Los procesos de aprobación pueden variar según el grupo de empleados, el departamento, la ubicación, etc. Puedes crear pasos de aprobación personalizados para grupos de empleados específicos a través de los filtros y conjuntos de reglas. Una vez que agregas un conjunto de reglas, los empleados que coinciden con los criterios del filtro están exentos del workflow de aprobación predeterminado. A continuación, puedes configurar diferentes pasos de aprobación para estos empleados.
Para crear un proceso de aprobación personalizado, debes:
- Crear filtros de empleados.
- Añadir un conjunto de reglas en los ajustes de aprobaciones y usar el filtro de empleado.
Filtros de empleado
Los filtros de empleado definen los criterios que debe cumplir un empleado para que se le asigne un proceso de aprobación personalizado. Al crear un filtro, puedes agregar reglas basadas en atributos en Personio. Por ejemplo, agrega una regla en la que los empleados deban tener un rol, estado o fecha de contratación específicos, etc. para ser considerados en el filtro.
Crear filtros de empleados
Para crear un filtro de empleados, sigue estos pasos:
- Ve a los ajustes de Aprobaciones a través de Ajustes > Automatizaciones > Aprobaciones.
- Selecciona la pestaña correspondiente de registro de jornada, información del empleado o tipo de ausencia que requiere un proceso de aprobación personalizado.
- Haz clic en Gestionar filtro de empleados.
- Introduce un nombre para el filtro en el cuadro de texto y haz clic en el símbolo +.
- Aparece el filtro recién creado. Haz clic en Editar.
- Haz clic en + Añadir regla y utiliza los menús desplegables para definir el filtro por atributo. Haz clic en Guardar.
- Es igual a: incluye a cualquier empleado que coincida con los criterios del filtro.
- No es igual a: excluye del filtro a cualquier empleado que coincida con los criterios.
- Añade más reglas para refinar el filtro. Solo puedes usar la regla “es igual a” una vez por atributo. Consulta Lógica y reglas de filtrado de empleados.
- Pulsa en Guardar.
Una vez que hayas creado un filtro de empleado, deberás añadir un conjunto de reglas al proceso de aprobación.
Ejemplo de configuración:
Planeta quiere crear un proceso de aprobación personalizado para todos los empleados del departamento de marketing de su oficina de Nueva York. Para crear un filtro para este grupo de empleados, agregan las siguientes reglas al filtro:
- Regla 1: Departamento es igual a Marketing
- Regla 2: Oficina es igual a Nueva York
Nota:
Evalúa la lógica detrás de los filtros de empleado para evitar la superposición de reglas y asegúrate de crear filtros lo más precisos posible.
Reglas y lógica de filtro de empleados
Al crear un filtro de empleado , se aplican las siguientes reglas:
- Los criterios están vinculados por la lógica AND. Un filtro solo se aplicará a los empleados que cumplan con todos los criterios ingresados dentro de las reglas.
- En un filtro de empleado no se puede incluir más de una regla “es igual a” para el mismo atributo. Por ejemplo, no puedes agregar una regla “Departamento es igual a Marketing” y una regla “Departamento es igual a Atención al cliente” dentro del mismo filtro.
- Para incluir más de una regla para el mismo atributo, utiliza la lógica inversa. Añade una regla “no es igual” varias veces hasta que excluyas todos los atributos excepto los necesarios.
- Cada empleado sólo puede estar sujeto a un conjunto de reglas. Si se aplican conjuntos de reglas superpuestos al mismo empleado, se aplicará el conjunto de reglas más reciente.
Ejemplo de escenario de reglas superpuestas
Planeta quiere crear dos procesos de aprobación personalizados para las solicitudes de inactividad temporal:
- Una para las solicitudes de inactividad temporal presentadas por los empleados del departamento de Ventas.
- Una para las solicitudes de inactividad temporal presentadas por los empleados de la oficina de Londres.
Para configurar estos procesos de aprobación personalizados, un administrador de Planeta crea dos filtros de empleado separados:
- Un filtro contiene la regla “Departamento es igual a Ventas”.
