En este artículo te explicamos cómo gestionar los empleados a tiempo parcial en Personio y lo que debes tener en cuenta. 

En el caso de los empleados a tiempo parcial, tendrás que distinguir entre aquellos empleados que trabajan los mismos días cada semana y aquellos cuyos días de trabajo varían de una semana a otra. Para ello, deberás configurar adecuadamente los siguientes ajustes: introducir las horas semanales, definir el salario, definir el horario de trabajo y asignar el derecho a vacaciones. Dado que los empleados a tiempo parcial con un horario de trabajo flexible son un caso especial en lo que respecta al pago continuado de los salarios durante las ausencias, este punto se explicará por separado más adelante.

Horas semanales

Antes de introducir un horario de trabajo para un empleado a tiempo parcial, ve a Perfil del empleado > Información > Información de RR. HH. > Horas semanales e introduce las horas semanales para dicho empleado. A continuación, se establecerán las horas semanales con relación a las horas semanales del departamento asignado. Encontrarás más información sobre cómo ajustar las horas semanales en el artículo Configurar un puesto de trabajo a tiempo parcial.

Las horas semanales que introduzcas determinan el valor a tiempo parcial del empleado. Si el empleado tiene un salario fijo, también son relevantes para el cálculo del salario prorrateado.

Salario

La configuración del salario puede variar en función de si el empleado recibe un sueldo fijo o por hora.

Nota
En lo que respecta a los salarios fijos, el empleado cobra la misma cantidad cada mes. En los sueldos por hora, el salario mensual se calcula en función del pago por hora establecido, por lo que el importe a pagar dependerá del número de horas de asistencia introducidas y confirmadas en la pestaña de asistencia del perfil del empleado correspondiente.

Salario fijo

Para configurar un salario fijo, sigue estos pasos:

1. Ve a Perfil del empleado > Salario.
2. En la pestaña «Salario», haz clic en Editar y selecciona Añadir salario. 
3. A continuación, selecciona el tipo de salario Salario fijo. 
4. En la columna Salario (100 %) indica el salario que recibiría el empleado si trabajara a tiempo completo.
5. A continuación, introduce las horas de trabajo semanales del empleado. Personio calculará automáticamente el salario bruto que el empleado a tiempo parcial recibirá realmente.
   
   

   Consejo
   También puedes introducir primero las horas semanales y, a continuación, el salario bruto real.

6. Indica la fecha a partir de la que debería aplicarse el salario y haz clic en Guardar.

Salario por hora

Para configurar un salario por hora, sigue estos pasos:

1. Ve a Perfil del empleado > Salario.
2. En la pestaña «Salario», haz clic en Editar y selecciona Añadir salario. 
3. Seguidamente, selecciona el tipo de sueldo Salario por hora. 
4. Introduce el salario por hora y la fecha a partir de la cual debe aplicarse ese salario y haz clic en Guardar.

Notas
Si un empleado recibe un salario por hora, deberás tener en cuenta también lo siguiente:
▶ ︎Todas las horas de trabajo deben introducirse en la pestaña «Registro de la jornada» en el perfil del empleado. Encontrarás más información sobre el seguimiento del registro de jornada aquí.
▶︎ Debes definir los permisos de acceso correspondientes para los asalariados por hora y, si es necesario, establecer el proceso de aprobación pertinente.
▶︎ El importe a pagar se calcula en base a las horas introducidas durante el periodo de nómina.
▶︎ Los periodos de ausencia solo se pagan automáticamente a los empleados si se ha activado la función Considerar el tiempo registrado durante las ausencias de este tipo como horas extras en el tipo de ausencia correspondiente. Esta función se explica con más detalle al final de este artículo.▶︎ Si deseas que a los empleados que reciben un salario por hora se les abonen los días festivos, añade los salarios diarios correspondientes en la pestaña «Salario» del perfil del empleado.

Horario de trabajo

Un horario de trabajo refleja los días de trabajo de tus empleados y las horas objetivo mensuales y puede servir como base para calcular las vacaciones.Generalmente distinguimos entre horarios de trabajo fijos y horarios de trabajo flexibles.

Nota
En el caso de los empleados con salarios por hora, las horas trabajadas y confirmadas se incluyen directamente en el cálculo del sueldo. Por lo tanto, no es posible que los empleados con salarios por hora acumulen horas extras. En ese caso, el saldo de horas extras de los empleados con salarios por hora solo sirve para registrar cualquier trabajo adicional.

Horario de trabajo fijo 

En el caso de los empleados que tienen un horario fijo, las horas de trabajo se pueden distribuir entre los días correspondientes de la semana. Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Añadir horario. Una vez que hayas creado el horario de trabajo, deberás asignárselo a los empleados correspondientes. Descubre cómo Crear y asignar horarios de trabajo.

Horario de trabajo flexible

En el caso de los empleados con horarios flexibles, las horas de trabajo se pueden distribuir uniformemente entre los días laborables (normalmente de lunes a viernes). Si aún no dispones de un horario de trabajo adecuado, puedes crearlo en Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Añadir horario. A continuación, asigna el horario de trabajo al empleado correspondiente. Infórmate sobre cómo crear y asignar horarios de trabajo.

Derecho a vacaciones

Para conceder ausencias retribuidas por vacaciones, tendrás que crear las políticas de devengo correspondientes (complementos por vacaciones) en Personio y luego asignárselas a tus empleados. Una vez más, a la hora de calcular y asignar las políticas de devengo, hay que diferenciar entre los empleados con jornadas fijas y los que tienen jornadas flexibles. Consigue más información en el artículo Cómo configurar las políticas de devengo.

