Descripción del proceso de implementación

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Este artículo proporciona una visión general de la implementación de Personio. El objetivo del proceso de implementación es configurar la cuenta de acuerdo con las necesidades específicas de tu empresa y adquirir un amplio conocimiento para incorporar Personio de la mejor manera posible a tu trabajo diario.

 

Primera toma de contacto

Después de la decisión de usar Personio, vas a recibir información importante en relación al proceso de implementación por parte del equipo/agente de ventas. Antes de la fecha oficial de comienzo de la implementación, vas a tener tiempo para recopilar toda la información necesaria para la misma así como para apuntarte a nuestro webinario “Preparación para la implementación”.

El equipo de implementación se pondrá en contacto contigo antes o, como muy tarde, al comienzo de la implementación, para proporcionarte toda la información necesaria en relación a la misma.

Aprovecha el tiempo hasta el comienzo de la implementación para recolectar todos los datos necesarios como, por ejemplo, datos del empleado, salarios, registros de jornada, periodos de ausencias, balances de ausencias, así como candidatos vía Excel. En Personio, tienes la opción de importar toda esta información gracias a las plantillas de Excel que te proporcionamos.

 

Proceso de implementaticón y duración

Dependiendo del tamaño de tu empresa así como del paquete contratado, la implementación durará aproximadamente entre cuatro y ocho semanas. Durante este tiempo, te proporcionaremos toda la información necesaria para llevar a cabo las configuraciones y controlaremos que todo esté en orden.

Te sugerimos que te reserves suficiente tiempo en tu agenda para finalizar la implementación dentro de los plazos establecidos.

Asegúrate de programar tiempo de sobra para poder configurar cada uno de los pasos. 

Durante, y por supuesto, después de la implementación, todos nuestros recursos en línea como el Centro de Ayuda, los tours interactivos, así como la Comunidad de Personio, estarán disponibles para ti. 

 

Preparación

Puedes acceder a tu cuenta en micuenta.personio.de. Para darte una primera visión de cómo se puede configurar Personio, tu cuenta ya incluye configuraciones y empleados de muestra y plantillas. Según esta configuración, puedes personalizar tu cuenta para que se adapte a tus necesidades. Al inicio del contrato, tu cuenta de prueba se convertirá de acuerdo con tu plan reservado. Se aplicarán todos los ajustes realizados hasta ese momento.

Si deseas ampliar tu plan reservado, puedes encontrar toda la información sobre cómo actualizar tu cuenta Personio aquí. También puedes encontrar una descripción general de nuestros diferentes planes en nuestro sitio web.

Utiliza el tiempo hasta el inicio de la implementación para conseguir todos los datos necesarios. Esto es especialmente importante si los datos de tus empleados aún no están disponibles en formato electrónico o si necesitas solicitar datos de empleados externos. En Personio tienes la posibilidad de importar datos de empleados, salarios, registro de asistencia, períodos de ausencia, saldos de ausencia, así como candidatos a través de un archivo Excel. 

Para todas estas importaciones te proporcionamos las correspondientes plantillas de Excel. 

 

Completa el proceso de configuración

Para comenzar a configurar tu cuenta te pedimos que primero completes el proceso de configuración. Para ello, aparece una nota correspondiente en Ajustes> Compañía. El proceso de configuración te guiará por tres pasos con las configuraciones básicas que se realizarán en tu cuenta; estas se pueden cambiar más tarde.

setup-process_es.png

Cuando se complete el proceso de configuración, se eliminarán todos los empleados de muestra para que puedas comenzar a configurar tu cuenta. Además, realiza los siguientes pasos antes del inicio de la implementación:

  • Designación de propietarios de la cuenta y propietarios del contrato: En Ajustes > AYUDA > Ayuda puedes definir qué empleados serán propietarios de la cuenta y/o propietarios del contrato. Los propietarios de la cuenta podrán ponerse en contacto con nuestro departamento de Atención al cliente para resolver todas las preguntas relacionadas con la cuenta de Personio, mientras que los propietarios del contrato serán el punto de contacto de nuestro equipo de Customer Growth para todos los temas relacionados con su suscripción a Personio. Además, ambos roles estarán autorizados para dar instrucciones en lo que respecta al tratamiento de datos en virtud del RGPD de la UE.
  • Acceso por suplantación: de forma predeterminada, los empleados de Personio no tienen acceso a tu cuenta. Para recibir asistencia durante la configuración inicial de tu cuenta, debes activar el acceso de suplantación para tu mánager de implementación o nuestro equipo de soporte.
  • Acuerdo de procesamiento de datos (APD): Personio está obligado por ley a firmar un acuerdo de procesamiento de datos APD con usted. Para minimizar los esfuerzos administrativos en ambos lados, ofrecemos la opción de firmar el APD directamente en Personio.

La implementación no puede comenzar sin un acuerdo de procesamiento de datos (APD) firmado por razones de privacidad de datos.

 

Pasos de la implementación

En general, se configuran las áreas Gestión de recursos humanos y Reclutamiento de forma independiente como parte de la implementación, dependiendo del conjunto de las funciones que hayas escogido. Serás tú mismo quien decida el orden a llevar a cabo en el caso de que tengáis alguna preferencia en concreto, ya que cada módulo se configura de manera independiente, si no, el mánager de implementación te propondrá el orden a seguir. 

A continuación encontrarás información detallada a través de artículos del Centro de Ayuda y vídeos explicativos que explican la configuración con ejemplos prácticos:

Configuración de la Gestión de personal

  1. Importación de los datos de los empleados
  2. Configuración de oficinas y departamentos
  3. Importación de salarios
  4. Configuración de la nómina preliminar
  5. Configuración y asignación de horarios de trabajo
  6. Configuración de ausencias y régimen de contingentes
  7. Importación de ausencias
  8. Comprobación de los roles y derechos de acceso de los empleados
  9. Configuración de los procesos de aprobación
  10. Configuración de los procesos de incorporación y salida de empleados
  11. Configuración de plantillas de documentos

Configuración del reclutamiento

  1. Configuración de fases y categorías
  2. Configuración de los ajustes de correo electrónico
  3. Creación de entrevistas de trabajo
  4. Creación de hojas de evaluación
  5. Configuración del portal de empleo de Personio
  6. Establecimiento de canales externos
  7. Definición de los roles de reclutamiento

 

Finalización de la implementación

Después de haber realizado todos los ajustes en Personio, se realiza una comprobación de la cuenta. En este punto también proporcionamos soporte con numerosos materiales, como artículos de buenas prácticas y listas de comprobación.

Si no puedes realizar la implementación en el tiempo previsto, tienes la opción de ampliarla con un coste adicional.

La implementación concluye invitando a tus empleados a Personio. Una vez completada la implementación, el equipo de implementación transferirá tu cuenta a nuestro equipo de atención al cliente. A partir de ese momento, podrás ponerte en contacto con nuestros compañeros por correo electrónico o por teléfono con preguntas o problemas para los que no hayas encontrado respuesta en el Centro de Ayuda o en nuestra Comunidad.

 

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