Las políticas de registro de jornada en Personio definen cómo se programa, se registra y se contabiliza como horas extras el tiempo de trabajo de los empleados. Hay tres tipos:
- Los horarios de trabajo establecen cuándo está previsto que los empleados trabajen.
- Las políticas de registro de jornada determinan cómo tienen que registrar las horas los empleados.
- Las políticas de horas extras controlan cómo se calculan.
En este artículo se explica cómo establecer valores predeterminados, asignar políticas, revisar las asignaciones y definiciones existentes, editar o corregir políticas, y archivar o eliminar aquellas que ya no son necesarias.
Antes de hacer cambios, lee la sección Cálculos nuevos de los saldos: los cambios pueden activar recálculos automáticos de los saldos de ausencia, registro de jornada y horas extras.
Antes de empezar
- Para editar o archivar políticas de registro de jornada, necesitas permisos para Configuración de la cuenta > Registro de jornada.
- Para asignar políticas de registro de jornada, necesitas permisos de edición para los datos del registro de jornada del empleado al que vas a asignar la política.
- Antes de asignar una política nueva de registro de jornada o editar una existente, lee la sección Cálculos nuevos de los saldos que figura a continuación.
Cálculos nuevos de los saldos
Saldos de registro de jornada y horas extras
El sistema recalcula automáticamente los saldos de horas extras y registro de jornada cuando ocurre lo siguiente:
- Se ha editado una política de registro de jornada con una fecha de entrada en vigor anterior. Los saldos se vuelven a calcular para cada empleado al que se le haya asignado esa política.
- La asignación de la política del empleado ha cambiado con respecto al pasado.
En la práctica, esto significa que el sistema actúa como desencadenante del cálculo nuevo del registro de jornada y de las horas extras cuando ocurre lo siguiente:
- Asigna una política nueva de registro de jornada con una fecha de entrada en vigor anterior.
- Edita una política de registro de jornada y establece una fecha de entrada en vigor anterior.
- Sustituye una asignación anterior por una política nueva.
Nota: Los cálculos nuevos de las horas extras solo se aplican a partir del 1 de noviembre de 2025. El sistema no vuelve a calcular las horas extras por los cambios que se hayan producido antes de esta fecha.
Saldo de ausencias:
El sistema recalcula automáticamente los saldos de ausencias de los empleados cuando:
- Se ha editado una política de registro de jornada con una fecha de entrada en vigor anterior o que se extiende hasta el final del año de vacaciones en curso. Los saldos de ausencias se recalculan para cada empleado al que se le haya asignado esa política.
- La asignación de la política de un empleado ha cambiado en el pasado o hasta el final del año de vacaciones en curso.
En la práctica, esto significa que el sistema activa un cálculo nuevo del saldo de ausencias cuando ocurre lo siguiente:
- Asigna una política nueva de registro de jornada con una fecha de entrada en vigor anterior o que se extienda hasta el final del año de vacaciones en curso.
- Edita una política de registro de jornada y establece la fecha de entrada en vigor en el pasado o hasta el final del año de vacaciones en curso.
- Sustituye una asignación anterior por una política nueva.
Definiciones de la política
Cada vez que editas una política, el sistema crea una definición de ella: una instantánea de los ajustes de la política con su propia fecha de entrada en vigor. Una sola política puede tener varias definiciones válidas en distintos momentos, y puedes revisar el historial completo de versiones de cualquier política que hayas editado.
Esto significa que una política es una línea temporal de definiciones, cada una de las cuales es válida desde la fecha de entrada en vigor hasta que la siguiente toma el relevo. Verás que este concepto aparece al asignar, editar o corregir políticas.
Configurar las políticas de registro de jornada predeterminadas
El sistema preselecciona automáticamente las políticas de registro de jornada predeterminadas para asignárselas a los empleados nuevos. Tienes que establecer una política de horarios de trabajo y una política de registro de jornada por defecto para los empleados.
Sin embargo, no es necesario establecer una política predeterminada para las horas extras. Te recomendamos que lo hagas solo si la mayoría de los empleados registran las horas extras de la misma manera.