Horario de trabajo fijo

Puedes asignar una política de devengo definida anteriormente a tus empleados en Perfil del empleado > Ausencias. En Tipos de ausencias, selecciona, por ejemplo, el tipo de ausencia «Vacaciones pagadas» y, seguidamente, Administrar política. A continuación, selecciona la política de devengo que quieras asignar al empleado y la fecha en que se debe aplicar.

Esto determina, entre otras cosas, cuántos días de vacaciones se conceden a los empleados por un período específico.

Si los empleados a tiempo parcial tiene la misma cantidad de días de vacaciones pagadas que los empleados a tiempo completo, pero estos se prorratean en función de los días trabajados, puedes asignar la misma cantidad de días devengados a tus empleados a tiempo parcial que a tus empleados a tiempo completo. Personio calculará automáticamente el prorrateo de las ausencias retribuidas en función de la fecha de contratación y de los días laborables del horario de trabajo.

Para habilitar el cálculo prorrateado de las vacaciones, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada y activa la casilla Prorratear vacaciones en los horarios de trabajo correspondientes. Asimismo, introduce el valor de referencia para el cálculo prorrateado de las vacaciones. Esto determinará la cantidad de días hábiles que tus empleados deberán trabajar semanalmente para recibir la retribución por vacaciones completa.

Encontrarás más información al respecto en el artículo Cálculo prorrateado del derecho a permisos remunerados de los empleados a tiempo parcial.

Horario de trabajo flexible 

Si tienes empleados a tiempo parcial que trabajan de forma flexible en días diferentes, tendrás que crear un horario de trabajo para ellos. En el caso de los empleados con horarios flexibles, las horas de trabajo se pueden distribuir uniformemente entre los días laborables (normalmente de lunes a viernes). El devengo por vacaciones se basará en las horas trabajadas.

• El empleado de tipo D trabaja a tiempo parcial cinco días (de lunes a viernes), 20 horas a la semana

Ve a Ajustes > Horas de Trabajo y ausencias > Registro de jornada para crear ese horario de trabajo y ponle por nombre «Tiempo Parcial, 20 horas de lunes a viernes». Dado que en Personio las ausencias retribuidas por vacaciones se calculan en función de los días introducidos en el horario de trabajo, a los empleados que trabajen en días flexibles no se les puede asignar ausencias retribuidas por inactividad temporal. Para calcular correctamente las ausencias retribuidas por inactividad temporal de los empleados con un horario flexible, tienes dos opciones. O bien creas una política de devengo con 0 días y ajustas el saldo manualmente o creas políticas de devengo independientes y las asignas en consecuencia.

Devengo por vacaciones, opción 1: Crear una política de devengo de 0 días

Con esta opción, deberás calcular cada mes las ausencias retribuidas por inactividad temporal para estos empleados en función de las horas trabajadas.

1. En Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada, deshabilita la opción Prorratear vacaciones para el horario de trabajo en cuestión.
2. Luego, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencia y en el tipo de ausencia «Vacaciones pagadas» agrega, por ejemplo, una política de devengo de 0 días. 
3. Seguidamente, asigna esta política de devengo a los empleados correspondientes.

Al final de cada mes, deberás asignar manualmente a los empleados con días laborales flexibles una ausencia retribuida por inactividad temporal según las horas trabajadas. Descubre cómo ajustar los saldos de ausencias.

Devengo por vacaciones, opción 2: Crear políticas de devengo separadas

Con esta opción, deberás crear una política de devengo que asigne a esos empleados el importe exacto de la ausencia retribuida por inactividad temporal.

Ejemplo
Si un empleado a tiempo completo (que trabaja 40 horas por semana) tiene derecho a 25 días de vacaciones pagadas por año, este empleado recibiría 20/40 × 25 = 12,5 días. Por lo tanto, debes crear una política de devengo para las vacaciones pagadas de 12,5 días al año y asignar esta política a los empleados correspondientes.

Pago de salarios durante las ausencias

Para asegurarte de que los empleados a los que se les paga por horas sigan recibiendo su salario durante un periodo de ausencia, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencias y activa la opción ¿Considerar el tiempo registrado durante este tipo de ausencias como horas extras?. Cuando registren un día de ausencia, los empleados cobrarán las horas designadas para ese día en el calendario laboral. Encontrarás más información en el artículo Considerar el tiempo registrado durante las ausencias como horas extras.

Dependiendo de si tus empleados tienen un horario fijo o flexible, te recomendamos activar o desactivar esta función.

Horario de trabajo fijo

Si tus empleados tienen días de trabajo fijos, debes habilitar la función ¿Considerar el tiempo registrado durante este tipo de ausencias como horas extras?. Esto garantiza que reciban el salario correspondiente también durante las vacaciones o cuando estén de baja por enfermedad.

Horario de trabajo flexible

Para los empleados con horarios de trabajo flexibles, es aconsejable desactivar la función ¿Considerar el tiempo registrado durante este tipo de ausencias como horas extras? si el número de horas por el que los empleados deben ser pagados en un día de ausencia difiere del número de horas especificado en el horario de trabajo. Cuando estos empleados necesiten una ausencia de un día, tendrán que indicar el número de horas por las que deben ser retribuidos por ese día de ausencia en la pestaña «Registro de jornada» de su perfil de empleado. De este modo, se garantiza que el saldo de asistencia global de este grupo de empleados se muestre correctamente.

Consejo
Si en la empresa se está llevando el registro de la jornada de dos grupos de empleados diferentes, puede ser útil crear el mismo tipo de ausencia dos veces. De esta manera, los empleados con días de trabajo fijos pueden recibir automáticamente el salario por hora correspondiente por un día de ausencia y las horas indicadas durante la ausencia se cuentan como horas extras. Por otro lado, los empleados con días de trabajo flexibles deberán indicar las horas por las que deben ser retribuidos cada vez que introduzcan un día de ausencia.

Resumen