Descripción del proceso de implementación

Please note that the content of this article varies depending on the country in which your company is located. If your company is located in Spain, Germany or France, please click here: 🇪🇸  🇩🇪  🇫🇷

 

This article provides an overview of your implementation of Personio. The goal of the implementation process is to configure your account according to your company's specific needs and gain extensive knowledge to best integrate Personio into your day-to-day work.

 

Primera toma de contacto

After you have decided to use Personio, you will receive the first important information regarding the implementation process from your sales contact. Prior to the officially agreed implementation start date, you have sufficient time to gather all the data and information needed for the implementation and to register for our webinar "Preparation for your Implementation".

The Implementation Team will contact you before or at the latest at the start of the implementation to provide you with all necessary information regarding your implementation.

Use the time until the start of implementation to acquire all necessary data like employee data, salaries, attendance times, absence periods, absence account balances as well as applicants via Excel. In Personio you have the possibility to import this information and we provide you with the corresponding Excel templates.

 

Persona de contacto y duración del proceso de implementación

Depending on the size of your company and the scope of your Personio package, the implementation takes between 4 and 8 weeks. During this time, we will provide you with all the information you need and also monitor the progress of your implementation. Regarding your time planning, we ask you to schedule enough time until the implementation is completed to complete your implementation within the scheduled Time Frame.

Please schedule enough time for the configuration of the individual steps.

During and of course after the implementation, all our (interactive) learning materials such as our Helpcenter, interactive tours, Webinars as well as our Community are available to you.

 

Preparación

You can access your account at myaccount.personio.de. To give you a first impression of how Personio can be configured, your account already contains some sample configurations, employees and templates. Based on these settings, you can adjust your account to your particular requirements. As soon as your contract starts, your test account is converted to your actual account, including all functionalities you have booked within your package. Any settings that have been made up to this point will be adopted.

Si quieres ampliar las funcionalidades de tu cuenta de Personio, pincha aquí. Para conseguir más información sobre nuestros diferentes paquetes, visita nuestra página web.

Use the time until the start of implementation to acquire all necessary data. This is especially important if your employee data is not yet available to you in electronic form or if you need to request employee data externally. In Personio you have the possibility to import employee data, salaries, attendance times, absence periods, absence account balances as well as applicants via Excel. 

For all these imports we provide you with corresponding Excel templates.

 

Completar el proceso de configuración

Para empezar a usar tu cuenta, es necesario que completes primero el proceso de configuración. En Ajustes > Compañía, podrás consultar las indicaciones pertinentes.El proceso de configuración consta de tres ajustes básicos que se podrán modificar posteriormente.

setup-process_es.png

Al completar el proceso de configuración, todos los empleados incluidos en la demo se eliminarán y podrás empezar a configurar tu cuenta. Para comenzar con la implementación, debes realizar los ajustes que se indican a continuación:

  • Authorizing employees for support and instructions: Go to Settings > Support > Authorized employees for support and instructions to define up to two employees who will be authorized to request support. Also decide whether these employees will be authorized to issue instructions within the scope of the EU GDPR.
  • Restricción del acceso a las cuentas de clientes: por defecto, los empleados de Personio no tienen acceso a tu cuenta. Para recibir ayuda durante la configuración inicial, es necesario que el Implementation Manager y/o nuestro personal de asistencia tengan acceso a tu cuenta.
  • Contrato para el tratamiento de datos personales: Personio tiene la obligación de formalizar un contrato para el tratamiento de datos personales con todos los clientes. Para agilizar este trámite entre ambas partes, te ofrecemos la posibilidad de firmar el contrato directamente en Personio.

La firma del contrato para el tratamiento de datos personales es un requisito imprescindible para poder comenzar con la implementación.

 

Pasos para la implementación

En general, dependiendo de las funcionalidades que hayas elegido, la herramienta de Gestión de personal y la de Reclutamiento se instalan de manera independiente, pero te recomendamos que configures primero la de Gestión de personal. La implementación se divide en diferentes módulos, que deben ejecutarse en el orden indicado. A continuación, encontrarás artículos del Centro de ayuda que explican la configuración paso a paso con ejemplos prácticos:

Configuración de la Gestión de personal

  1. Importación de los datos de los empleados
  2. Configuración de oficinas y departamentos
  3. Importación de salarios
  4. Configuración de la nómina preliminar
  5. Configuración y asignación de horarios de trabajo
  6. Configuración de ausencias y régimen de contingentes
  7. Importación de ausencias
  8. Comprobación de los roles y permisos de acceso de los empleados
  9. Configuración de los procesos de aprobación
  10. Configuración de los procesos de onboarding y offboarding
  11. Configuración de plantillas de documentos

Configuración del reclutamiento

  1. Configuración de fases y categorías
  2. Configuración de los ajustes de correo electrónico
  3. Creación de entrevistas de trabajo
  4. Creación de hojas de evaluación
  5. Configuración del portal de empleo de Personio
  6. Establecimiento de canales externos
  7. Definición de los roles de reclutamiento

Además, Personio te ofrece un recorrido interactivo por su app para que puedas conocer todas las posibilidades que ofrece tu cuenta y configurar al mismo tiempo los ajustes básicos. Para obtener más información sobre el recorrido interactivo por la app y activarlo en tu cuenta, pincha aquí.

 

Fin de la implementación

After you have made all settings in Personio, an account check takes place. Here we also support you with numerous materials such as best practice articles and checklists.

En caso de que no puedas completar la implementación en el plazo previsto, te ofrecemos la posibilidad de ampliarlo (coste adicional).

The implementation is completed by inviting your employees to Personio. After the implementation is complete, the Implementation Team will hand over your account to our Customer Service Team. You can then contact our colleagues via email or phone with questions or problems for which you did not find answers in the Helpcenter or in our Community.

 

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