En este artículo te explicamos qué son los permisos de acceso en Personio y cómo puedes gestionar el acceso de tus empleados a ciertas secciones a través de los permisos de acceso.

 

¿Qué son los permisos de acceso en Personio?

Entender cómo funcionan los niveles de acceso

Para ver los permisos de acceso, ve a Ajustes > Personas > Roles de empleado. Los permisos de acceso se dividen en dos categorías:

• Datos de personas: todos los permisos sobre el acceso a los datos de los empleados.
• Configuraciones: todos los permisos sobre las candidaturas de Personio y los ajustes de la empresa.

Luego, cada categoría se divide en secciones y subsecciones, y en permisos de acceso (horizontal) y áreas de acceso (vertical).

Usando una combinación de permisos de acceso y áreas de acceso, puedes fortalecer o debilitar los permisos de acceso:

• Cuanto más vayas hacia la derecha, más fácil será para tus empleados modificar los datos. 
• Cuanto más te desplaces hacia abajo, a más información podrán acceder los empleados. 

Permisos de acceso

Puedes otorgar diferentes niveles de acceso utilizando los siguientes tres permisos de acceso:

Ver	Los empleados pueden ver los datos.
Proponer	Los empleados pueden proponer cambios a los datos y enviarlos para su aprobación. Si seleccionas este tipo de permiso de acceso, deberás configurar un proceso de aprobación.
Editar	Los empleados pueden editar los datos, omitiendo el paso de aprobación.

Cuando concedes permisos de acceso a ciertos datos de recursos humanos, nómina y salario, verás una advertencia que indica que estás dando acceso a información confidencial.

Niveles de acceso

Puedes decidir a qué conjunto de empleados se aplica cada uno de los permisos de acceso descritos:

Propio	Datos propios del empleado.
Mis subordinados	Todos los empleados que directa o indirectamente estén asignados a un supervisor. No incluye datos propios del empleado.
Personalizar	Una selección específica de empleados que se puede definir mediante filtros. El acceso personalizado no reemplaza el acceso total. No puedes excluir empleados específicos del acceso total mediante filtros personalizados. No incluye datos propios del empleado.
Todo	Todos los empleados. No incluye datos propios del empleado.

 

Permisos de acceso y roles de los empleados

Personio viene con dos tipos de roles de empleado:

• Roles de empleados preestablecidos:
  • Rol de todos los empleados: dado que este rol se asigna automáticamente a todos los empleados nuevos, debe contener un conjunto muy básico de permisos de acceso.
  • Función de administrador (o cualquier función con permisos de administrador): este rol contiene permisos de acceso completos y el nivel de permisos de acceso no se puede modificar. 
    
    
• Roles de empleados personalizados:
  • Rol de gestión de RR. HH., rol de gestión, rol de pasante, etc.: como estos roles se asignan manualmente a ciertos empleados, deben contener un conjunto de permisos de acceso muy específico.

Datos del personal

Esta sección se refiere a los permisos de acceso a información personal y datos sensibles. Todos los permisos de acceso descritos en las subsecciones siguientes se aplican al conjunto de empleados definidos por áreas de acceso.

Información personal

Esta sección se refiere a la pestaña Información personal en el perfil del empleado e incluye acceso a las imágenes de perfil, así como a la última fecha de inicio de sesión de otros empleados y su estado de invitación por correo electrónico. 

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El empleado puede ver la pestaña Información personal.	El empleado puede enviar cambios a la información personal para su aprobación. Estos cambios pueden ser inmediatos o programados.	El empleado puede enviar cambios a la pestaña Información personal. Estos cambios pueden ser inmediatos o programados.

 

Información sobre el salario

Esta sección hace referencia a la pestaña pestaña Salario del perfil del empleado.

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El empleado puede ver la pestaña Salario.	N/A	El empleado puede realizar cambios en la pestaña Salario.

 

Datos de asistencia

Esta sección hace referencia a la pestaña Registro de jornada del perfil del empleado.

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El empleado puede acceder a estos en modo vista: La pestaña Registro de jornada La sección Registro de jornada El empleado solo puede usar un dispositivo compartido para registrar su tiempo.	El empleado puede registrar el tiempo usando: La pestaña Registro de jornada La sección Registro de jornada El widget Registro de jornada en su página de inicio A menos que apliques restricciones de registro de jornada, también pueden editar sus entradas de tiempo. Cada vez que el empleado realiza un seguimiento o edita una entrada para su aprobación, si tu empresa los utiliza.	El empleado puede: Ingresar las horas de trabajo en la pestaña Registro de jornada y omitir la aprobación. Ingnorar restricciones de registro de jornada. Cambiar el horario de trabajo y saldo de horas extras. Incluso con permisos de edición, el empleado no puede aprobar solicitudes de registro de jornada, a menos que lo hayas configurado como responsable de aprobación a través de los ajustes de Aprobación.

