En este artículo te ofrecemos una descripción general de la implementación de Personio. El objetivo del proceso de implementación es configurar tu cuenta de acuerdo con las necesidades específicas de tu empresa, y ofrecerte toda la información necesaria para que puedas integrar mejor Personio en tu trabajo diario.
Antes de empezar
Una vez que te hayas decidido a utilizar Personio, tu persona de contacto del departamento de ventas te enviará una primera información importante sobre el proceso de implementación.
Antes de que llegue la fecha de inicio acordada oficialmente para la implementación, tendrás algo de tiempo para prepararte.
- Inscríbete en nuestro seminario web Preparación para la implementación para obtener más información sobre los pasos esenciales a llevar a cabo antes de la implementación.
- Recopila toda la información necesaria, como los datos de los empleados, los salarios, los registros de jornada, los periodos de ausencia, los saldos de las cuentas de ausencias y los solicitantes, para preparar las diferentes importaciones necesarias durante la implementación. Ya puedes empezar completando estas importaciones de Excel:
| Obligatorio | Esta importación constituye a su vez el primer paso en la configuración inicial de tu cuenta de Personio. Así pues, tiene sentido empezar la implementación importando los datos maestros de los empleados, ya que de ese modo podrás definir los horarios de trabajo y la políticas de devengos. | |
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Obligatorio |
Transfiere los salarios de tus empleados, como los salarios fijos y por hora históricos y actuales. Los datos importados se pueden ampliar fácilmente con otros tipos de compensaciones, como las bonificaciones por desplazamiento. Además, podrás añadir pagos de bonus flexibles. |
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Obligatorio |
Importa los periodos de ausencias pasadas y futuras de tu sistema actual a Personio. Esto te garantizará que trabajarás con los saldos de devengo correctos. | |
| Importar los datos de los candidatos | opcional |
También puedes importar los datos que dispongas de tus candidatos a Personio. Otra posibilidad es introducir los candidatos manualmente en el sistema. |
Además, puedes importar a Personio los documentos que dispongas de tus empleados, ya sea manualmente o a través de la opción de subida en bloque o de una integración de API. Encontrarás toda la documentación técnica en nuestro Centro para desarrolladores.
Nota
La importación de los datos y las ausencias de los empleados puede llevar un tiempo de adquisición de datos considerable en función del tipo de datos de los que dispongas. Asegúrate de tenerlo todo preparado antes de empezar con la implementación.
Consejo
Encontrarás más información sobre las importaciones en los artículos Cómo realizar una importación y ¿Por qué la importación no funciona?.
Persona de contacto y duración del proceso de implementación
El equipo de implementación se pondrá en contacto contigo antes o, como muy tarde, en el momento planeado para iniciar la implementación para proporcionarte toda la información y los recursos necesarios.
Los documentos para la implementación incluyen los plazos que deberás seguir para llevar a cabo los ajustes e importaciones. Es importante que programes el tiempo suficiente para garantizar que la implementación se complete dentro marco temporal establecido.
También debe asegurarte de que las personas de contacto pertinentes dentro de la empresa estén disponibles para ayudar en el proceso de implementación en el momento en que sea necesario.
Preparación
Puedes acceder a tu cuenta en la URL micuenta.personio.de. Para que compruebes por ti mismo las posibilidades que ofrece Personio, tu cuenta ya contiene algunas configuraciones, empleados y plantillas a modo de ejemplo. Basándote en estos ajustes, podrás personalizar tu cuenta en función de las necesidades de tu empresa. Tan pronto como el contrato entre en vigor, la cuenta de prueba se convertirá automáticamente en tu cuenta oficial e incluirá todas las funcionalidades incluidas en tu paquete. Se mantendrán todos los ajustes realizados hasta el momento.
Si quieres ampliar las funcionalidades incluidas en tu plan, consulta ¿Cómo puedo mejorar mi plan?. En nuestro sitio web encontrarás una visión general de los diferentes planes disponibles.
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Completar el proceso de configuración
Es necesario que completes primero el proceso de configuración antes de empezar a usar tu cuenta. En Ajustes > Empresa, podrás consultar las indicaciones pertinentes. El proceso de configuración consta de tres pasos básicos que podrás modificar posteriormente si lo deseas.
Una vez finalizada la configuración, se eliminarán todos los datos de los empleados de ejemplo para que puedas empezar a configurar tu cuenta.
