Descripción del proceso de implementación

 

En este artículo te ofrecemos una descripción general del proceso de implementación de Personio. El objetivo de este proceso es configurar una cuenta que se adapte específicamente a las necesidades de tu empresa y proporcionarte los conocimientos necesarios para integrar Personio en tu trabajo diario.

 

Primera toma de contacto

Si ya te has decidido a usar Personio, nuestro contacto de Ventas te informará de los primeros pasos que hay que seguir para implantar el software. Tendrás dos semanas para recabar todos los datos e información pertinentes antes de la fecha elegida para su implementación.

A continuación, el Implementation Manager se pondrá en contacto contigo para concertar una primera llamada telefónica y acordar el cronograma del proyecto, así como las primeras medidas que se adoptarán de cara a la implementación. Además, tendrás la oportunidad de plantear todas tus dudas y preguntas.

 

Persona de contacto y duración del proceso de implementación

Dependiendo del tamaño de tu empresa y del paquete de Personio elegido, tu Implementation Manager será tu persona de contacto por un período de tiempo que puede extenderse de 5 a 8 semanas. Por lo que respecta al calendario de implementación, te recomendamos que reserves tiempo suficiente para la configuración de la cuenta.

A título orientativo, te sugerimos reservar al menos dos horas a la semana para organizar dos llamadas telefónicas de una hora cada una y tiempo adicional para las configuraciones posteriores.

Durante las llamadas telefónicas compartiremos pantalla, artículos del Centro de ayuda y vídeos. Además, te facilitaremos material de ayuda antes y/o después de las llamadas para que siempre tengas una visión general de todos los pasos de la implementación.

 

Preparación

Puedes acceder a tu cuenta en la URL https://micuenta.personio.de/. Para que compruebes por ti mismo las posibilidades que ofrece Personio, tu cuenta ya contiene algunas configuraciones, empleados y plantillas a modo de ejemplo. Basándote en estas configuraciones, puedes personalizar tu cuenta en función de las necesidades de tu empresa. Al inicio del contrato, la cuenta de prueba se convertirá automáticamente en tu cuenta oficial e incluirá todas las funcionalidades que hayas solicitado dentro de tu paquete.

Si quieres ampliar las funcionalidades de tu cuenta de Personio, pincha aquí. Para conseguir más información sobre nuestros diferentes paquetes, visita nuestra página web.

Te recomendamos que, durante las dos semanas previas a la fecha de implementación, recopiles todos los datos necesarios. Esto es especialmente importante si todavía no tienes los datos de tus empleados en formato electrónico o si necesitas solicitarlos externamente. Personio te permite importar los datos de los empleados, salarios, asistencias, períodos de ausencia y solicitudes a través de Excel. Para todas esas importaciones, te proporcionamos las plantillas de Excel correspondientes.

 

Completar el proceso de configuración

Para empezar a usar tu cuenta, es necesario que completes primero el proceso de configuración. En Ajustes > Compañía, podrás consultar las indicaciones pertinentes.El proceso de configuración consta de tres ajustes básicos que se podrán modificar posteriormente.

setup-process_es.png

Al completar el proceso de configuración, todos los empleados incluidos en la demo se eliminarán y podrás empezar a configurar tu cuenta. Para comenzar con la implementación, debes realizar los ajustes que se indican a continuación:

  • Definición de autorizados para instrucciones y ayuda: en Ajustes > Ayuda > Empleados autorizados puedes definir hasta siete empleados que serán los encargados de las tareas de apoyo y decidir si también serán responsables por lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD.
  • Restricción del acceso a las cuentas de clientes: por defecto, los empleados de Personio no tienen acceso a tu cuenta. Para recibir ayuda durante la configuración inicial, es necesario que el Implementation Manager o nuestro personal de asistencia tengan acceso a tu cuenta.
  • Contrato para el tratamiento de datos personales: Personio tiene la obligación de formalizar un contrato para el tratamiento de datos personales con todos los clientes. Para agilizar este trámite para ambas partes, te ofrecemos la posibilidad de firmar el contrato directamente en Personio.

La firma del contrato para el tratamiento de datos personales es un requisito imprescindible para poder comenzar con la implementación.

 

Pasos para la implementación

En general, dependiendo de las funcionalidades que hayas elegido, la herramienta de Gestión de personal y la de Reclutamiento se instalan de manera independiente, pero te recomendamos que configures primero la de Gestión de personal. La implementación se divide en diferentes módulos, que deben ejecutarse en el orden indicado. A continuación, encontrarás artículos del Centro de ayuda que explican la configuración paso a paso mediante ejemplos prácticos:

Configuración de la Gestión de personal

  1. Importación de los datos de los empleados
  2. Configuración de oficinas y departamentos
  3. Importación de salarios
  4. Configuración de la nómina preliminar
  5. Configuración y asignación de horarios de trabajo
  6. Configuración de ausencias y régimen de contingentes
  7. Importación de ausencias
  8. Comprobación de los roles y derechos de acceso de los empleados
  9. Configuración de los procesos de aprobación
  10. Configuración de los procesos de incorporación y salida de empleados
  11. Configuración de plantillas de documentos

Configuración del reclutamiento

  1. Configuración de fases y categorías
  2. Configuración de los ajustes de correo electrónico
  3. Creación de entrevistas de trabajo
  4. Creación de hojas de evaluación
  5. Configuración del portal de empleo de Personio
  6. Establecimiento de canales externos
  7. Definición de los roles de reclutamiento

Además, Personio te ofrece un recorrido interactivo por su app para que puedas conocer todas las posibilidades que ofrece tu cuenta y configurar al mismo tiempo los ajustes básicos. Para obtener más información sobre el recorrido interactivo por la app y activarlo en tu cuenta, pincha aquí.

 

Fin de la implementación

Después de haber configurado junto con tu Implementation Manager todos los ajustes en Personio, efectuamos una doble comprobación de la cuenta a nivel interno para verificar que todo es correcto.A continuación, recibirás un correo electrónico con nuestros comentarios y toda la información pertinente.Para finalizar, en una última llamada telefónica, completaremos todos los ajustes que falten y refinaremos aquellos que puedan optimizarse junto con tu Gestor de Implementación. Asimismo, resolveremos todas las dudas y preguntas pendientes.

El último paso de la implementación es enviar una invitación a tus empleados para que se registren en Personio.Una vez concluido el proceso, tu Implementation Manager transferirá la cuenta al Servicio de Atención al Cliente.Esto no tiene mayor repercusión, ya que podrás seguir formulando tus preguntas por correo electrónico o por teléfono utilizando los mismos datos de contacto y estas se remitirán internamente a nuestro equipo de Atención al Cliente.

En caso de que no puedas completar la implementación en el plazo previsto, te ofrecemos la posibilidad de ampliarlo (coste adicional).

Además, podrás encontrar información detallada sobre la configuración e implementación de tu cuenta de Personio en nuestro Centro de ayuda, así como en nuestros manuales para administradores de Gestión de personal (última actualización: 03/2020) y Reclutamiento.

 

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