Gestión y exportación de calendarios

 

En este artículo te mostraremos a qué información tienen acceso tus empleados a través de las diferentes vistas del calendario de empresa y cómo pueden modificar y exportar los distintos calendarios.

El calendario de empresa de Personio dispone de dos vistas: la Línea temporal de ausencias y el Calendario de eventos. A través del icono de calendario en la barra de menú de la izquierda, accederás a la Línea temporal de ausencias. Para cambiar a la vista del Calendario de eventos, pulsa el botón que aparece a la derecha.

 

Línea temporal de ausencias

La Línea temporal de ausencias ofrece una visión general de las ausencias de otros empleados de la empresa. En función de los permisos de acceso de un empleado o de su rol, los tipos de ausencia que se han definido previamente para la empresa se visualizan por separado o de forma resumida. Para obtener más información sobre la concesión de permisos de acceso al calendario y las opciones de configuración, consulta nuestro artículo Configuración del calendario de ausencias agregado

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La lista de empleados aparece ordenada alfabéticamente por el nombre y muestra en primer lugar al empleado conectado. También tienes la opción de filtrar por Subempresa, Oficina, Departamento y Equipo.

Además, utilizando el botón Todos los estados puedes mostrar únicamente los empleados ausentes hoy o en el período de tiempo seleccionado. Y el campo Buscar o añadir empleados te permite ampliar la selección de filtros a determinados empleados. 

Haz clic en el botón de Más opciones (tres puntos) para solicitar directamente una ausencia o para acceder a tu propio calendario de ausencias. 

Haz clic en la barra que marca un período de ausencia en el calendario para mostrar información detallada de esa ausencia. 

 

Otras funciones de la Línea temporal de ausencias 

Los administradores y los roles de empleado con permiso de acceso a los calendarios disponen de más opciones.

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Además de los filtros de empleado también pueden mostrar solo determinados tipos de ausencia. Los empleados que sean responsables de un proceso de aprobación pueden tramitar las solicitudes (con el borde resaltado) directamente a través del calendario. Y también podrán aprobar o rechazar las ausencias solicitadas a través del botón Solicitudes pendientes.

Al hacer clic en la barra con el borde resaltado en el calendario, se desplegará un panel con información detallada sobre la solicitud y la opción de aprobarla o rechazarla.

 

Calendario de eventos 

En el Calendario de eventos y en función de los permisos de acceso del rol asignado, los empleados pueden ver todas las citas programadas de los diferentes calendarios que aparecen a la izquierda. Haz clic en los nombres de los calendarios para mostrarlos u ocultarlos según el caso. También tienes la opción de filtrar los eventos por Oficina, Departamento y Equipo.

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En Mi calendario se incluyen todos los recordatorios, evaluaciones de rendimiento y entrevistas de reclutamiento del empleado en cuestión. Además, tus empleados también pueden alternar entre la vista mensual o anual haciendo clic en los botones correspondientes.

 

Exportación de calendarios

Para exportar tu calendario de Personio a una aplicación externa como Google Calendar, pulsa el botón Exportar en una de las vistas del calendario.

A continuación, copia el enlace que encontrarás en Enlace al calendario y añádelo como un nuevo calendario en Outlook o Google Calendar.

La exportación del calendario de Personio está diseñada para que todos los tipos de ausencia que hayas seleccionado aparezcan en la aplicación externa en un calendario común. Para cada ausencia se mostrará el nombre del empleado y del tipo de ausencia correspondiente (p. ej., [vacaciones pagadas] Carla Vázquez).

Si quieres activar y ocultar los calendarios de ausencia exportados de otra manera, también puedes exportarlos por separado. Para ello, selecciona el tipo de ausencia correspondiente y añade el enlace generado como un calendario aparte en la aplicación externa:

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La sincronización del calendario exportado se produce automáticamente, ya que tu aplicación de calendario recupera periódicamente el estado actual del calendario de Personio a través del enlace proporcionado.

Tú decidirás qué calendarios podrán exportar los empleados cuando configures los permisos de acceso al calendario para cada rol. Para obtener más información, haz clic aquí

 

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