Creación y gestión de roles de empleado

 

En este artículo te explicamos cómo configurar roles de empleado en Personio y cómo definir los permisos de acceso, las vistas de calendario y los ajustes de seguridad para cada uno de ellos. 

En Personio encontrarás dos tipos de roles de empleado que vienen por defecto:

  • Roles de empleado predeterminados: Todos los empleados y Administrador. Estos roles no se pueden eliminar.
  • Roles de empleado personalizables: como, por ejemplo, Gerentes de RR. HH., Directores y Estudiantes en prácticas. Estos roles sí se pueden eliminar y editar libremente.

No es necesario que crees un rol de empleado para cada puesto de trabajo que exista en tu empresa.

Los roles de empleado son simplemente una forma de conceder permisos y accesos a las diferentes áreas de Personio, de forma que puedes crear un único rol de empleado (p. ej., Altos directivos) y agrupar bajo este rol a diferentes puestos dentro de tu empresa.

 

Roles de empleado predefinidos

Personio incluye dos roles de empleado predeterminados: Todos los empleados y Administrador. Es fundamental que comprendas qué implican estos roles antes de configurar roles adicionales.

El rol Todos los empleados se asigna automáticamente a todos los empleados activos. Todos los demás roles se basan en este rol e incluyen todos sus ajustes. No podrás eliminar los permisos de acceso de ningún rol si esos permisos están asignados al rol Todos los empleados.

El rol Administrador (o cualquier rol con derechos de administrador), a diferencia del rol Todos los empleados, debe asignarse únicamente a unos pocos empleados. Los empleados con rol de administrador tienen ciertos privilegios exclusivos que no se pueden asignar a ningún otro rol. En este artículo del Centro de ayuda te explicamos cuáles son.

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Los administradores tienen permisos de acceso máximos y, por lo tanto, pueden aprobar manualmente cualquier solicitud. No obstante, también pueden activar procesos de aprobación para solicitudes, de manera que otra persona pueda aprobarlas. La decisión de si un proceso de aprobación debe ser activado o no debe tomarse individualmente para cada solicitud. Lo mismo ocurre si los administradores o los empleados que tengan los permisos de edición correspondientes registran períodos de ausencia para otros empleados.

 

Roles de empleado personalizables

Personio también incluye una serie de roles de empleado personalizables que podrás adaptar a tus necesidades. En Ajustes > ORGANIZACIÓN Y PERSONAL > Roles de empleado podrás crear todos los roles que quieras haciendo clic en el botón +.

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La cifra que aparece en un círculo gris junto al rol corresponde al número de empleados en activo con ese rol. Si el estado de un empleado cambia a Inactivo, este ya no aparecerá en la vista a continuación:

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Cómo gestionar los roles de empleado

Ahora podrás agregar fácilmente empleados a cada rol. Para ello, selecciona un rol, ve a la pestaña Miembros y haz clic en el nombre de los empleados que corresponda. No olvides guardar los cambios antes de cambiar de pantalla. Ten en cuenta que el rol Todos los empleados se asigna automáticamente a todos los empleados activos de tu empresa y que no se pueden eliminar miembros de este rol.

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En la esquina superior derecha de la pantalla encontrarás tres iconos que te permitirán cambiar el nombre de los roles, duplicarlos o eliminarlos, respectivamente, en cualquier momento.

Ten en cuenta que no podrás eliminar un rol de empleado mientras tenga empleados asignados.

  

Definir los permisos de acceso

Una vez que has asignado todos los empleados a sus respectivos roles, puedes definir los permisos de acceso de cada rol. En este artículo encontrarás algunos roles de empleado y permisos de acceso que te resultarán muy útiles.

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Definir los permisos de acceso al calendario

Se puede definir el acceso individual al calendario de empresa para cada rol de empleado. Aquí encontrarás distintas categorías de calendarios y podrás configurar el nivel de acceso que corresponda para cada una de ellas. En este artículo encontrarás más información sobre cómo configurar el acceso al calendario.

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Activación de la autenticación de dos factores

Para proteger mejor los datos que has almacenado en Personio y evitar los accesos no autorizados, puedes habilitar la autenticación de dos factores para cualquier rol de empleado si es necesario. Si se habilita la autenticación de dos factores para un rol de empleado, todos los empleados asignados a ese rol deben, además de su dirección de correo electrónico y contraseña, introducir el token generado en su dispositivo móvil cuando se conectan. Lee este artículo para descubrir cómo puedes activar la autenticación de dos factores para los roles de empleado.

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Configurar recordatorios

 

Si te has suscrito al plan Professional o Enterprise, puedes hacer que tu trabajo sea más fácil configurando recordatorios en Personio. Puedes definir recordatorios separados para cada rol, por ejemplo, para estar al corriente de cuándo finalizan los períodos de prueba de los empleados. Consulta este artículo para saber cómo configurar recordatorios para los roles de empleado.

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Encontrarás más información al respecto en nuestros artículos del Centro de ayuda sobre los permisos de acceso, los recordatorios y los ajustes de calendario, así como algunos ejemplos de mejores prácticas.

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