- Un filtro contiene la regla “Oficina es igual a Londres”.
El administrador de Planeta añade dos nuevos conjuntos de reglas al tipo de ausencia “Inactividad temporal remunerada” en los ajustes de Aprobaciones. Un conjunto de reglas utiliza el filtro de empleado del departamento de ventas y otro conjunto de reglas utiliza el filtro de empleado de la oficina de Londres.
Problema: esta combinación contiene solapamientos. Los empleados de la oficina de Londres que también son miembros del departamento de Ventas ahora se incluyen en dos filtros diferentes. En este caso, Personio no puede asignar un proceso de aprobación único y utiliza de forma predeterminada el conjunto de reglas más reciente, “Oficina es igual a Londres”.
Solución: el administrador de Planeta puede evitar esta superposición refinando el filtro “Oficina es igual a Londres”. Puede añadir otra regla: “Departamento no es igual a Ventas”.
Conjuntos de reglas
Después de crear un filtro de empleado, debes agregar un conjunto de reglas a la aprobación que requiere un proceso personalizado.
Añadir un conjunto de reglas a un proceso de aprobación
Para eliminar un proceso de aprobación existente, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Workflow > Aprobaciones.
- Selecciona la pestaña de ausencia, registro de jornada o información del empleado que requiera un proceso de aprobación personalizado.
- Haz clic en Añadir nuevo conjunto de reglas.
- Selecciona el filtro de empleado deseado y haz clic en Agregar.
- Haz clic en Añadir paso de aprobación y define la cadena de pasos de aprobación para el grupo de empleados filtrado. Añade hasta seis pasos.
- Haz clic en Save.
Los pasos descritos en el conjunto de reglas se aplicarán a todos los empleados que coincidan con los criterios del filtro seleccionado. Repite los pasos anteriores para cada área (ausencia, registro de jornada, información de los empleados) que requiera este proceso de aprobación personalizado.
Conjuntos de reglas de ejemplo
Aprobación personalizada para un grupo de empleados específico
El proceso de aprobación predeterminado de Planeta requiere que los supervisores aprueben las solicitudes de inactividad temporal. Sin embargo, Planeta requiere que todas las solicitudes de inactividad temporal presentadas por miembros del departamento de Atención al cliente sean aprobadas por el jefe de Atención al cliente. Para crear una aprobación personalizada, un administrador de Planeta debe:
- Crear un filtro de empleado llamado “Departamento de Atención al cliente”
- Añadir una regla al filtro: “Departamento es igual a Atención al cliente”.
Nota: El jefe de Atención al cliente también está incluido en el departamento, por lo que el administrador debe agregar otra regla para excluirlo: “Puesto no es igual a jefe de departamento”. - En los ajustes de aprobación, añade un conjunto de reglas a la pestaña Ausencia por inactividad temporal remunerada.
- Selecciona el filtro “Departamento de Atención al cliente”.
- Añade el paso de aprobación: “Empleados con rol de jefe de departamento de Atención al cliente”.
Aprobación personalizada para una persona específica
El proceso de aprobación predeterminado de Planeta para las solicitudes de inactividad temporal no remunerada requiere la aprobación de un supervisor. Pero Planeta requiere la aprobación del CEO para cualquier solicitud de inactividad temporal no remunerada presentada por una persona específica, John Doe. Para crear esta aprobación personalizada, un administrador de Planeta debe:
- Crear un filtro de empleado llamado “John Doe”.
- Añadir una regla al filtro: “La dirección de correo electrónico es igual a johndoe@planeta.com”.
- En la pestaña Inactividad temporal no remunerada de los ajustes de aprobación, añade un conjunto de reglas.
- Selecciona el filtro “John Doe”.
- Añade el paso de aprobación : “Empleados con el rol de director general”.
Nota:
Debes actualizar este proceso de aprobación si John Doe deja la empresa. De lo contrario, todas las solicitudes que normalmente requieren la aprobación de John Doe se aprobarán automáticamente.