Configuración de conjuntos de reglas para los flujos de trabajo de aprobación

 

Workflow_Hub.png Este artículo está relacionado con los flujos de trabajo. Puedes supervisar y empezar a configurar todos tus flujos de trabajo desde el Centro de workflows.

En este artículo te explicamos cómo configurar conjuntos de reglas para los flujos de trabajo de aprobaciones, que difieren del proceso de aprobación estándar. 

 

¿Qué son los conjuntos de reglas en los flujos de trabajo de aprobación?

Puede que, en algunos casos, necesites excluir a ciertos empleados de un flujo de trabajo de aprobación estándar y configurar un proceso de aprobación diferente, ya sea para un empleado específico o para un grupo de empleados. Para ello, Personio te permite crear conjuntos de reglas especiales para las ausencias, los registros de jornada y los datos de los empleados. Los conjuntos de reglas son normas específicas que se utilizan para definir procesos de aprobación diferentes para un conjunto específico de usuarios que se ha definido previamente utilizando un filtro de empleados

 

Crear un conjunto de reglas

1. Configuración de los filtros de empleado

Antes de crear el conjunto de reglas, primero debes configurar los filtros de empleados que se utilizarán para garantizar que el flujo de trabajo de aprobación solo se aplique a un determinado conjunto de usuarios. 

  1. Para ello, ve a Ajustes > Aprobaciones y selecciona la pestaña que corresponda (tipo de ausencia, registro de jornada o información del empleado). 
  2. A continuación, haz clic en Gestionar filtros de empleado. 
  3. En Añadir un filtro nuevo introduce el nombre del nuevo filtro y haz clic en el símbolo +.
  4. A continuación, define los criterios de filtro que se aplicarán mediante el botón Añadir regla y, una vez seleccionados todos los criterios necesarios, guarda los ajustes.

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El proceso de aprobación estándar se aplicará automáticamente a todos los empleados que no cumplan los criterios definidos.

 

Para evitar errores al crear los filtros de empleado, debes tener en cuenta lo siguiente:

  • Se debe definir al menos una regla para cada filtro de empleado.
  • En un filtro de empleado no se puede incluir más de una regla es igual a para el mismo atributo. Esto se debe a que los criterios de filtro utilizan siempre la lógica AND, de modo que el filtro solo se aplica a los empleados que cumplan todos los criterios introducidos.
    Por ejemplo, si las reglas de un filtro de empleado son Departamento es igual a Marketing y Departamento es igual a Ventas, Personio buscaría a todos los empleados que estén tanto en el departamento de Marketing como en el de Ventas.
  • Dentro de un proceso de aprobación no puede haber superposición entre varios filtros de empleado o conjuntos de reglas. Cada empleado solo puede estar sujeto a un conjunto de reglas.
    Por ejemplo: supongamos que quieres establecer un proceso de aprobación especial para las solicitudes de vacaciones de todos los empleados del Departamento de Marketing. Para ello, creas un conjunto de reglas con el filtro Departamento es igual a Marketing (se muestra en azul en el ejemplo a continuación).
    Además, quieres definir un proceso específico para los empleados de la oficina de Madrid, por lo que defines otro conjunto de reglas con el filtro Oficina es igual a Madrid (en blanco en el ejemplo a continuación).
    Pero esta combinación presenta un problema y es que los empleados del departamento de Marketing de la oficina de Madrid están ahora incluidos en dos filtros diferentes. En este caso y al detectar dos conjuntos de reglas en conflicto, Personio aplicará el primer conjunto de reglas creado.

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Si se han asignado varios conjuntos de reglas a un mismo empleado y existe un conflicto entre ellos, Personio aplicará el primer conjunto de reglas creado. Por tanto, es importante que solo se pueda aplicar un conjunto de reglas a cada empleado.

 

2. Añadir un nuevo conjunto de reglas

Una vez que has configurado correctamente el filtro de empleado, ya puedes añadir el conjunto de reglas que se aplicará a ese grupo específico de usuarios.

  1. Para ello, ve a Ajustes > Aprobaciones y selecciona la pestaña que corresponda (tipo de ausencia, registro de jornada o información del empleado). 
  2. Para ello, haz clic en Añadir nuevo conjunto de reglas.
  3. Selecciona el filtro de empleado deseado y haz clic en Añadir.
  4. A continuación, haz clic en Añadir paso de aprobación para definir los diferentes pasos del proceso y guarda los ajustes una vez que hayas definido los pasos correspondientes.

En el caso de los flujos de trabajo de aprobación especiales, puedes definir hasta seis pasos de aprobación y establecer quién será el responsable de cada paso seleccionando una de las cuatro opciones del menú desplegable:

Responsable de la aprobación Descripción
Empleado específico Selecciona directamente qué empleado de la plantilla será el responsable de la aprobación.
Empleado con rol

Selecciona un rol de empleado para permitir que todos los empleados con ese rol aprueben solicitudes.

Ten en cuenta que todos los empleados que tengan asignado este rol recibirán la solicitud de aprobación, pero solo es necesario que la acepte o rechace uno de ellos.

Supervisor del supervisor Selecciona al supervisor del supervisor de un empleado como responsable de la aprobación, como se puede ver en la Vista de organigrama.
Supervisor Selecciona al supervisor del empleado como el responsable de la aprobación.

 

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