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Cómo usar los filtros de empleado para otorgar a tus empleados permisos de acceso personalizados a distintas áreas de Personio.
Los permisos de acceso personalizados son permisos que se configuran a medida, de manera que el empleado solo puede acceder a una información muy concreta (por ejemplo, un empleado solo podría ver la pestaña de datos personales de los empleados que pertenezcan a un equipo determinado).
Nota
Las áreas Mis informes, Personalizado y Todos los accesos no incluyen los propios datos del empleado. Si deseas que un empleado tenga acceso a sus propios datos, debes seleccionar el área de acceso Propio además del área de acceso correspondiente.
¿Cómo funcionan los filtros de empleado?
Los filtros de empleados te permiten restringir el acceso otorgado a los miembros con un rol determinado a cierta información de tus empleados.
Al configurar los filtros de empleado, podrás seleccionar varios atributos de empleado y los valores correspondientes a esos atributos. Todos los empleados con valores de atributos coincidentes (o no coincidentes) se incluirán en la selección.
Puedes elegir más de un valor para un atributo de lista de opciones en un filtro. Esto se aplica tanto a los atributos preestablecidos como a los personalizados. Por ejemplo, con el atributo de oficina, puedes seleccionar Londres y Múnich. Personio te mostrará los empleados de la ubicación en cuestión.También puedes seleccionar más de un valor para otros atributos preestablecidos como departamento, equipo y entidad legal.
Notas
▶︎ Los atributos de etiqueta no se pueden utilizar como filtros de empleados.
▶︎ Si utilizas un atributo personalizado para crear el filtro, el permiso de acceso a esa área específica se eliminará en caso de que alguna vez elimines el atributo personalizado.
Para configurar un filtro de empleado, sigue estos pasos:
- Selecciona el atributo por el que quieres filtrar.
- Determina si los empleados que cumplen ese valor deben ser incluidos en el filtro (es) o excluidos (no es).
- Introduce el valor de atributo concreto que el filtro debería buscar.
- Opcional: Haz clic en Añadir un filtro para agregar un filtro adicional. Esto reducirá aún más la selección de empleados, ya que solo los empleados que cumplan con todos los requisitos se incluirán en la selección.
Ejemplos:
▶︎ La oficina es Londres o Múnich: La selección de empleados incluirá a todos los empleados que tienen indicado el valor Londres o Múnich en el atributo Oficina.Puedes usar este filtro, por ejemplo, para otorgar acceso a un rol al equipo de trabajo de solo una ubicación de oficina concreta.
▶︎ El departamento es Marketing: La selección de empleados incluirá a todos los empleados que tienen indicado el valor Marketing en el atributo Departamento. Este filtro es útil, por ejemplo, para que el rol solo tenga acceso a los perfiles públicos de los empleados de un departamento en particular.
▶︎ Puesto de trabajo no es CEO: La selección de empleados incluirá a todos los empleados cuyo valor en el atributo Puesto no sea CEO.Con este filtro, el rol correspondiente tendría acceso a los perfiles públicos de todos los empleados, excepto al del CEO.
▶︎ El departamento es propio: Para los atributos creados en el tipo de atributo Lista de opciones, también es posible seleccionar el valor Propio.Si asignas este filtro a un rol que incluya dos empleados y el empleado A está en el departamento de Ventas y el empleado B en el de Customer Success, el empleado A tendrá acceso a todos los empleados en el departamento de Ventas y el empleado B a todos en el departamento de Customer Success.
Recuerda que no es posible incluir más de un filtro es para el mismo atributo en un permiso personalizado.Por ejemplo, si tenemos un primer filtro Departamento es Marketing y un segundo filtro Departamento es Ventas, Personio buscará empleados que estén en ambos departamentos al mismo tiempo.
¿Dónde se pueden usar los filtros de empleado?
Los filtros de empleado se pueden encontrar en Ajustes > Roles de empleado.
Para cada rol de empleado, puedes usar los filtros de empleado de tres maneras diferentes:
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- Al configurar los permisos de acceso para las diferentes áreas de Personio.
- Al configurar los permisos de acceso al calendario de la empresa.
- Al configurar un workflow de recordatorio.
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Filtros de empleado en los ajustes de los permisos de acceso
Para crear un filtro de empleado para los permisos de acceso generales, sigue estos pasos:
- Navega hasta Ajustes > Roles de usuario > Permisos de acceso .
- Haz clic en Personalizar.
- Haz clic en Agregar un filtro para configurar una selección determinada para un área de acceso.
- También puedes copiar el conjunto de reglas de filtro de otro filtro personalizado dentro del rol de empleado. Puedes hacerlo haciendo clic en Copiar desde existente. Esto te permite configurar rápidamente derechos de acceso personalizados idénticos en diferentes áreas de acceso dentro del mismo rol de empleado.
Filtros de empleados en los ajustes del calendario
Para crear un filtro de empleado para el calendario de la empresa, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Roles de usuario > Calendarios
- Selecciona el calendario para el que deseas definir los permisos de visualización especiales.
- Para crear un filtro de empleados aquí, selecciona Otros.
- Ahora, para definir un filtro, haz clic en Editar reglas personalizadas y, a continuación, en Agregar filtro.
Filtros de empleado dentro de los ajustes de recordatorios
Para crear filtros de empleados para los recordatorios, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Roles de empleado > Recordatorios
- Haz clic en añadir recordatorio de rol.
- Junto a de, selecciona Especial y luego haz clic en Agregar filtro.
Nota
No es posible diferenciar entre «es igual a» y «no es igual a» en los recordatorios. El atributo es siempre es igual a.