del año de alta.

attendance-work-schedule-2_es.png

Ten en cuenta que, en el caso de los empleados con un salario por hora, todas las horas realmente trabajadas y confirmadas se incluyen inmediatamente en el cálculo del salario. Por lo tanto, los empleados con salarios por hora no pueden acumular horas extras como tal. En este caso el balance de horas extras solo sirve para representar estas horas realizadas, pero no debe pagarse de nuevo porque se estaría abonando dos veces.

Para obtener más información sobre la creación de horarios de trabajo, haz clic aquí.

 

Derecho a vacaciones

Para conceder el derecho a vacaciones, puedes crear los devengos de vacaciones correspondientes en Personio y asignarlos a tus empleados. Al calcular y asignar los días de vacaciones, es necesario, una vez más, diferenciar entre los empleados que tienen un horario fijo y los que tienen un horario flexible.  

Horario de trabajo fijo 

Asigna una política de devengos previamente definida a los empleados. Para ello ve al perfil de empleado correspondiente y, a continuación, selecciona Ausencia > Vacaciones pagadas > Establecer política de devengos. Esto determina, entre otras cosas, cuántos días de vacaciones se conceden a los empleados por un período específico. Puedes añadir políticas de devengos en Ajustes > Ausencia > Vacaciones pagadas > Nueva política de devengos.

Si tus empleados a tiempo parcial generalmente reciben los mismos días de vacaciones que tus empleados a tiempo completo, pero estos se prorratean en función de los días hábiles, puedes asignar a los empleados a tiempo parcial la misma política de devengo que a los empleados a tiempo completo. Personio calculará automáticamente el derecho prorrateado en función de la fecha de contratación y los días laborables registrados en el horario de trabajo.

Para activar el cálculo de las vacaciones prorrateadas, ve a Ajustes > Asistencia y marca la casilla Prorratear vacaciones en el horario de trabajo correspondiente. Introduce también el valor de referencia para el cálculo de las vacaciones prorrateadas. Este valor determina el número de días laborales que componen una semana laboral completa para la acumulación de días de vacaciones. 

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Para obtener más información sobre el derecho a vacaciones con horarios a tiempo parcial, haz clic aquí. 

Horario de trabajo flexible 

Dado que en Personio el derecho a vacaciones se calcula en función de los días introducidos en el horario de trabajo, a los empleados con horarios flexibles no se les puede asignar una política de devengo fija. Para calcular correctamente el derecho a vacaciones de los empleados que tienen un horario flexible, te recomendamos que sigas el siguiente procedimiento:

En Ajustes > Asistencia, selecciona el horario de trabajo correspondiente y desactiva la opción Prorratear vacaciones.

En Ajustes > Ausencia > Vacaciones pagadas, crea un contingente de vacaciones de 0 días y asígnalo a los empleados correspondientes en su perfil de empleado. Para ello ve a Ausencia > Añadir política de devengos. Al final de cada mes, asigna manualmente los derechos de vacaciones en función de las horas trabajadas a los empleados que tienen horarios flexibles. Para ello, ve a los perfiles de empleado correspondientes y, en Ausencia > Vacaciones pagadas, haz clic en el icono del lápiz para ajustar manualmente el saldo. A continuación, selecciona Ajustar el saldo por número de días e introduce el número de días que se deben tener en cuenta para el mes correspondiente.

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Para obtener más información sobre cómo ajustar manualmente el saldo, haz clic aquí.

Puedes calcular el número de días de vacaciones en función de las horas trabajadas de la siguiente manera:
Número de horas trabajadas en un mes (Perfil del empleado > Asistencia) / número de horas para un puesto a tiempo completo para este mes * número de horas necesarias para acumular un día de vacaciones.
Además, encontrarás un resumen de las horas trabajadas por empleado en Informes > Períodos de asistencia

 

Pago de salarios durante las ausencias

Para que los empleados que tengan un salario por hora sigan percibiendo el salario durante un período de absentismo, ve a Ajustes > Ausencia y activa la casilla ¿Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras? para el tipo de ausencia correspondiente. De esta forma, cuando se registre un día de ausencia, los empleados recibirán entonces el pago de las horas fijadas para ese día en el horario de trabajo. Para obtener más información sobre esta función, haz clic aquí

Dependiendo de si tus empleados tienen un horario fijo o flexible, te recomendamos activar o desactivar esta función. 

Horario de trabajo fijo 

Si tus empleados tienen un horario de trabajo fijo, activa la función ¿Considerar los días de asistencia durante el período de absentismo como horas extras? para el tipo de ausencia correspondiente en Ajustes > Ausencia. Con ello te aseguras de que tus empleados reciban el salario correspondiente a este día, por ejemplo, en vacaciones o en un día de baja por enfermedad.  

Horario de trabajo flexible

Pero, para los empleados con horarios de trabajo flexibles, es aconsejable desactivar esta función si el número de horas por las que se debe pagar a los empleados en un día de ausencia es diferente del número de horas especificado en el horario de trabajo. En este caso, los empleados también tendrán que introducir el número de horas que se les deberían abonar los días de ausencia en la pestaña Asistencia. Con ello también nos aseguramos de que el saldo general para este grupo de empleados se calcule correctamente.

Si en tu empresa se dan los dos tipos de horarios, puede ser útil crear el mismo tipo de ausencia dos veces. De esta forma puedes establecer que a los empleados con horario fijo se les pague automáticamente el salario por hora correspondiente a un día de ausencia y que las horas registradas durante el absentismo se consideren como horas extras, mientras que los empleados con horario flexible tendrán que introducir las horas que se les deben pagar cada vez que registren un día de absentismo.  

 

Resumen

  Horario fijo Salario fijo Horario fijo Salario por hora Horario flexible Salario fijo Horario flexible Salario por hora
Salario

Salario mensual fijo 

Salario basado en las horas trabajadas registradas en Asistencia 

Salario mensual fijo  

Salario basado en las horas trabajadas registradas en Asistencia 

Horario de trabajo

Las horas de trabajo se distribuyen entre los días hábiles acordados con el empleado

Las horas de trabajo se distribuyen entre los días hábiles acordados con el empleado 

Las horas de trabajo se distribuyen de manera uniforme entre los días hábiles establecidos en el horario de trabajo

Las horas de trabajo se distribuyen de manera uniforme entre los días hábiles establecidos en el horario de trabajo 

Devengo de vacaciones

Política de devengo fija que se prorratea según el horario de trabajo

Política de devengo fija que se prorratea según el horario de trabajo

Se asigna una política de devengo de vacaciones de 0 días. El derecho a vacaciones se asigna manualmente al final del mes en función de las horas trabajadas 

Se asigna una política de devengo de vacaciones de 0 días. El derecho a vacaciones se asigna manualmente al final del mes en función de las horas trabajadas  

  

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