 

Documentos

Esta sección hace referencia a la pestaña Documentos en el perfil del empleado. Debes configurar permisos de acceso independientes para cada categoría de documentos.

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El empleado puede descargar documentos en la pestaña Documentos.	El empleado puede subir documentos en la pestaña Documentos.	El empleado puede: Subir, editar y eliminar documentos. Crear documentos utilizando plantillas de documento.  Solicitar firmas electrónicas en documentos.

 

Onboarding

Esta sección hace referencia a la pestaña Onboarding y Offboarding en el perfil del empleado. De forma predeterminada, los empleados pueden ver y completar las tareas pendientes de onboarding y offboarding de las que son responsables.

Si deseas que los empleados vean todos los empleados actualmente inscritos en un proceso de onboarding/offboarding, debes otorgarles permisos de acceso a la sección donde se encuentra el atributo Estado.

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El empleado puede ver todos los pasos de onboarding y offboarding desde la plantilla de onboarding y offboarding.	N/A	El empleado puede asignar, editar y eliminar pasos de onboarding/offboarding de la plantilla de onboarding/offboarding.

 

Gestionar cuentas

Esta sección hace referencia al menú que aparece al hacer clic en el icono de tres puntos del perfil del empleado.

Si deseas que los empleados vean la opción Gestionar cuenta, debes otorgarles permisos de visualización de esta sección, así como permisos de visualización de datos personales.

Las opciones restantes dentro del icono de tres puntos requieren diferentes permisos de acceso:

• La opción Establecer un recordatorio te dirige a la pestaña Recordatorios para crear un nuevo recordatorio para ese empleado.
• Para ver las opciones Programar inactividad temporal y Rescindir empleo, debes otorgar a los empleados permisos de edición en la sección donde se asignó el atributo Estado (Datos personales o Información de recursos humanos…).
• Sólo los administradores pueden ver la opción Eliminar perfil.

Gestionar cuentas

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El empleado puede: Ver el estado de la cuenta (por ejemplo, el último inicio de sesión). Accede a la pestaña Recordatorios para ver una descripción general de los recordatorios. Crea recordatorios que no se relacionen con un atributo.	N/A	El empleado puede enviar invitaciones por correo electrónico y correos electrónicos para restablecer la contraseña.

Restablecer contraseña

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N/A	N/A	El empleado puede cambiar la contraseña de otro usuario.

 

Exportación de datos

Esta sección se refiere a las exportaciones de datos de la lista de empleados.

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N/A	N/A	El empleado sólo puede exportar datos a los que tenga acceso.

 

Informes

Visita el artículo Darle a los empleados acceso a los informes para obtener más información.

Ausencia

Esta sección hace referencia a la pestaña Ausencia del perfil del empleado. Todos los tipos de ausencia que has creado se encuentran en esta sección. Puedes configurar diferentes permisos de acceso para cada uno de ellos.

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El empleado puede ver la pestaña Ausencia y los tipos de ausencia con políticas de devengo.	El empleado puede solicitar, actualizar y eliminar ausencias en la pestaña Ausencia y enviarlas para su aprobación.	El empleado puede: Solicita, actualiza y elimina ausencias en la pestaña Ausencia y omite la aprobación. Aprueba o rechaza solicitudes de aprobación de otros empleados sin ser un responsable de aprobación. Incluso con permisos de edición, los empleados no pueden actualizar las políticas de devengo. Necesitan permisos de edición para el historial de ausencias/saldos.

 

Historial del empleado

Esta sección hace referencia a la pestaña Historial del perfil del empleado.

Si deseas que tus empleados vean y editen la fecha de aplicación de los atributos, debes otorgarles permisos de acceso a los atributos respectivos en la sección Datos personales.

Ver (vista general)	Ver (vista detallada)	Editar (vista detallada)
El empleado puede acceder a la pestaña Historial.	El empleado puede ver una lista de cambios de atributos anteriores en la pestaña Historial.	El empleado puede editar la fecha en la que se cambió un atributo y asignarle una nueva fecha en la pestaña Historial.

 

Historial de ausencia / saldo

Permisos de acceso específicos para las pestañas Actividad y Políticas de la pestaña Ausencia.

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El empleado puede ver todos los días devengados y los ajustes manuales realizados desde la fecha de contratación.	N/A	El empleado puede: Ajustar manualmente los saldos de ausencias. Asignar políticas de devengo a un empleado ya existente. Para ambas acciones, el empleado también necesita permisos de propuesta para el tipo de ausencia correspondiente.

