En este artículo te explicamos cómo gestionar los empleados a tiempo parcial en Personio y lo que debes tener en cuenta. 

Para los empleados a tiempo parcial, debes hacer una distinción básica entre los empleados que trabajan el mismo día cada semana y los empleados cuyas jornadas laborales varían de una semana a otra.

Esto incluye el ejemplo de los ajustes, que deberás configurar adecuadamente: ingresar las horas semanales, ingresar el salario, definir el horario de trabajo y asignar las ausencias retribuidas de vacaciones. Dado que los empleados a tiempo parcial con horas de trabajo flexible son un caso especial en términos de pago continuo de salarios durante las ausencias, este punto se explica por separado.

Horas semanales

En Perfil del empleado > Información personal > Información de recursos humanos > Horas semanales , define:

• Cuántas horas se espera que el empleado trabaje semanalmente según su contrato de trabajo (ejemplo: 30/40 horas).
• Cuántas horas se consideran un horario de tiempo completo para el empleado si tuviera que trabajar a tiempo completo (ejemplo: 30/40 horas).

Este ajuste determina el valor a tiempo parcial de un empleado y contribuye al equivalente a tiempo completo (FTE) de la empresa. Al modificar las horas de trabajo por semana, el salario se ajusta de acuerdo con el valor a tiempo parcial resultante. Sin embargo, esto no afecta las ausencias retribuidas de vacaciones.

Salario

La configuración del salario puede variar en función de si el empleado recibe un sueldo fijo o por hora.

Nota
En lo que respecta a los salarios fijos, el empleado cobra la misma cantidad cada mes. En los sueldos por hora, el salario mensual se calcula en función del pago por hora establecido, por lo que el importe a pagar dependerá del número de horas de asistencia introducidas y confirmadas en la pestaña de asistencia del perfil del empleado correspondiente.

Salario fijo

Para configurar un salario fijo, sigue estos pasos:

1. Ve a Perfil del empleado > Salario.
2. En la pestaña «Salario», haz clic en Editar y selecciona Añadir salario. 
3. A continuación, selecciona el tipo de salario Salario fijo. 
4. En la columna Salario (100 %) indica el salario que recibiría el empleado si trabajara a tiempo completo.
5. A continuación, introduce las horas de trabajo semanales del empleado. Personio calculará automáticamente el salario bruto que el empleado a tiempo parcial recibirá realmente.
   
   

   Consejo
   También puedes introducir primero las horas semanales y, a continuación, el salario bruto real.

6. Indica la fecha a partir de la que debería aplicarse el salario y haz clic en Guardar.

Salario por hora

Para configurar un salario por hora, sigue estos pasos:

1. Ve a Perfil del empleado > Salario.
2. En la pestaña «Salario», haz clic en Editar y selecciona Añadir salario. 
3. Seguidamente, selecciona el tipo de sueldo Salario por hora. 
4. Introduce el salario por hora y la fecha a partir de la cual debe aplicarse ese salario y haz clic en Guardar.

Notas
Si un empleado recibe un salario por hora, deberás tener en cuenta también lo siguiente:
▶ ︎Todas las horas de trabajo deben introducirse en la pestaña “Registro de la jornada” en el perfil del empleado. Encontrarás más información sobre el seguimiento del registro de jornada aquí.
▶︎ Debes definir los permisos de acceso correspondientes para los asalariados por hora y, si es necesario, establecer el proceso de aprobación pertinente.
▶︎ El importe a pagar se calcula con base en las horas introducidas durante el periodo de nómina.
▶︎ Los periodos de ausencia solo se pagan automáticamente a los empleados si se ha activado la función Considerar las horas registradas durante las ausencias de este tipo como horas extras en el tipo de ausencia correspondiente. Esta función se explica con más detalle al final de este artículo.
▶︎ Si deseas que a los empleados que reciben un salario por hora se les abonen los días festivos, añade los salarios diarios correspondientes en la pestaña “Salario” del perfil del empleado.

Horario de trabajo

El horario de trabajo refleja los días y horas laborables que deben trabajar los empleados, y se utiliza como base para calcular los días de vacaciones. Generalmente distinguimos entre horarios de trabajo fijos y horarios de trabajo flexibles.

