Permisos de acceso

 

 

En este artículo te explicamos qué son los permisos de acceso en Personio y cómo puedes gestionar el acceso de tus empleados a ciertas secciones a través de los permisos de acceso.

 

Permisos de acceso en relación con los roles de empleado

Personio viene con dos tipos de roles de empleado:

            • Roles de empleado preestablecidos: 

              ▶ Rol Todos los empleados: este rol se asigna automáticamente a todos los empleados nuevos, por lo que debe incluir un conjunto muy básico de permisos de acceso.
              ▶︎ Rol de administrador (o cualquier rol con derechos de administrador): este rol incluye permisos de acceso completos y no es posible modificar su nivel de permisos de acceso. 

            • Roles de empleado personalizados:

              ▶ ︎Rol Gestores de RR. HH., rol Gerencia, rol En prácticas, etc.:
              estos roles se asignan manualmente a ciertos empleados, por lo que deben contener un conjunto de permisos de acceso muy concretos.

 

Permisos de acceso 

Los permisos de acceso se encuentran en Ajustes > Personal > Roles del empleado .

Se dividen en diferentes secciones y subsecciones, pero también en permisos de acceso (horizontal) y áreas de acceso (vertical). La combinación entre los permisos de acceso y las áreas de acceso te permite aumentar o reducir los permisos de acceso:

            • Cuanto más te desplaces a la derecha, más fácil será para los empleados realizar cambios en los datos. 
            • Cuanto más te desplaces hacia abajo, a más información podrán acceder los empleados. 

En el siguiente ejemplo, se han asignado los permisos de acceso más completos. Los empleados con este rol podrán editar completamente los datos de todos los empleados (incluidos los suyos propios).

general-access-rights-strongest-rights_es.png

 

Permisos de acceso

Los permisos de acceso se dividen en Ver, Proponer y Editar:

Ver Este permiso de acceso permite a los empleados ver los datos. 
Proponer Este permiso de acceso permite a los empleados editar los datos y enviarlos para su aprobación. Si seleccionas este tipo de permiso de acceso, también deberás configurar un proceso de aprobación.
Editar Este permiso de acceso permite a los empleados editar los datos sin ningún paso de aprobación.

general-access-rights_es.png

 

Niveles de acceso

Los permisos de acceso se dividen en Propio, Mis subordinados, Personalizar y Todo:

Propio Este nivel limita el acceso del empleado a sus propios datos.
Mis subordinados Este nivel abarca a todos los empleados que están asignados directa o indirectamente a un supervisor. Por lo tanto, solo es relevante para supervisores.
Personalizar

Este nivel abarca una selección personalizada de empleados que se puede definir mediante filtros.

Todo Este nivel incluye a todos los empleados en activo, excepto al propio empleado. 

Nota
Las áreas de acceso Mis subordinados y Todo no incluyen los datos propios del empleado. Si quieres que un empleado tenga acceso completo a todos los datos, incluidos los suyos, debes seleccionar las áreas de acceso Todo y Propio. 

 

Permisos de acceso por sección

 

Perfil de empleado

Información personal

Esta sección se refiere a la pestaña Información personal del perfil del empleado.

 

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Propio El empleado podrá ver su pestaña Información personal.  El empleado podrá realizar cambios en su pestaña Información personal y enviarlos para su aprobación.  El empleado podrá realizar cambios en su pestaña Información personal.
Mis subordinados El empleado podrá ver la pestaña Información personal de sus subordinados.  El empleado podrá realizar cambios en la pestaña Información personal de sus subordinados y enviarlos para su aprobación.  El empleado podrá realizar cambios en la pestaña Información personal de sus subordinados. 
Todo El empleado podrá ver la pestaña Información personal de todos los empleados. El empleado podrá realizar cambios en la pestaña Información personal de todos los empleados y enviarlos para su aprobación.  El empleado podrá realizar cambios en la pestaña Información personal de todos los empleados. 

 

Información sobre el salario

Esta sección hace referencia a la pestaña Salario del perfil del empleado.

 

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Propio El empleado podrá ver su pestaña Salario.  N/A El empleado podrá realizar cambios en su pestaña Salario.
Mis subordinados El empleado podrá ver la pestaña Historial de sus subordinados. N/A El empleado podrá realizar cambios en la pestaña Salario de sus subordinados.
Todo

El empleado podrá ver la pestaña Salario de todos los empleados.

N/A El empleado podrá realizar cambios en la pestaña Salario de todos los empleados.