 

Nóminas

Este apartado hace referencia al área de Nóminas de Personio. Esta sección está dividida en cuatro subsecciones, de modo que puedas establecer permisos de acceso individuales para cada entidad legal.

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El empleado puede: Accede al área de Nómina desde la barra de navegación principal de Personio. Consulta el resumen de nómina de las empresas seleccionadas. Descarga los documentos de nómina.	N/A	El empleado puede: Edita el resumen de nómina de las empresas seleccionadas. Aprobar la nómina. Generar la exportación. Gestionar cualquier documento. Incluso con permisos de edición, los empleados no pueden acceder a los ajustes de Nómina para crear un nuevo grupo de nómina o personalizar las columnas de la tabla. Sólo un administrador puede hacer esto.

 

Notas del empleado

Esta sección hace referencia a la pestaña Notas del perfil del empleado. 

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El empleado puede ver la pestaña Notas y todas las notas que contiene.	N/A	El empleado puede agregar y eliminar notas de empleado en la pestaña Notas.

 

Informes personalizados

Visita el artículo Darle a los empleados acceso a los informes para obtener más información.

 

Desempeño y desarrollo

Esta sección hace referencia al área de Desempeño y desarrollo de Personio. Se divide en tres secciones:

Feedback continuo y notas sobre desempeño

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N/A	N/A	El empleado puede: Consulta el feedback continuo recibido por todos los empleados. Crear notas sobre desempeño para todos los empleados. Edita y elimina solo las notas que hayan creado. Independientemente de estos ajustes, los empleados nunca podrán ver, añadir o editar notas de desempeño sobre ellos mismos.

 

Ciclos y evaluaciones de ciclos

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N/A	N/A	El empleado puede: Consulta y edita los ciclos en los que participan. Accede únicamente al feedback que se haya compartido con ellos. Permite compartir evaluaciones por parte de un superior provenientes de su propio superior y acceda a ellas. Solicita feedback de tus compañeros sobre ellos mismos. Crea y gestiona ciclos de evaluación del desempeño. Consulta y desbloquea evaluaciones de desempeño asignadas a todos los empleados.

 

Objetivos y ajustes

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N/A	N/A	El empleado puede crear, editar y eliminar metas y objetivos organizacionales para todos en la organización.

 

Formación

Esta sección hace referencia al área Formación de Personio.

Gestión de cursos

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N/A	N/A	El empleado puede crear y gestionar cursos y sesiones de formación para todos los miembros de la organización. Pueden añadir manualmente cursos externos para todos los miembros de la organización, desde el catálogo de cursos.

 

Registro de formación

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N/A	N/A	Propio El empleado puede añadir manualmente cursos externos a su propio registro de formación.   Mis subordinados El empleado puede añadir manualmente cursos externos al registro de formación de sus subordinados.

Los empleados con permisos de edición de los registros de formación pueden editar cualquier curso externo que hayan creado, a menos que se agreguen nuevos participantes, más allá del creador del curso y sus subordinados. Si esto sucede, solo los empleados con permisos de administración del curso pueden editar el curso.

Puestos de trabajo

Esta sección se refiere a la funcionalidad de la arquitectura del empleo. 

Configuraciones

Esta sección hace referencia a las candidaturas de Personio y a los ajustes de la empresa. Esto excluye la información personal. 

Reclutamiento

Esta sección hace referencia al área Reclutamiento en Personio. 

Si solo deseas involucrar parcialmente a tus empleados en el proceso de candidatura (por ejemplo: invitarlos a una entrevista de candidato específica), debe otorgarles permisos de acceso dentro de la sección Reclutamiento.

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El empleado puede acceder al área de Reclutamiento desde la barra de navegación principal de Personio y ver todas las ofertas de empleo y perfiles de candidatos.	N/A	El empleado puede agregar y editar puestos vacantes, perfiles de candidatos y mensajes no asignados. Puede generar la exportación de datos de la candidatura.

 

Inicio

Esta sección hace referencia a la página de inicio de Personio. 

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N/A	N/A	El empleado puede escribir, archivar y eliminar anuncios de toda la empresa.

 

Configuración de la cuenta

Esta sección hace referencia a los ajustes de Personio. Esta sección se divide en 17 subsecciones para que puedas establecer permisos de acceso individuales para cada sección de ajustes (ejemplo: sección de ajustes de Ausencia).

Si otorgas acceso a las secciones de integración de API o Marketplace, los empleados tendrán acceso a una lista de todos los atributos disponibles, pero no se mostrará el valor del atributo.

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N/A	N/A	El empleado puede ver y editar toda la información dentro de la sección de ajustes correspondiente.

