Notificaciones y recordatorios en el proceso de reclutamiento

 

Para facilitar la comunicación y la gestión de candidatos, Personio te permite configurar notificaciones para diversos eventos y roles.

Por lo general, para que los empleados puedan recibir notificaciones de Personio por correo electrónico, debes haber activado previamente esta opción en Ajustes > Compañía > Notificaciones por correo electrónico habilitadas.

 

Roles del empleado

Por norma general, los empleados a los que se ha concedido acceso al área de Reclutamiento en Ajustes > Roles del empleado > Permisos de acceso recibirán una notificación por correo electrónico cuando llegue una nueva solicitud a la bandeja de entrada de reclutamiento. En caso de que no quieran recibir estas notificaciones, podrán desactivarlas en sus ajustes personales. Para obtener más información sobre cómo configurar las notificaciones personales por correo electrónico, haz clic aquí.

 

Roles de reclutamiento

Al definir y asignar roles de reclutamiento, podrás configurar notificaciones por correo electrónico adicionales para la sección de Reclutamiento. Ten en cuenta que para asignar roles de reclutamiento no es necesario tener asignados permisos de acceso para la sección Reclutamiento, sino que podrás asignar estos roles a todos los empleados de tu empresa. Encontrarás más información sobre la creación de roles de reclutamiento aquí.

Ve a Ajustes > Reclutamiento > Roles para definir las notificaciones por correo electrónico para los roles de reclutamiento. Aquí podrás crear un nuevo rol haciendo clic en Añadir un nuevo rol de reclutamiento... o seleccionar un rol ya existente. A continuación, en Notificaciones, pulsa en Editar y selecciona los eventos para los que este rol debe recibir notificaciones por correo electrónico.

En la siguiente tabla podrás ver un resumen de los eventos disponibles:

Envío de notificaciones

Descripción

Nueva candidatura

Cuando se recibe una nueva candidatura para la oferta de empleo correspondiente

Nuevo mensaje

Cuando se recibe un nuevo mensaje para la candidatura correspondiente

Nueva nota

Cuando se añade una nota nueva a la candidatura correspondiente

Nuevo comentario

Cuando se recibe respuesta a la solicitud de un comentario

Nueva evaluación

Cuando se añade una nueva evaluación a la candidatura correspondiente

 

Además de las notificaciones por correo electrónico definidas para cada rol, los empleados también recibirán notificaciones si se les ha invitado a participar en una entrevista, solicitado comentarios o completar un formulario de evaluación sobre un candidato.

 

Solicitudes de entrevista

Al crear una entrevista en el perfil de un candidato, podrás añadir a otros empleados como participantes. Ten en cuenta que los participantes no recibirán la notificación correspondiente mientras la entrevista aparezca como Creada. Las entrevistas con este estado solo aparecen en el calendario de reclutamiento y serán únicamente visibles para los empleados con los permisos de acceso correspondientes. En cuanto el estado de la entrevista cambie a Programada, todos los participantes recibirán una invitación por correo electrónico. Si hubiese que cancelar la entrevista, esta aparecería como Cancelada y se informaría de nuevo por correo electrónico a todos los participantes.

El día de la entrevista, tanto el organizador como los participantes verán en el panel Entrevistas hoy de sus pantallas de inicio un resumen con la siguiente información: comienzo y duración de la entrevista, nombre del candidato, puesto para el que se postula y organizador de la entrevista. Al colocar el cursor sobre el nombre del organizador, se mostrarán también los nombres de los participantes: 

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Ten en cuenta que el organizador de la entrevista no recibirá una invitación de calendario por separado.

 

Solicitudes de evaluación

Siempre que invites a los empleados a una entrevista, puedes solicitar que completen una evaluación. Al hacerlo, además de la invitación a la entrevista por correo electrónico, recibirán también una notificación en su panel. También podrás configurar recordatorios automáticos para que los empleados completen el formulario de evaluación en el intervalo de tiempo que hayas definido. Una vez completado el formulario, el recordatorio desaparecerá del panel y ya no recibirán más recordatorios por correo electrónico.

Otra forma de solicitar formularios de evaluación es a través del botón Solicitar revisión en el perfil del candidato. Al pulsar este botón, en lugar del formulario de evaluación, también tienes la opción de solicitar un comentario de revisión. En este caso, el empleado en cuestión también recibe una notificación por correo electrónico y otra en su panel. Asimismo, podrás configurar recordatorios automáticos para que los empleados realicen el comentario de revisión o completen el formulario de evaluación en el intervalo de tiempo que hayas definido. 

A continuación, encontrarás un resumen de los tipos de notificaciones que puedes recibir al solicitar entrevistas, solicitudes de evaluación y de revisión:

 

Tipo de notificación

 

 

Panel de control

Correo electrónico

Recordatorio automático por correo electrónico (opcional)

Entrevista

 

 

 

creada

no

no

no

programada

no

no

completada

no

no

no

cancelada

no        

no

Evaluación

Solicitud de revisión

 

 

 

Formulario de evaluación

Comentario de revisión

 

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