No puedes:
- Establecer las políticas archivadas como predeterminadas.
- Establecer horarios de trabajo flexibles o de varias semanas como predeterminados.
Establecer una política de registro de jornada predeterminada nueva
Para establecer una política de registro de jornada predeterminada, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
- Dependiendo del tipo de política que quieras establecer como predeterminada, haz clic en Horarios de trabajo, Registro de jornada u Horas extras.
- Haz clic en la política que quieras establecer como predeterminada.
- En la esquina superior derecha, haz clic en los tres puntos y, a continuación, selecciona Establecer como predeterminado.
- Confirma los cambios.
Asignar una política de registro de jornada
Antes de asignar una política de registro de jornada o sustituir una asignación anterior:
- Lee la sección anterior sobre los cálculos nuevos de los saldos.
- Las políticas de horas extras solo se asignarán a partir de la fecha en que los empleados empiecen a registrar las horas de trabajo en Personio. Si asignas estas políticas sin que los empleados lo hagan de forma activa, podrías acabar con saldos de horas extras incorrectos.
Asignar políticas de registro de jornada en bloque
Para asignar una política de registro de jornada a varios empleados a la vez, sigue estos pasos:
- Haz clic en Organización.
- Opcional: Filtra a los empleados para reducir la selección.
- Maca la casilla de verificación a la izquierda de todos los empleados a los que deseas asignar la misma política.
- Haz clic en Editar políticas de tiempo y, a continuación, escoge la opción adecuada en función del tipo de política que vas a asignar.
- Empieza a escribir el nombre de la política que deseas asignar o selecciónala directamente en el menú desplegable.
- Haz clic en Siguiente.
- Selecciona la fecha a partir de la cual se aplicará la política nueva.
- Opcional: Si la asignación es temporal (por ejemplo, un horario de verano), marca la casilla Hacer que esta asignación sea temporal y selecciona una fecha de fin. Si no hay ninguna otra asignación prevista tras la fecha de fin, los empleados volverán a tener la política que se les había asignado anteriormente.
- Revisa los avisos de conflicto y los bloqueos.
- Envía el cambio.
Asignar políticas de registro de jornada de forma individual
Para asignar una política de registro de jornada a un solo empleado, sigue estos pasos:
- Ir al perfil del empleado correspondiente > Registro de jornada.
- Para asignar un horario de trabajo, haz clic en el título del widget de horario de trabajo > Asignar política nueva de horarios de trabajo.
- Para asignar una política de registro de jornada o de horas extras:
- Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha.
- Selecciona la opción correspondiente.
- Haz clic en Asignar política nueva.
- Selecciona la política adecuada.
- Selecciona la fecha a partir de la cual se aplicará la política nueva.
- Opcional: Si la asignación es temporal (por ejemplo, un horario de verano), marca la casilla Hacer que esta asignación sea temporal y selecciona una fecha de fin. Si no hay ninguna otra asignación prevista tras la fecha de fin, los empleados volverán a estar sujetos a la política anterior.
- Revisa los avisos de conflicto y los bloqueos.
- Envía el cambio.
Sustituir una asignación anterior
Puedes sustituir cualquier política de registro de jornada que se haya asignado a un empleado en el pasado. Sigue estos pasos:
- Ve al perfil del empleado > Registro de jornada.
- Si quieres sustituir un horario de trabajo anterior, haz clic en el título del widget de horario de trabajo.
- Si quieres modificar una política de registro de jornada o de horas extras, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y escoge la opción pertinente.
- Pasa el cursor por encima de la asignación correspondiente.
- Haz clic en los tres puntos que aparecen a la derecha.
- Selecciona la política nueva en el menú desplegable y haz clic en Siguiente.
- Si editas las fechas de asignación, el sistema ajusta automáticamente la política inmediatamente anterior o posterior (la que resulte afectada), de modo que no se produzcan lagunas ni solapamientos en la línea temporal.
- Si al editar se crea un hueco, la política adyacente se expande para llenarlo.
- Si la edición crea un solapamiento, se recortará la política adyacente.
