Cómo configurar recordatorios para las reuniones de evaluación

 

En este artículo te mostramos cómo recordar a ciertos empleados las reuniones de evaluación de forma puntual y recurrente.

 

Por ejemplo, puedes utilizar esta función para recordar a los puestos de dirección las reuniones de evaluación programadas (revisiones anuales, reuniones de desarrollo, etc.).

A continuación, analizaremos a modo de ejemplo dos tipos diferentes de reuniones de evaluación.

Ejemplo 1: recordatorio de reunión de evaluación basado en la fecha de contratación

Ejemplo 2: recordatorio de reunión de evaluación en momentos específicos del año natural

Para utilizar la función de recordatorio para las reuniones de evaluación, primero es necesario que realices los pasos previos a continuación.

Consulta este artículo para encontrar más ejemplos útiles de cómo utilizar esta función (p. ej., para recordar los cumpleaños).

 

Pasos previos

Creación de una nueva sección de empleado y nuevos atributos

En Personio, puedes configurar recordatorios para todos los atributos creados con el tipo fecha. Por lo tanto, es importante que primero crees los diferentes tipos de reuniones de evaluación como atributos.

  • Para crear una nueva sección para las reuniones de evaluación, ve a Ajustes > Información del empleado > Secciones. En este enlace encontrarás más información sobre cómo crear nuevas secciones en el perfil del empleado.
  • Ahora ve a Ajustes > Información del empleado > Atributos > Añadir atributo y crea un nuevo atributo de fecha para cada reunión de evaluación sin hacer referencia a la fecha de contratación en la sección que acabas de crear.

feedback-meeting-attribute_es.png

En Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso tienes que asignar a los roles correspondientes, como mínimo, el permiso Ver para la sección creada (p. ej., Reuniones de evaluación) para poder configurar después los recordatorios. Consulta este artículo para saber cómo crear y administrar roles de empleado.
Puedes conceder acceso fácilmente a los supervisores a través del rol Todos los empleados. Si marcas la casilla Team, todos los empleados recibirán el permiso Ver o Editar respecto de los empleados de los que son supervisores. Puedes encontrar más información sobre este concepto en este artículo.


Creación de una plantilla para la importación de datos

Puedes utilizar la función de importación para subir en bloque todas las reuniones de evaluación previamente programadas.

Utiliza la función de exportación de la lista de empleados para generar una plantilla de importación para tus reuniones de evaluación. Para ello, ve a la lista de empleados y exporta, junto con la dirección de correo electrónico, todos los atributos que quieras, que guarden relación con las reuniones de evaluación.

feedback-meeting-export_es.png

En este artículo encontrarás más información sobre la función de exportación de la lista de empleados.

Utiliza este archivo exportado como plantilla de importación e introduce todas las fechas de las reuniones de evaluación correspondientes (DD.MM.AA) de tus empleados.

Ten en cuenta que aquí solo debes introducir las reuniones que vayan a tener lugar en el futuro. En los pasos a continuación, te explicamos cómo configurar recordatorios anuales recurrentes para estas fechas.

 

Ejemplo 1: recordatorio de reunión de evaluación basado en la fecha de contratación

Esta opción es útil si se celebran reuniones de evaluación durante el período de prueba y quieres establecer un recordatorio para que tus empleados las planifiquen. En este caso, las fechas de las reuniones se establecen en función de la fecha de contratación del empleado y, por lo tanto, tienen lugar en cualquier momento del año natural.

    1. Selecciona en qué momento del período de prueba deben tener lugar las reuniones de evaluación. Por ejemplo, puedes seleccionar que se celebre una reunión intermedia después de los tres primeros meses de la fecha de contratación y una reunión de evaluación final tras los seis primeros meses de la fecha de contratación.
    2. Ve a Ajustes > Roles de empleado y selecciona a qué rol de empleado quieres enviar un recordatorio sobre las reuniones de evaluación (p. ej., a todos los supervisores).
    3. A través de la pestaña Recordatorios, puedes crear un nuevo recordatorio para el atributo Fecha de contratación para todos los empleados (p. ej., pasadas 14 semanas). Al seleccionar "Recordar a todos los empleados la fecha de contratación de "Mis subordinados" el recordatorio se activa para todos los empleados que estén registrados como supervisores en los perfiles de los empleados.
    4. Es aconsejable guardar el recordatorio de una reunión de evaluación como una "tarea", ya que las tareas, a diferencia de los "recordatorios", no vencen automáticamente.
      feedback-meeting-reminder-hire-date_es.png
    5. Crea otro recordatorio para el atributo "Fecha de finalización del período de prueba" para todos los empleados (p. ej., 2 semanas antes de que finalice el período de prueba). Añade un comentario como, por ejemplo: "Hay que organizar una reunión de evaluación final antes de que finalice el período de prueba".

De esta manera, podrás recordar a su debido tiempo a los roles pertinentes (unas dos semanas antes de cumplir la mitad del período de prueba y dos semanas antes de que este concluya) que concierten una reunión.

También puedes usar estos recordatorios cuando la frecuencia de las reuniones siga siendo la misma pasado el período de prueba y estas sigan vinculadas a la fecha de contratación. Para ello, marca la casilla de Recordatorio anual.

Asegúrate de que los empleados que van a recibir un recordatorio tengan al menos asignado el permiso Ver para las secciones en las que se encuentran los atributos. Para obtener más información sobre los permisos de acceso, haz clic aquí.

 

Ejemplo 2: recordatorio de reunión de evaluación en momentos específicos del año natural

Esta opción se recomienda para todas las evaluaciones de empleados que se vayan a realizar en un momento específico del año natural, independientemente de la fecha de contratación.

  1. Introduce los datos sobre las próximas reuniones de evaluación en la plantilla de importación (p. ej., para la "revisión anual"). Selecciona una fecha específica del año, por ejemplo: junio para la "revisión semestral" y diciembre para la "revisión anual". También puedes introducir estos datos manualmente en el perfil del empleado (atributo revisión semestral/anual).
  2. Para importar los datos, ve a Importar > Subir empleados en bloque. Para obtener más información sobre las importaciones, haz clic aquí.
  3. Ve a Ajustes > Roles de empleado y selecciona a qué rol de empleado quieres enviar un recordatorio sobre las reuniones de evaluación (p. ej., a todos los empleados).
  4. Selecciona la pestaña Recordatorios para este rol de empleado. Crea un nuevo recordatorio para el atributo "revisión anual" para todos los empleados. Si quieres recibir un recordatorio de esta fecha cada año, marca la casilla Recordatorio anual. Al seleccionar "Recordar a todos los empleados la revisión anual de Mis subordinados", el recordatorio se activa para todos los empleados que estén registrados como supervisores en los perfiles de los empleados.
    Añade un comentario como, por ejemplo: "Organizar revisión anual"
    feedback-meeting-reminder-fixed-dates_es.png

De esta manera, todos los supervisores recibirán anualmente un recordatorio de la revisión anual una semana antes de la fecha almacenada en el perfil del empleado.

 

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