 

Datos de asistencia

Esta sección hace referencia a la pestaña Registro de jornada del perfil del empleado.

 

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Propio El empleado podrá ver su pestaña Registro de jornada. También podrá acceder al módulo Registro de jornada desde la barra de navegación principal de Personio. El empleado podrá introducir sus horas de trabajo diarias en la pestaña Registro de jornada y enviarlo para su aprobación. El empleado podrá registrar completamente sus horas de trabajo diario en la pestaña Registro de jornada. También podrá cambiar su horario de trabajo y su saldo de horas extras.
Mis subordinados El empleado podrá ver la pestaña Registro de jornada de sus subordinados. También podrá acceder al módulo Registro de jornada desde la barra de navegación principal de Personio. El empleado podrá introducir las horas de trabajo diarias de sus subordinados en la pestaña Registro de jornada y presentarlos para su aprobación. El empleado podrá registrar completamente las horas de trabajo diarias de sus subordinados en la pestaña Registro de jornada. También podrá cambiar el horario de trabajo y el saldo de horas extras de sus subordinados.
Todo El empleado podrá ver la pestaña Registro de jornada de todos los empleados. También podrá acceder al módulo Registro de jornada desde la barra de navegación principal de Personio. El empleado podrá introducir las horas de trabajo diarias de todos los empleados en su pestaña Registro de jornada y enviarlos para su aprobación. El empleado podrá registrar completamente las horas de trabajo diarias de todos en la pestaña Registro de jornada. También podrá cambiar el horario de trabajo y el saldo de horas extras de todos los empleados.

Nota
Los empleados con permisos de acceso a la pestaña «Registro de jornada» podrán acceder a la sección de registro de la jornada desde la barra de navegación principal de Personio, pero no podrán aprobar solicitudes de registro de jornada a menos que figuren como supervisores en los ajustes de aprobación. 

 

Documentos

Esta sección se refiere a la pestaña Documentos del perfil del empleado.

Deberás configurar permisos de acceso independientes para cada categoría de documentos.

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Propio El empleado podrá descargar documentos desde la pestaña Documentos. El empleado también podrá cargar documentos en la pestaña Documentos. El empleado también podrá usar plantillas de documentos y eliminar documentos en la pestaña Documentos.
Mis subordinados El empleado podrá descargar documentos desde la pestaña Documentos de sus subordinados. El empleado también podrá cargar documentos en la pestaña Documentos de sus subordinados. El empleado también podrá usar plantillas de documentos y eliminar documentos en la pestaña Documentos de sus subordinados.
Todo El empleado podrá descargar documentos desde la pestaña Documentos de todos los empleados. El empleado también podrá cargar documentos en la pestaña Documentos de todos los empleados. El empleado también podrá usar plantillas de documentos y eliminar documentos en la pestaña Documentos de todos los empleados.

Nota
Para que los empleados puedan cargar un documento al crear un formulario de feedback sobre el desempeño, deben tener asignado el permiso Proponer para la categoría de documentos de desempeño.

 

Onboarding

Esta sección hace referencia a la pestaña de onboarding y offboarding del perfil del empleado.

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Propio El empleado podrá ver todos los pasos de onboarding u offboarding de la plantilla de onboarding u offboarding que se le haya asignado. N/A El empleado podrá asignar, editar y eliminar los pasos de onboarding u offboarding de la plantilla de onboarding u offboarding que se le haya asignado.
Mis subordinados El empleado podrá ver todos los pasos de onboarding u offboarding de las plantillas de onboarding u offboarding asignadas a sus subordinados. N/A El empleado podrá asignar, editar y eliminar los pasos de onboarding u offboarding de las plantillas de onboarding u offboarding asignadas a sus subordinados.
Todo El empleado podrá ver todos los pasos de onboarding u offboarding de las plantillas de onboarding u offboarding asignadas a todos los empleados. N/A El empleado podrá asignar, editar y eliminar los pasos de onboarding u offboarding de las plantillas de onboarding u offboarding asignadas a sus subordinados.

Nota
Los empleados no necesitan permisos de visualización para ver y completar las tareas de onboarding u offboarding que se les asignen.

Nota
Para que los empleados puedan ver a todos los empleados que se encuentren actualmente en un proceso de onboarding u offboarding, también necesitan permisos de acceso a la sección en la que se encuentra el atributo Estado.

 

Datos de rendimiento

Esta sección hace referencia a la pestaña Desempeño del perfil de empleado.