- Por ejemplo, si adelantas la fecha de fin de la asignación nueva, la política que le sigue se amplía hacia atrás para cubrir la diferencia. Si adelantas la fecha de inicio, la política anterior se reduce para que ambas no se solapen.
- Revisa los avisos de conflicto y los bloqueos.
- Envía el cambio.
Avisos de conflicto y bloqueos
Cuando asignas una política de registro de jornada, el sistema comprueba si esa asignación puede generar algún conflicto para los empleados. Por ejemplo, el horario seleccionado no se ajusta a las horas semanales de un empleado.
En la mayoría de estos avisos, puedes decidir si deseas continuar con la asignación o excluir al empleado directamente desde el panel de avisos.
La única excepción se da cuando no se dispone de los permisos necesarios para asignar una política a empleados concretos. En este caso, el sistema excluye a los empleados automáticamente.
Revisar las políticas de registro de jornada
Puedes revisar las políticas de registro de jornada desde dos perspectivas:
- Por definición: cómo han cambiado los ajustes de una política a lo largo del tiempo, incluyendo cualquier configuración pasada, actual y programada.
- Por asignación: quién tiene qué política, tanto en la actualidad como en el pasado. Puedes hacerlo para toda la organización de una sola vez o para un solo empleado.
Revisar las definiciones de la política
Cada vez que editas los ajustes de la política de registro de jornada, el sistema crea una definición para ella. Esto significa que las políticas pueden tener diferentes ajustes válidos en distintos momentos. Puedes revisar las definiciones de las políticas para comprender cómo ha evolucionado una política a lo largo del tiempo. Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
- Busca y haz clic en la política que quieras revisar.
- Si se produce algún cambio programado, aparecerá una nota en la parte superior del panel de la derecha. Haz clic en Ver para saber más.
- Si no, desplázate hacia abajo hasta la sección Más detalles y haz clic en Ver línea temporal completa.
- Aquí puedes consultar todas las definiciones anteriores y actuales, así como los cambios programados para la política. Haz clic en cualquiera de ellos para ver los ajustes y la descripción del cambio que haya dejado el editor de la política.
Revisar las asignaciones de políticas en bloque
Para ver de un vistazo qué política de registro de jornada tiene asignada cada empleado, sigue estos pasos:
- Haz clic en Organización.
- En la parte superior de la lista, haz clic en Columnas. Dependiendo del tipo de política que desees revisar, escribe “Política de horario de trabajo”, “Política de registro de jornada” o “Política de horas extras”.
- Selecciona las columnas.
- La columna relevante aparece a la derecha. Muestra todos los empleados a los que tienes acceso. Es posible que tengas que desplazarte hacia la derecha para verlo.
Evaluar el historial de asignaciones de políticas de un empleado concreto
Para evaluar el historial completo de la política de registro de jornada de un empleado concreto, incluidas las fechas de cualquier asignación de la política pasada y futura, sigue estos pasos:
- Ve al perfil del empleado.
- Haz clic en Registro de jornada.
- Si quieres evaluar las asignaciones de la política de horarios de trabajo, haz clic en el título del widget del horario de trabajo.
- Si quieres evaluar las asignaciones de políticas de registro de jornada o de horas extras, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y escoge la opción pertinente.
- Aquí puedes ver una lista de todas las políticas asignadas al empleado, con las fechas correspondientes y la descripción de cada una de ellas.
Editar o retirar una política de registro de jornada
Puedes editar las políticas de registro de jornada de varias formas: actualiza los ajustes, corrige una definición anterior, cambia el nombre o archiva y elimina las políticas que ya no utilices.
El efecto de cada cambio varía: los ajustes crean definiciones y pueden activar un cálculo nuevo de los saldos, mientras que los cambios de nombre se aplican a todo el historial.
Editar los ajustes de una política de registro de jornada
Antes de editar los ajustes de cualquier política de registro de jornada, ten en cuenta lo siguiente:
- Cuando se editan los ajustes de una política de registro de jornada, el sistema crea una definición para ella. De esta forma, puedes decidir cuándo entra en vigor la definición nueva: ahora, en el pasado o en el futuro. Puedes evaluar todas las definiciones pasadas y futuras de las políticas, siempre que se hayan editado en algún momento.
