En este artículo te explicamos cómo gestionar los empleados a tiempo parcial en Personio y lo que debes tener en cuenta.

Para los empleados a tiempo parcial, debes hacer una distinción básica entre los empleados que trabajan el mismo día cada semana y los empleados cuyas jornadas laborales varían de una semana a otra.

Esto incluye el ejemplo de los ajustes, que deberás configurar adecuadamente: ingresar las horas semanales, ingresar el salario, definir el horario de trabajo y asignar las ausencias retribuidas de vacaciones. Dado que los empleados a tiempo parcial con horas de trabajo flexible son un caso especial en términos de pago continuo de salarios durante las ausencias, este punto se explica por separado.

Horas semanales

En Perfil del empleado > Información personal > Información de recursos humanos > Horas semanales define:

• Cuántas horas se espera que el empleado trabaje semanalmente según su contrato de trabajo (ejemplo: 30/40 horas).
• Cuántas horas se consideran un horario de tiempo completo para el empleado si tuviera que trabajar a tiempo completo (ejemplo: 30/40 horas).

Este ajuste determina el valor a tiempo parcial de un empleado y contribuye al equivalente a tiempo completo (FTE) de la empresa. Al modificar las horas de trabajo por semana, el salario se ajusta de acuerdo con el valor a tiempo parcial resultante. Sin embargo, esto no afecta las ausencias retribuidas de vacaciones.

Salario

La configuración del salario puede variar en función de si el empleado recibe un sueldo fijo o por hora. Lee nuestro artículo sobre cómo configurar un salario fijo o por hora.

Horario de trabajo

El horario de trabajo refleja los días y horas laborables que deben trabajar los empleados, y se utiliza como base para calcular los días de vacaciones. Generalmente distinguimos entre horarios de trabajo fijos y horarios de trabajo flexibles.

Nota
En el caso de los empleados con salarios por hora, las horas trabajadas y confirmadas se incluyen directamente en el cálculo del sueldo. Por lo tanto, no es posible que los empleados con salarios por hora acumulen horas extras. En ese caso, el saldo de horas extras de los empleados con salarios por hora solo sirve para registrar cualquier trabajo adicional.

Horario de trabajo fijo

En el caso de los empleados que tienen un horario fijo, las horas de trabajo se pueden distribuir entre los días correspondientes de la semana. Si aún no tienes un horario de trabajo adecuado para esto, puedes crear uno a través de Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Añadir horario. Una vez creado el horario de trabajo, debes asignarlo a los empleados correspondientes. Infórmate sobre cómo crear y asignar horarios de trabajo.

Horario de trabajo flexible

En el caso de los empleados con horarios flexibles, las horas de trabajo se pueden distribuir uniformemente entre los días laborables (normalmente de lunes a viernes). Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Añadir horario. A continuación, asigna el horario de trabajo al empleado correspondiente. Infórmate sobre cómo crear y asignar horarios de trabajo.

Derecho a vacaciones

Para conceder ausencias retribuidas de vacaciones a tus empleados a tiempo parcial, debes crear una política de devengo y asignarla. Cuando creas la política, puedes escoger si deseas otorgar las ausencias retribuidas completas o reducirlas proporcionalmente. Si escoges esta última opción, puedes prorratear por días u horas de trabajo.

Conceder ausencias retribuidas en función del tiempo trabajado

También puedes decidir otorgar ausencias retribuidas en función de la cantidad de tiempo que el empleado realmente trabajó en un mes. Esta opción requiere:

• Que el empleado a tiempo parcial realice un seguimiento de sus horas de trabajo regularmente.
• El superior o supervisor de gestión de RR. HH. debe ajustar manualmente el saldo del empleado cada mes.

Para ello, solo tienes que seguir estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencias y selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
2. Crea una política de devengo con ausencias retribuidas anuales de cero.
3. Asigna la política a los empleados correspondientes.

Al final de cada mes:

1. Comprueba las horas registradas del empleado a tiempo parcial en su pestaña Registro de jornada.
2. Utiliza la cifra para calcular sus ausencias retribuidas mensuales.
3. Ajusta su saldo en consecuencia.

Pago de salarios durante las ausencias

Para asegurarte de que los empleados que cobran por hora sigan recibiendo su salario durante un período de ausencia, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencias y activa la opción ¿Considerar las horas registradas durante las ausencias de este tipo como horas extras? Cuando se registra un día de ausencia, a los empleados se les pagará por las horas designadas para ese día en el horario de trabajo.

Dependiendo de si tus empleados tienen un horario fijo o flexible, te recomendamos activar o desactivar esta función.

Horario de trabajo fijo

Si tus empleados tienen días de trabajo fijos, debes habilitar la función ¿Considerar el tiempo registrado durante este tipo de ausencias como horas extras?. Esto garantiza que reciban el salario correspondiente también durante las vacaciones o cuando estén de baja por enfermedad.

Horario de trabajo flexible

Para los empleados con horarios de trabajo flexibles, es recomendable deshabilitar la opción ¿Considerar las horas registradas durante las ausencias de este tipo como horas extras? Si el número de horas por las que se debe pagar a los empleados en un día de ausencia difiere del número de horas especificado en el horario de trabajo. Cuando tengan un día de ausencia, los empleados deberán registrar la cantidad de horas trabajadas por las que se les debe pagar ese día de ausencia en la pestaña Registro de jornada de su perfil de empleado. Esto garantiza que el saldo general de asistencia de este grupo de empleados se muestre correctamente.

Consejo
Si en la empresa se está llevando el registro de la jornada de dos grupos de empleados diferentes, puede ser útil crear el mismo tipo de ausencia dos veces. De esta manera, los empleados con días de trabajo fijos pueden recibir automáticamente el salario por hora correspondiente por un día de ausencia y las horas indicadas durante la ausencia se cuentan como horas extras. Por otro lado, los empleados con días de trabajo flexibles deberán indicar las horas por las que deben ser retribuidos cada vez que introduzcan un día de ausencia.

Resumen