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Propio El empleado podrá ver el feedback que se le da en la pestaña Desempeño. N/A El empleado podrá escribir y editar feedback en la pestaña Desempeño.
Mis subordinados El empleado podrá ver el feedback que se le da a sus subordinados en la pestaña Desempeño de estos. N/A El empleado podrá escribir y editar feedback en la pestaña Desempeño de sus subordinados.
Todo El empleado podrá ver el feedback dado a todos los empleados en su respectiva pestaña Desempeño. N/A El empleado podrá escribir y editar feedback en la pestaña Desempeño de todos los empleados.

Nota
Independientemente de estos ajustes, los empleados nunca podrán ver, añadir o editar notas de desempeño sobre ellos mismos.

 

Gestionar cuentas

Esta sección hace referencia al menú que aparece al hacer clic en el icono de tres puntos del perfil del empleado.

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Propio El empleado podrá restablecer su contraseña y ver el estado de su cuenta (ejemplo: último inicio de sesión). N/A N/A
Mis subordinados El empleado podrá restablecer la contraseña de sus subordinados y ver el estado de su cuenta. N/A N/A
Todo El empleado podrá restablecer la contraseña de cada empleado y ver el estado de su cuenta. N/A N/A

Nota
Para que los empleados vean la opción Administrar cuenta, debes otorgarles permiso en la sección Gestionar cuentas, así como permisos para ver la pestaña Información personal. 

Nota
El resto de opciones dentro del icono de tres puntos requieren diferentes permisos de acceso:

▶︎ Para que los empleados vean la opción Poner un recordatorio, debes otorgarles permiso de propuesta en la sección Notas del empleado y permiso de visualización en la sección Gestionar cuentas.

▶ ︎ Para que los empleados vean la opción Programar inactividad temporal, debes concederles permiso de edición en la sección en la que se asignó el atributo Estado (Información personal, Información de recursos humanos, etc.).

▶︎ Para que los empleados vean la opción Rescindir el empleo, debes otorgarles permiso de edición en la sección donde se asignó el atributo Estado (Información personal, Información de recursos humanos...).

▶︎ Solo los administradores pueden ver la opción Eliminar perfil.

 

Ausencia

Esta sección hace referencia a la pestaña Ausencia del perfil del empleado. 

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Propio El empleado podrá ver su pestaña de ausencia y los tipos de ausencia con las políticas de devengo que tienen asignadas. El empleado podrá solicitar ausencias en su pestaña Ausencia y enviarlas para su aprobación. El empleado podrá solicitar ausencias en su pestaña Ausencia sin tener que enviarlas para su aprobación. También podrá actualizar y eliminar las ausencias existentes sin tener que enviarlas para su aprobación.
Mis subordinados El empleado podrá ver la pestaña Ausencia de sus subordinados y los tipos de ausencia con políticas de devengo que se les han asignado. El empleado podrá solicitar ausencias en la pestaña Ausencias de sus subordinados y enviarlas para su aprobación. El empleado podrá solicitar ausencias en la pestaña Ausencia de sus subordinados sin tener que enviarlas para su aprobación. También podrá actualizar y eliminar las ausencias existentes sin tener que enviarlas para su aprobación.
Todo El empleado podrá ver la pestaña Ausencia de todos los empleados y los tipos de ausencia con políticas de devengo asignadas. El empleado podrá solicitar ausencias en la pestaña Ausencias de todos los empleados y enviarlas para su aprobación. El empleado podrá solicitar ausencias en la pestaña Ausencia de todos los empleados sin tener que enviarlas para su aprobación. También podrá actualizar y eliminar las ausencias existentes sin tener que enviarlas para su aprobación.

Nota
Los empleados con permisos de edición no podrán editar las políticas de devengo. Necesitan permisos de administrador o de acceso a Configuración de la cuenta > Ausencia para poder editar o cambiar las políticas de devengo.

Nota
Los empleados con permisos de edición podrán aprobar y rechazar las solicitudes de aprobación de otros empleados, aunque no figuren como supervisores a través de los ajustes de Aprobaciones.

 

Historial de ausencia / saldo

Esta sección hace referencia al enlace Mostrar saldo de ausencia de la pestaña Ausencia del empleado.

 

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Propio El empleado podrá ver todos los días acumulados y los ajustes manuales hechos desde la fecha de contratación. N/A N/A
Mis subordinados El empleado podrá ver todos los días acumulados de sus subordinados y los ajustes manuales realizados desde la fecha de contratación de estos. N/A N/A
Todo El empleado podrá ver los días acumulados de todos los empleados y los ajustes manuales hechos desde la fecha de contratación de estos. N/A N/A

 

Historial del empleado

Esta sección hace referencia a la pestaña Historial del perfil del empleado.