- Las definiciones tienen una fecha de entrada en vigor, pero no una fecha de fin. Cada definición nueva se aplica a partir de la fecha de entrada en vigor y sobrescribe cualquier definición posterior a ella. Esto significa que no se puede modificar una definición anterior de forma aislada: cualquier edición con una fecha de entrada en vigor anterior sobrescribirá las definiciones posteriores.
- Al editar los ajustes de una política de registro de jornada, el sistema vuelve a calcular los saldos de ausencia, registro de jornada y horas extras. Esto es especialmente relevante para el horario de trabajo predeterminado, ya que es probable que se asigne a la mayoría de los empleados a partir de las fechas de contratación respectivas.
Para editar los ajustes de una política de registro de jornada, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
- Dependiendo del tipo de política que desees editar, haz clic en Horarios de trabajo, Registro de jornada u Horas extras.
- Haz clic en la política que quieras editar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos.
- Haz clic en Editar política.
- Aplica los cambios deseados y haz clic en Siguiente.
- Selecciona la fecha de entrada en vigor de la definición nueva.
- Confirma los cambios.
- Redacta una nota en la que se describan los cambios en la política. Esto aparece en la lista de definiciones de políticas y te ayudará a comprender más adelante por qué se han realizado los cambios o qué ha cambiado.
- Guarda los cambios.
Corregir la definición de una política anterior
Si una definición anterior es incorrecta, no se puede corregir de forma aislada. Tienes dos opciones:
- Sobrescribir el historial de versiones.
- Edita la política con los ajustes correctos y una fecha de entrada en vigor que coincida con la definición incorrecta. A continuación, vuelve a editar la política para recrear cada una de las definiciones posteriores y reconstruir la línea temporal. Recomendamos hacerlo solo si la política tiene una o dos definiciones que corregir.
- Crea una política.
- Si el historial de versiones es complejo, es más seguro crear una política con las definiciones correctas desde el principio y, a continuación, asignársela a los empleados correspondientes. Esto evita errores al volver a compilar varias definiciones seguidas. Recomendamos hacerlo si la política contiene más de dos definiciones incorrectas.
Editar el nombre y la descripción de una política de registro de jornada
Los cambios en el nombre y la descripción de la política se aplican a todas las definiciones de la política, tanto pasadas como presentes y futuras.
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
- Dependiendo del tipo de política que desees editar, haz clic en Horarios de trabajo, Registro de jornada u Horas extras.
- Haz clic en la política que quieras editar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos.
- Haz clic en Editar nombre.
- Escribe el nombre o la descripción nuevos. El nombre tiene que servir para identificar los ajustes del cronograma de un vistazo. Por ejemplo,
- Horario de trabajo: “Tiempo completo, 40 horas, lu-vi”
- Registro de jornada: “Fichar (entrada/salida), límite diario de 8 horas”
- Horas extras: “Horas extras diarias, horas de menos deshabilitadas”
- Guarda los cambios.
Archivar o eliminar una política de registro de jornada
Si no se ha asignado una política de registro de jornada a nadie, ni está previsto asignarla, puedes archivarla. Al archivar una política:
- No pierdes ninguno de los datos históricos relacionados a ella.
- Esto no afecta al personal al que se le haya asignado esta política en el pasado.
- El sistema oculta la política de la lista en los ajustes de Registro de jornada y durante la asignación.
- Puedes recuperar las políticas archivadas retirando el filtro de estado.
- Puedes restaurar y volver a utilizar las políticas archivadas en cualquier momento.
Si una política nunca se ha asignado a nadie, ni en el pasado, ni en el presente, ni en el futuro, puedes eliminarla. Cuando eliminas una política, no hay forma de recuperarla.
Para archivar o eliminar una política, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
- Dependiendo del tipo de política que desees archivar o eliminar, haz clic en Horarios de trabajo, Registro de jornada u Horas extras.
- Haz clic en la política que quieras archivar o eliminar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos.
- Haz clic en Archivar o Eliminar.
- Confirma la acción.