Creación de flujos de trabajo para los recordatorios

 

En este artículo te explicamos cómo configurar recordatorios puntuales y recurrentes en Personio para realizar un seguimiento de los eventos más importantes.

 

¿Qué son los recordatorios en Personio? 

Los recordatorios son notificaciones que se muestran en la bandeja de entrada y que puedes configurar para recordar determinados eventos a los empleados.

Personio te permite crear flujos de trabajo de recordatorio para los siguientes eventos creados por el sistema:

  • Fecha de finalización del período de prueba.
  • Fecha de contratación
  • Último día de trabajo
  • Finalización del contrato
  • Fecha de rescisión
  • Último cambio salarial
  • Próxima ausencia
  • Fecha de nacimiento
  • Fecha de vencimiento del visado

También es posible crear un flujo de trabajo de recordatorio para todos los atributos personalizados de tipo fecha.

 

¿Dónde puedo ver los recordatorios?

Por defecto, Personio muestra los recordatorios en la Bandeja de Entrada, a la que se puede acceder desde cualquier parte de la herramienta en la esquina derecha. En la fecha y hora introducida para el recordatorio, aparecerá un mensaje en el panel de control de todos los empleados que se hayan guardado como destinatarios del recordatorio. También tienes la opción de enviarles una notificación por correo electrónico.

Encontrarás más información sobre la bandeja de entrada en el artículo Global Task Management.

 

Creación de un flujo de trabajo de recordatorios en los ajustes

settings-employee-roles-reminders_es.png

  1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
  2. En Roles, selecciona el rol que corresponda y haz clic en Recordatorios.
  3. A continuación, haz clic en Añadir workflow de recordatorio.
  4. En el menú desplegable Recordar a, selecciona a qué rol de empleado se enviará el recordatorio.
  5. Luego, en el menú desplegable Acerca de, selecciona un evento de activación, que será el que desencadene todo el proceso.
  6. Por último, en el campo de, selecciona a qué grupo de empleados se aplicará el recordatorio. 

    Distinga entre los siguientes grupos de empleados:

    Grupo Descripción
    Todos los empleados Todos los empleados activos en Personio.
    Mis subordinados Todos los empleados que comparten el mismo supervisor directo o indirecto.
    Mis empleados directos Todos los empleados que comparten el mismo supervisor directo.
    Especial Un grupo específico, definido por un conjunto de filtros para cualquier atributo del tipo "lista de opciones". Si se elige la opción propio, los empleados reciben recordatorios para otros empleados con la misma opción para el atributo. Por ejemplo, con el filtro "subempresa igual a propio", el empleado recibe recordatorios para otros empleados de la misma subempresa.
  7. Ahora selecciona cuándo quieres que se envíe el recordatorio (al cabo de cuántos días/semanas antes o después del evento).


    Los recordatorios se muestran según la siguiente lógica en la Bandeja de entrada:
    ▶︎ Los recordatorios programados para ser enviados antes de o el mismo día de un evento permanecen en la Bandeja de entrada hasta un día después del evento.
    Los recordatorios programados para enviarse después de un evento desaparecen automáticamente de la bandeja de entrada una semana después de que se muestre el recordatorio.Si hay algún recordatorio que no quieres que desaparezca automáticamente después de las fechas límite explicadas previamente, selecciónalo como notificación sin vencimiento. Estas notificaciones se muestran hasta que son confirmadas activamente por el usuario correspondiente.

  8. Determina si quieres configurar una Notificación con vencimiento automático o una Notificación sin vencimiento.
  9. En Frecuencia marca la casilla si quieres que el recordatorio se envíe cada año. 
  10. Añade una nota con información adicional sobre el recordatorio.
  11. Para terminar, haz clic en Añadir.

 

Gestión de los flujos de trabajo de recordatorios

Modificación de un flujo de trabajo de recordatorios

  1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
  2. Selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
  3. A continuación, haz clic en el icono edit-button-blue-crayon_es.png junto al flujo de trabajo que quieras modificar y realiza los cambios necesarios.
  4. -
  5. Para guardar los cambios, haz clic en Editar.

Eliminación de un flujo de trabajo de recordatorio

  1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
  2. Selecciona un rol y haz clic en Recordatorios.
  3. Haz clic en el icono delete-button-red-cross_en-us.png junto al flujo de trabajo que quieras eliminar.
  4. A continuación, en la ventana de confirmación, pulsa en Eliminar.

 

Creación de recordatorios personales

Además, los empleados tienen la opción de guardar recordatorios personales en Ajustes personales > Recordatorios:

personal-settings-nav_es.png

Ten en cuenta que al configurar recordatorios personales acerca de un atributo que se aplica a Todos los empleados, Personio solo te enviará un recordatorio sobre los empleados cuya información puedas ver o editar. En el ejemplo siguiente, el empleado recibirá un recordatorio del último día hábil de los empleados siempre que tenga permisos para ver y/o editar la sección Información de RR. HH. de sus respectivos perfiles, que es donde se encuentra este atributo. Descubre cómo configurar los permisos de acceso correspondientes en el artículo Permisos de acceso generales.

Además de los recordatorios personales, todos los recordatorios de roles aplicables a un empleado se muestran en la configuración personal:

personal-reminders-overview_es.png

 

Recordatorios ligados a empleados específicos

Para configurar un recordatorio vinculado a un empleado específico, ve al perfil del empleado, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona la opción Crear un recordatorio. De esta forma podrás crear recordatorios individuales para cualquier fecha sin especificar el atributo.

individual-reminder_es.png

Importante
Para poder ver la opción Crear un recordatorio, el empleado necesita tener asignado el permiso Proponer para la sección Notas y el permiso Ver para la sección Administrar cuentas en Ajustes > Personal > Roles de empleado > Permisos de acceso.

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