  Ver (vista general) Ver (vista detallada)  Editar (vista detallada)
Propio El empleado podrá ver su pestaña Historial. El empleado podrá ver una lista de los cambios de atributos anteriores en su pestaña Historial. El empleado podrá editar la fecha de aplicación de los cambios de atributos anteriores y asignarles nuevas fechas en su pestaña Historial.
Mis subordinados El empleado podrá ver la pestaña Historial de sus subordinados. El empleado podrá ver una lista de los cambios de atributos anteriores en la pestaña Historial de sus subordinados. El empleado podrá editar la fecha de aplicación de los cambios de atributos anteriores y asignarles nuevas fechas en la pestaña Historial de sus subordinados.
Todo El empleado podrá ver la pestaña Historial de todos los empleados. El empleado podrá ver una lista de los cambios de atributos pasados en la pestaña Historial de todos los empleados. El empleado podrá editar la fecha de aplicación de los cambios de atributos anteriores y asignarles nuevas fechas en la pestaña Historial de todos los empleados.

 

Nota
Para que los empleados puedan ver y editar la fecha de aplicación de los atributos, también debes concederles permisos de acceso al atributo correspondiente a través de la sección Datos personales. 

 

Notas del empleado

Esta sección hace referencia a la pestaña Notas del perfil del empleado. 

  Ver Proponer Editar 
Propio El empleado podrá ver su pestaña Notas y todas sus notas y recordatorios.  N/A El empleado podrá añadir y eliminar notas del empleado y recordatorios personales en su pestaña Notas. 
Mis subordinados El empleado podrá ver la pestaña Notas de sus subordinados y todas sus notas y recordatorios. N/A El empleado podrá añadir y eliminar notas del empleado y recordatorios personales en la pestaña Notas de sus subordinados. 
Todo El empleado podrá ver la pestaña Notas de todos los empleados y todas sus notas y recordatorios. N/A El empleado podrá añadir y eliminar notas de empleado y recordatorios personales en la pestaña Notas de todos los empleados. 

 

Nota
Para que los empleados puedan crear recordatorios personales, también deberás otorgarles permisos de acceso a la sección Gestionar cuentas.

 


 

Lista de empleados

Añadir nuevo empleado

Esta sección hace referencia a la opción Añadir empleado en la Lista de empleados.

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Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo N/A N/A El empleado podrá crear un perfil de empleado y asignarle un rol de empleado a través de la lista de empleados.

Nota
Para que los empleados puedan ver los perfiles de otros empleados, también deberás otorgarles permisos de acceso a Datos personales > Perfil público.

 

Vista de organigrama

Esta sección se refiere a la vista Organigrama en la lista de empleados.

  Ver Proponer Editar 
Propio

 

El empleado podrá acceder a la vista de organigrama a través de la lista de empleados.

 

N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo N/A N/A N/A

 

Nota
Para que los empleados puedan ver a otros empleados en la vista de organigrama, también deberás otorgarles permisos de acceso a Información personal > Perfil público.

Para que los empleados puedan ver también a los empleados que están en inactividad temporal (y a sus subordinados), deberás concederles permisos de acceso a la sección que la que se encuentra el atributo Estado.

Para que los empleados también puedan filtrar la vista de organigrama, debes otorgarles permisos de acceso a la sección en la que se encuentra el atributo correspondiente (ejemplo: Subempresa, Departamento, Oficina).

 


 

Barra de navegación principal

Reclutamiento

Esta sección hace referencia al área Reclutamiento en Personio. 

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Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo El empleado podrá acceder al área Reclutamiento desde la barra de navegación principal de Personio y ver todos los puestos vacantes, los perfiles de los candidatos y mensajes no asignados.  N/A El empleado también podrá añadir y editar puestos vacantes, perfiles de candidatos y mensajes no asignados. 

Nota
Los permisos de acceso anteriores dan a los empleados acceso a toda el área de Reclutamiento. Si solo quieres implicar parcialmente a tus empleados en el proceso de solicitud (por ejemplo, invitarlos a una entrevista específica con un candidato), debes concederles permisos de acceso dentro de la sección de Reclutamiento.

 

Nóminas

Esta sección hace referencia al área Nómina de Personio. Esta sección se divide en cuatro subsecciones para que puedas configurar permisos de acceso individuales para cada subempresa.