Nota
En el caso de los empleados con salarios por hora, las horas trabajadas y confirmadas se incluyen directamente en el cálculo del sueldo. Por lo tanto, no es posible que los empleados con salarios por hora acumulen horas extras. En ese caso, el saldo de horas extras de los empleados con salarios por hora solo sirve para registrar cualquier trabajo adicional.

Horario de trabajo fijo 

En el caso de los empleados que tienen un horario fijo, las horas de trabajo se pueden distribuir entre los días correspondientes de la semana. Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Añadir horario. Una vez que hayas creado el horario de trabajo, deberás asignárselo a los empleados correspondientes. Descubre cómo Crear y asignar horarios de trabajo.

Horario de trabajo flexible

En el caso de los empleados con horarios flexibles, las horas de trabajo se pueden distribuir uniformemente entre los días laborables (normalmente de lunes a viernes). Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Añadir horario. A continuación, asigna el horario de trabajo al empleado correspondiente. Infórmate sobre cómo crear y asignar horarios de trabajo.

Derecho a vacaciones

Para conceder ausencias retribuidas de vacaciones a tus empleados a tiempo parcial, debes crear una política de devengo y asignarla. Cuando creas la política, puedes escoger si deseas otorgar las ausencias retribuidas completas o reducirlas proporcionalmente. Si escoges esta última opción, puedes prorratear por días u horas de trabajo.

Conceder ausencias retribuidas en función del tiempo trabajado

También puedes decidir otorgar ausencias retribuidas en función de la cantidad de tiempo que el empleado realmente trabajó en un mes. Esta opción requiere:

• Que el empleado a tiempo parcial realice un seguimiento de sus horas de trabajo regularmente.
• El superior o supervisor de gestión de RR. HH. debe ajustar manualmente el saldo del empleado cada mes.

Para ello, solo tienes que seguir estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencias y selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
2. Crea una política de devengo con ausencias retribuidas anuales de cero.
3. Asigna la política a los empleados correspondientes.

Al final de cada mes:

1. Comprueba las horas registradas del empleado a tiempo parcial en su pestaña Registro de jornada.
2. Utiliza la cifra para calcular sus ausencias retribuidas mensuales.
3. Ajusta su saldo en consecuencia.

Pago de salarios durante las ausencias

Para asegurarte de que los empleados que cobran por hora sigan recibiendo su salario durante un período de ausencia , ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencias y activa ¿Considerar las horas registradas durante las ausencias de este tipo como horas extras?. Cuando se registra un día de ausencia , a los empleados se les pagará por las horas designadas para ese día en el horario de trabajo. 

Dependiendo de si tus empleados tienen un horario fijo o flexible, te recomendamos activar o desactivar esta función.

Horario de trabajo fijo

Si tus empleados tienen días de trabajo fijos, debes habilitar la función ¿Considerar el tiempo registrado durante este tipo de ausencias como horas extras?. Esto garantiza que reciban el salario correspondiente también durante las vacaciones o cuando estén de baja por enfermedad.

Horario de trabajo flexible

Para los empleados con horarios de trabajo flexibles, es aconsejable desactivar la función ¿Considerar el tiempo registrado durante este tipo de ausencias como horas extras? si el número de horas por el que los empleados deben ser pagados en un día de ausencia difiere del número de horas especificado en el horario de trabajo. Cuando estos empleados necesiten una ausencia de un día, tendrán que indicar el número de horas por las que deben ser retribuidos por ese día de ausencia en la pestaña «Registro de jornada» de su perfil de empleado. De este modo, se garantiza que el saldo de asistencia global de este grupo de empleados se muestre correctamente.

Consejo
Si en la empresa se está llevando el registro de la jornada de dos grupos de empleados diferentes, puede ser útil crear el mismo tipo de ausencia dos veces. De esta manera, los empleados con días de trabajo fijos pueden recibir automáticamente el salario por hora correspondiente por un día de ausencia y las horas indicadas durante la ausencia se cuentan como horas extras. Por otro lado, los empleados con días de trabajo flexibles deberán indicar las horas por las que deben ser retribuidos cada vez que introduzcan un día de ausencia.

Resumen