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Acuerdo de procesamiento de datos (APD)
Personio tiene la obligación de formalizar un acuerdo para el tratamiento de datos personales con todos sus clientes. Para agilizar este trámite para ambas partes, puedes firmar el APD directamente en Personio.
Nota
Por cuestiones de privacidad de datos, la implementación no podrá iniciarse sin un APD firmado. -
Propietarios de la cuenta y propietarios del contrato
Deberás definir los propietarios de la cuenta y los propietarios del contrato en Ajustes > Asistencia > Asistencia. Los propietarios de la cuenta pueden ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente si tienen preguntas técnicas, mientras que los propietarios del contrato están en contacto con el departamento de crecimiento del cliente para asuntos relacionados con la suscripción. Estos empleados también estarán autorizados a emitir instrucciones dentro del alcance del RGPD de la UE.
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Acceso por suplantación
Por defecto, los empleados de Personio no tienen acceso a la cuenta. Para recibir asistencia durante la configuración inicial de la cuenta, deberás conceder el acceso por suplantación a tu administrador de la implementación o a nuestro equipo de asistencia.
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Información de facturación
Comprueba que la información de facturación se haya rellenado correctamente en Ajustes > Asistencia > Plan y facturación > Información de facturación.
Pasos para la implementación
Durante la implementación, deberás configurar e importar varios datos de los empleados por tu cuenta. Nuestros materiales de aprendizaje, como los artículos que encontrarás en el centro de ayuda, los paseos guiados interactivos o la sección dedicada a la comunidad, están a tu disposición para ayudarte durante este proceso.
Para la configuración de los ajustes de cada módulo, encontrarás información paso a paso, así como un artículo dedicado al control de calidad que te indicará cuáles son la tareas imprescindibles a realizar.
| Módulos de reclutamiento (si corresponde) | |
| Portal de empleo y puestos de trabajo |
▶ Cómo conectar tu portal de empleo con Personio ▶︎ Configurar el portal de empleo ▶︎ Personalizar y dar forma al portal de empleo ▶︎ Configurar la comunicación con los candidatos por correo electrónico ▶︎ Crear y promocionar puestos de trabajo ▶︎ Revisión de la configuración: portal de empleo y puestos de trabajo |
| Gestión de candidatos |
▶︎ Configurar las fases y las categorías de reclutamiento ▶︎ Configurar los tipos de entrevista y las invitaciones ▶︎ Crear formularios de evaluación |
Introducción a otras áreas del producto
Hay otras funciones que se pueden configurar en Personio en una etapa posterior. Encontrarás más información sobre estas áreas del producto en los siguientes artículos:
- Descripción general del área de Desempeño y desarrollo en Personio
- Descripción general de Personio Conversations
- Descripción general de los pasos para configurar la integración de DATEV y de los recursos de asistencia disponibles
Fin de la implementación
Una vez que hayas realizado todos los ajustes en Personio, se deberá llevar a cabo una revisión de la cuenta. Todos las ajustes deberán configurarse correctamente para poder completar la implementación. Puedes consultar los artículos relacionados con la revisión de la configuración de cada módulo para asegurarte de que todos los ajustes se hayan hecho adecuadamente. También puedes participar en nuestro seminario web sobre calidad para obtener más información.
Si crees que no podrás completar la implementación a tiempo, puedes ponerte en contacto con el equipo de implementación a través de Resuelve tus dudas.
La implementación se dará por terminada cuando recibas el visto bueno tras la revisión de la cuenta. Será entonces cuando podrás empezar a invitar a tus empleados a Personio.
Una vez completada la implementación, el equipo de implementación pondrá tu cuenta en manos de nuestro equipo de atención al cliente. A partir de aquí, ya podrás ponerte en contacto con nuestros compañeros por correo electrónico o teléfono si tienes alguna duda o problema para los que no hayas encontrado respuesta en el Centro de ayuda o en nuestra comunidad.
Obtener asistencia
Una vez finalizada la implementación, seguirás teniendo acceso a los recursos de aprendizaje que utilizaste para configurar las cuentas, como, por ejemplo, el Centro de ayuda o paseos guiados interactivos. También encontrarás ayuda, consejos útiles y respuestas a tus preguntas en nuestra comunidad. Te recomendamos que visites la sección «Resuelve tus dudas» para acceder a todos los recursos disponibles.
Si necesitas más ayuda, los propietarios de la cuenta y del contrato pueden ponerse en contacto con nuestro equipo de atención al cliente a través de la sección «Resuelve tus dudas».