 

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Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo El empleado podrá acceder al área Nómina desde la barra de navegación principal de Personio y ver la vista general de la nómina de las empresas seleccionadas. El empleado también podrá descargar los documentos de nómina. N/A El empleado también podrá editar la vista general de la nómina de las empresas seleccionadas. Podrá aprobar la nómina, así como generar su exportación y administrar cualquier documento.

Nota
Los permisos de edición no permiten a los empleados acceder a los ajustes de administración de las nóminas y no podrán crear nuevos grupos contables ni personalizar las columnas de la tabla. Estas acciones solo puede llevarlas a cabo un administrador.

 

Informes

Esta sección hace referencia a la sección de Informes del sistema que se encuentra dentro del área Informes de Personio. Esta sección se divide en 18 subsecciones para que puedas definir permisos de acceso individuales para cada tipo de informe del sistema.

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Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo El empleado podrá acceder a la sección Informes del sistema desde la barra de navegación principal de Personio y ver todos los informes del tipo correspondiente. N/A N/A.

Nota
Los permisos de acceso al área Informes de Personio tienen preferencia sobre los permisos de acceso a las pestañas individuales del perfil del empleado. Si le das al empleado permisos de acceso al área Informes, podrá ver el informe del sistema de Salario y toda la información que contiene, aunque no tenga permisos de acceso a la pestaña Salario. 

 

Informes personalizados

Esta sección hace referencia a la sección Informes personalizados que se encuentra dentro del área Informes de Personio. 

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Propio

N/A

N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo

El empleado podrá acceder a la sección Informes personalizados desde la barra de navegación principal de Personio y ver todos los informes personalizados existentes y los datos que contenga, independientemente de si tiene acceso a un atributo específico.

N/A El empleado también podrá generar nuevos informes personalizados, editar informes personalizados existentes, eliminarlos y seleccionar atributos de los informes.

Nota
Los permisos de acceso anteriores otorgan a los empleados acceso a toda el área de informes personalizados. Si quieres dar a tus empleados acceso a un único informe personalizado, puedes hacerlo a través de la ventana Opciones para compartir

 

Importaciones

En esta sección se hace referencia al área Importaciones de Personio y a su función de carga múltiple de documentos

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Propio

N/A

N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo N/A N/A

El empleado podrá acceder al área Importaciones desde la barra de navegación principal de Personio y cargar documentos de todos los empleados de la empresa.

Nota
Para que los empleados puedan ver y editar documentos importados, deberás concederles permisos de acceso a la sección Documentos.

 

Vista general del workflow

Esta sección hace referencia al Centro de workflows y al widget del panel de control de workflows.

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Propio

N/A

N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo

El empleado podrá acceder al centro de workflows desde la barra de navegación principal de Personio, así como al widget del panel de control de workflows. Podrá ver la mayoría de las funciones, excepto el widget Firmas activas y el icono de configuración de los distintos widgets.

N/A N/A

 

Desempeño y desarrollo

Esta sección hace referencia al área Desempeño y desarrollo de Personio, la cual está dividida en tres apartados: desempeño, formación y objetivos. 

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Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo N/A N/A

El empleado podrá acceder al área Desempeño y desarrollo desde la barra de navegación principal de Personio y crear y gestionar ciclos de evaluaciones del desempeño y cursos y sesiones de formación.

El empleado también podrá crear, editar y eliminar objetivos para todos los demás miembros de la organización, a menos el objetivo lo haya creado otro empleado con permisos de edición para el empleado en cuestión.

Nota
Los permisos de edición no permiten a los empleados crear plantillas de formularios de feedback. Esto solo lo puede hacer un administrador.

 

Personio Conversations

Esta sección hace referencia a Personio Conversations.

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Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo El empleado podrá acceder a Conversations desde la barra de navegación principal de Personio y recibir y trabajar en las solicitudes de los empleados en Conversations. N/A N/A

Nota
Para que un empleado tenga acceso completo a Conversations, deberás crear un rol personalizado “Experto en Conversations” en Personio, para añadirlo a este rol e invitarlo como usuario en Conversations.

 

 

Configuración de la cuenta

Esta sección hace referencia a los ajustes de Personio. Esta sección se divide en 17 subsecciones para que puedas establecer permisos de acceso individuales para cada sección de ajustes (ejemplo: sección de ajustes de Ausencia).

  Ver Proponer Editar 
Propio N/A N/A N/A
Mis subordinados N/A N/A N/A
Todo N/A N/A El empleado podrá ver y editar toda la información dentro de la sección de ajustes correspondiente.

 

 

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