Cómo configurar procesos de aprobación para las bajas por enfermedad y sus correspondientes certificados

 

En este artículo te explicaremos cómo puedes solicitar automáticamente certificados para determinadas ausencias (p. ej., para las bajas por enfermedad) y configurar los procesos de aprobación correspondientes. Primero veremos cómo activar los certificados para las ausencias, luego cómo configurar el proceso de aprobación del certificado y, para finalizar, analizaremos paso por paso cómo sería el proceso desde la solicitud de la ausencia hasta su aprobación.

 

Cómo activar certificados de ausencia

En tu cuenta de Personio, ve a Ajustes > Ausencia, selecciona el tipo de ausencia (p. ej., baja por enfermedad) y haz clic en Editar. Marca la casilla ¿Exigir certificados? para activar los certificados para esta ausencia e indica a partir de cuántos días se solicitará el certificado.

Por ejemplo, si especificas que se exija la presentación de certificados a partir de 3 días de ausencia, el tercer día de ausencia se le pedirá al empleado que suba el certificado (fines de semana no incluidos).

Approval-Activate_es.png

 

Cómo configurar el proceso de aprobación

Una vez que se han activado los certificados para una ausencia, en Ajustes > Aprobaciones > Ausencia/"Tipo de ausencia" verás que ahora, además del proceso de aprobación para la ausencia, se activará automáticamente uno para el certificado al expirar el período definido para los certificados en Ajustes. El proceso incluye básicamente los mismos pasos de aprobación que la solicitud de ausencia correspondiente.

Pero, en este caso, se solicita al propio empleado a través de su panel (Mis tareas) que suba el certificado pertinente. Una vez realizado, la persona responsable (p. ej., el supervisor) recibirá a su vez la notificación correspondiente y podrá entonces verificar y aprobar (o rechazar) el certificado.

Approval_Activateapproval_es.png

La aprobación de las bajas por enfermedad registradas se considera más bien como una notificación de absentismo, ya que generalmente este tipo de ausencias no están sujetas a ningún proceso de aprobación.

Ten en cuenta que el empleado debe tener asignado el derecho Proponer en la sección Documentos para poder importar su certificado.

 

Así funciona el proceso de aprobación

El ejemplo a continuación se refiere a los ajustes que se muestran en las capturas de pantalla anteriores. El empleado Ludwig Krause está enfermo y utiliza Personio para notificar su ausencia a la empresa.

 

1. Ludwig Krause debe introducir el período durante el cual estará ausente en Mi perfil > Ausencias.

Approval-Example_es.png

2. A continuación, Ludwig Krause recibe en su panel la tarea de subir un certificado para el período especificado.

Approval-Example2_es.png

Al mismo tiempo, su supervisora, Emma Roth, recibe dos notificaciones: a) una tarea para aprobar la solicitud de ausencia por enfermedad y b) un aviso de que falta el certificado médico correspondiente.

Approval-Example3_es.png

3. En cuanto dispone del certificado correspondiente, Ludwig Krause sube entonces una copia escaneada o una foto del documento, que quedará guardada en su perfil en Documentos > Certificados.

Approval-Example4_es.png

Recibirá una notificación en su panel informándole de que el certificado está pendiente de aprobación.

Approval-Example5_es.png

4. Emma Roth ve ahora en su panel que se ha subido un certificado médico y puede previsualizar el documento y luego aprobarlo.

Approval-Example6_es.png

Esto completa el proceso y, en este caso, tanto la ausencia como el certificado han sido aprobados. También puedes ampliar el proceso para incluir, por ejemplo, al departamento de RR. HH. Para ello, solo es necesario modificar el propio proceso de aprobación.

Para activar la solicitud de un certificado médico, la ausencia debe registrarse como un período de ausencia único. Si, por ejemplo, un empleado va a estar ausente durante 3 días y registra 3 ausencias distintas, no se activará la solicitud del certificado (si, como en los ajustes del ejemplo, se ha definido que solo se solicitarán certificados para ausencias iguales o superiores a 3 días).

Teniendo en cuenta lo anterior, en este caso se activaría la solicitud del certificado, dado que se ha registrado una ausencia de 3 días:

Approval-Example7_es.png

En este caso, no se activaría la solicitud del certificado, porque solo se requiere la presentación de certificados para ausencias de 3 o más días:

Approval-Example8_es.png

 

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