Este artículo explica los roles de empleado. También explica cómo añadir y eliminar empleados a un rol. Para cada rol de empleado, también debes configurar los permisos de acceso, los permisos de acceso al calendario y otros ajustes de seguridad.
Tipos de roles de empleado
Personio tiene dos tipos de roles de empleado: roles de empleado preestablecidos y roles de empleado personalizados.
Roles de empleado predefinidos
Los roles de empleado preestablecidos están vinculados a otras funcionalidades en Personio. No puedes editarlos por completo.
- Todos los empleados: este rol incluye a todos los empleados activos. Cada nuevo empleado se une automáticamente a este rol. Esto significa que no puedes añadir o eliminar manualmente empleados de este rol. Tampoco puedes cambiar el nombre de este rol ni eliminarlo.
- Administrador (o cualquier rol con permisos de administrador): ningún empleado se une automáticamente a este rol. Añades y eliminas empleados manualmente. Puedes cambiar el nombre de este rol, pero no puedes eliminarlo porque siempre debe permanecer un empleado en él.
Roles de empleado personalizables
Los roles de empleado personalizados no se vinculan a otras funcionalidades en Personio. Puedes editar completamente estos roles. Puedes crear tantos roles de empleado personalizados adicionales como necesites. Algunos ejemplos incluyen el rol “Responsable de recursos humanos”, el rol “Dirección” y el rol “Becario”.
No es necesario que los roles de empleado personalizados coincidan con todos los puestos de trabajo de tu empresa. Sirven como una forma de otorgar permisos de acceso a diferentes áreas de Personio.
añadir empleados a un rol de empleado
Para añadir empleados a un rol de empleado personalizado (o al rol preestablecido de administrador):
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personas, haz clic en Roles de empleado.
- Haz clic en un rol de empleado ya creado.
- Opcional: crea un nuevo rol de empleado personalizado.
- En la pestaña Miembros, selecciona un empleado de la columna Empleados disponibles para añadirle al rol. La columna de Empleados añadidos muestra los empleados que se encuentran actualmente en el rol. Para un nuevo rol de empleado personalizado, esta columna muestra cero empleados hasta que agregues a alguien.
- Opcional: haz clic en el icono del lápiz junto al nombre del rol de empleado para cambiarle el nombre.
- Opcional: haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha para copiar un rol o eliminar un rol de empleado personalizado. Retira a todos los empleados de un rol personalizado antes de eliminarlo.
- Guarda los cambios.
Nota
Si estableces el estado de un empleado en Inactivo, ya no aparecerá como Añadido o Disponible en el rol.
Añadir automáticamente empleados a un rol de empleado
Nota
Si no tienes esta funcionalidad y te interesa, háznoslo saber a través de nuestra página de acceso anticipado.
Puedes agregar automáticamente empleados a los roles estableciendo condiciones basadas en el sistema y atributos personalizados:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personas, haz clic en Roles de empleado.
- Haz clic en un rol de empleado ya creado.
- Opcional: crea un nuevo rol de empleado personalizado.
- En la pestaña Miembros, haz clic en Automatizado para habilitar la pertenencia a roles automatizados.
- Configura condiciones para agregar automáticamente empleados a un rol y retirar empleados que ya no cumplan las condiciones.
- Opcional: incluye o excluye a personas específicas independientemente de las condiciones.
- Opcional: previsualiza los empleados añadidos y eliminados del rol.
- Guarda los cambios.
Puedes utilizar los siguientes atributos para establecer condiciones:
- Departamento
- Equipo
- Tipo de empleo
- Entidad legal
- Oficina
- Estado
- estado del supervisor (con este atributo, puedes agregar automáticamente a cada supervisor a un rol).
Retirar empleados de un rol de empleado
Para eliminar empleados de un rol de empleado:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personas, haz clic en Roles de empleado.
- Haz clic en un rol de empleado ya creado.
- En la pestaña Miembros, haz clic en un empleado en Empleados añadidos para retirarlo del rol. El empleado aparece ahora en Empleados disponibles resaltados en rojo.
Configurar los permisos de acceso
Una vez que hayas asignado a todos los empleados a sus roles correspondientes, puedes configurar los permisos de acceso para cada rol de empleado. Más información sobre prácticas recomendadas para los roles de empleado.
Para ocultar los permisos de acceso vacíos, haz clic en el icono de filtro en la esquina superior derecha de la pestaña Permisos de acceso y selecciona Mostrar solo los permisos concedidos. Puedes agregar múltiples permisos de acceso seleccionando la casilla de verificación en cada sección, lo que te ahorrará tiempo.
Configurar los permisos de calendario
Puedes configurar el acceso al calendario de ausencias para cada rol de empleado.
Habilitar la autenticación de dos factores (2FA)
Puedes habilitar la autenticación de dos factores (2FA) para cada rol de empleado. Los empleados con ese rol necesitan un token de su dispositivo móvil, una dirección de correo electrónico y una contraseña para iniciar sesión.
Configurar recordatorios
Puedes configurar recordatorios para cada rol para simplificar el trabajo diario de tus empleados. Por ejemplo, puedes configurar un recordatorio sobre el final de los períodos de prueba de los empleados. Aprende a configurar recordatorios específicos de roles con las prácticas recomendadas.