 

Añadir nuevo empleado

Esta sección se refiere a:

• La opción Añadir empleado en la lista de empleados.
• La opción de añadir empleados a un rol de empleado.

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N/A	N/A	El empleado puede crear un perfil de empleado y asignar un rol a través de la lista de empleados.

 

Eliminar perfil del empleado el empleado

Esta sección hace referencia a la opción de eliminar un perfil de empleado a través de su perfil. Estos permisos de acceso se aplican al conjunto de empleados definidos por áreas de acceso.

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N/A	N/A	El empleado puede eliminar un perfil de empleado.

 

Vista de organigrama

Esta sección hace referencia a la vista de organigrama en la lista de empleados.

Si deseas que tus empleados vean a otros empleados en el organigrama, debes otorgarles permisos de acceso a Datos personales > Perfil público. También deben tener permisos de acceso a determinadas secciones para utilizar las opciones de filtro (por ejemplo, entidad legal, departamento u oficina). 

Para ver a los empleados que están en inactividad temporal, los empleados necesitan permisos de acceso a la sección donde se encuentra el atributo Estado.

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El empleado puede acceder a la vista del organigrama a través de la lista de empleados.	N/A	N/A

 

Importaciones

En esta sección se hace referencia al área Importaciones de Personio y a su funcionalidad de carga múltiple de documentos. 

Si deseas que tus empleados vean y editen documentos importados, debes otorgarles permisos de acceso a la sección Documentos.

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N/A	N/A	El empleado puede: Accede al área Importaciones desde la barra de navegación principal de Personio. Subir documentos para todos los empleados de la empresa.

 

Descripción general de las automatizaciones

Esta sección hace referencia al área Automatizaciones.

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El empleado puede: Accede al área Automatizaciones desde la barra de navegación principal de Personio. Consulta la mayoría de las funciones, excepto el widget de firma activa y el ícono de ajustes dentro de cada widget.	N/A	N/A

 

Conversations

Esta sección se refiere a las Conversaciones de Personio.

Si quieres que un empleado tenga acceso completo a Conversaciones, debes crear un rol personalizado de “Experto en Conversaciones” en Personio, agregarlo a este rol e invitarlo como usuario dentro de Conversaciones.

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El empleado puede: Accede a Conversaciones desde la barra de navegación principal de Personio. Recibe y trabaja en solicitudes de lugar de trabajo de los empleados en Conversaciones.	N/A	N/A

 

Workflows personalizados

Esta sección hace referencia a las pestañas Workflow y Actividad en el área Automatizaciones de Personio.

 

Creación y gestión de workflows personalizados

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N/A	N/A	El empleado puede: Accede a la pestaña Workflow en el área Automatizaciones Crear workflows Administrar workflows

Monitoreo de workflows personalizados

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N/A	N/A	El empleado puede: Accede a la pestaña Actividad en el área Automatizaciones Monitorear workflows

Ajustes de «Desempeño y desarrollo»

Esta sección hace referencia al área Desempeño y desarrollo > Ajustes de Personio.

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N/A	N/A	En Desempeño y desarrollo > Ajustes, el empleado puede: Crear, editar y eliminar plantillas de formularios de feedback Gestiona los ajustes de uso compartido y confidencialidad para obtener feedback y evaluaciones continuas. Gestiona la visibilidad de las funciones en el área Desempeño y desarrollo Esta opción no da acceso a los Ajustes generales de Personio.

 

Compensation Management 

Esta sección hace referencia a la Gestión de la remuneración.

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N/A	N/A	El empleado puede: Accede a Gestión de la remuneración desde la barra de navegación principal de Personio. Configura, ejecuta y finaliza ciclos de revisión de la remuneración. Los permisos de edición están destinados únicamente a los Administradores de remuneración.

Encuestas

Esta sección hace referencia a Encuestas.

Creación de una encuesta

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N/A	N/A	El empleado puede: Crear sus propias encuestas. Ver resultados de sus propias encuestas. Otorgar a otros empleados acceso para editar y colaborar en una encuesta que ellos crearon ▶︎ selecciona un administrador de encuestas. Otorgar a otros empleados acceso para ver y administrar los resultados de una encuesta que hayan creado ▶︎ Otorgar permisos de acceso a la vista de resultados completos. Revocar los permisos de acceso de administrador de la encuesta o a la vista de resultados completos a su encuesta.

Temas

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N/A	N/A	El empleado puede añadir temas a las encuestas a las que tiene acceso.

Informes

Visita el artículo Darle a los empleados acceso a los informes para obtener más información.

 

Planificación 

Esta sección hace referencia a la funcionalidad Gestión de puestos de trabajo (el área de Planificación) .