Presentamos una configuración nueva de las políticas de registro de jornada que sustituye a la configuración actual de los horarios de trabajo y del perfil de registro.
La configuración actual agrupa diferentes normas en un único horario de trabajo, lo que dificulta la gestión a escala de la configuración. La configuración nueva divide los ajustes en tres tipos de políticas independientes:
- Políticas de horarios de trabajo
- Políticas de registro de jornada
- Políticas de horas extras
Así es más fácil configurar, reutilizar y cambiar las normas de registro de jornada sin tener que duplicar los mismos ajustes en toda la cuenta.
La configuración nueva no modifica los cálculos, las políticas asignadas ni el funcionamiento de cara a los empleados. Solo cambia la experiencia del administrador a la hora de configurar y asignar normas de registro de jornada.
Esta actualización se implementará de forma gradual y automática en las cuentas existentes. Sigue leyendo este artículo para saber qué va a cambiar y qué tienes que hacer para que la transición se desarrolle sin problemas. Una vez que hayamos implementado la actualización en la cuenta, no podrás volver a la versión anterior.
Principales mejoras
La tabla siguiente resume cómo está mejorando la configuración del registro de jornada con el paso de los horarios de trabajo y los perfiles de registro a las políticas de registro de jornada.
| Tema | Antes de | Después de |
|---|---|---|
| Estructura de la política | Las horas de trabajo, el registro de jornada y las normas sobre horas extras se agrupaban en un único horario de trabajo, y eso a veces daba lugar a cientos de configuraciones casi idénticas. | Tres tipos de políticas independientes: horario de trabajo, registro de jornada y horas extras. Puedes configurarlas y asignarlas por separado, así que solo tendrás que gestionar cada conjunto de ajustes una vez. |
| Políticas predeterminadas | Un horario de trabajo predeterminado que se aplica a todos los empleados, tanto en el presente como en el pasado y el futuro. Al cambiar la configuración predeterminada, se modificaba el historial del empleado. | Las políticas predeterminadas se preseleccionan solo para los empleados nuevos. Las asignaciones existentes se mantienen como están, a menos que las reasignes. |
| Edición de las políticas | Al editar un horario de trabajo, el cambio se aplicaba a todos los cálculos anteriores. Para evitar problemas, había que duplicar los cronogramas en lugar de editarlos. | Al editar las políticas, ahora se crean definiciones de la política que te permiten establecer una fecha de entrada en vigor futura para cualquier cambio. Los cálculos anteriores se mantienen sin cambios. |
| Gestión de conflictos | No había forma de detectar posibles conflictos entre el horario de trabajo, las horas contractuales y las reglas de descanso antes de confirmar una asignación. | Los conflictos bloqueantes y los avisos aparecen durante la asignación, así que puedes solucionar los problemas o excluir a los empleados antes de confirmar. |
| Asignación de políticas | Las asignaciones no podían ser temporales y no se podía previsualizar una política antes de asignarla. | Se admiten las asignaciones temporales y puedes previsualizar la política que vas a asignar antes de confirmarla. |
| Perfiles de registro | Los ajustes de los perfiles de registro (fichar [entrada/salida], registro de la ubicación, Aplicación de Entrada) se encontraban en una página independiente y requerían una asignación aparte. | Los ajustes de los perfiles de registro forman parte de las políticas de registro de jornada, así que todos los ajustes de registro de jornada se configuran y asignan en un solo lugar. |
| Vista general de los ajustes | Los horarios de trabajo se mostraban sin opciones para ordenarlos o filtrarlos. Solo se podía buscar mediante texto libre, lo que dificultaba la gestión de listas extensas. | Una vista general estructurada de las políticas con columnas que se pueden ordenar, buscar y filtrar, para que encuentres lo que necesitas en cuestión de segundos. |
| Archivado | Los horarios de trabajo no utilizados no se podían archivar, solo se podían eliminar. Al eliminarlos, se corría el riesgo de perder datos históricos. | Puedes archivar las políticas que no estés utilizando y recuperarlas más adelante. La eliminación se reserva para las políticas que nunca se han asignado. |
| Cronogramas personalizados | Los horarios de trabajo personalizados estaban vinculados a un solo empleado y no se podían reutilizar, lo que multiplicaba el número de cronogramas en el sistema. | De forma predeterminada, las políticas se pueden aplicar a todos los empleados. Las políticas compartidas sustituyen a los cronogramas personalizados ocasionales. |
| Columnas de la Lista de personal | La Lista de personal mostraba el horario de trabajo y el perfil de registro, pero no permitía ver los ajustes de las horas extras. | La Lista de personal muestra tres columnas (política de horario de trabajo, política de registro de jornada y política de horas extras) para ofrecer una vista completa de quién está en cada situación. |
| Añadir empleados nuevos | El horario de trabajo predeterminado se asignaba automáticamente si no se realizaba ninguna selección al crear al empleado. | Las políticas predeterminadas se preseleccionan al crear un empleado, así que puedes verlas y modificarlas antes de guardarlas. |
| Registro de auditoría | Las entradas del registro de auditoría relativas a los cronogramas y los perfiles de registro eran escasas, lo que dificultaba la resolución de problemas relacionados con el registro de jornada y el cálculo de las horas extras. | El registro de auditoría recoge todas las actividades de creación, actualización, eliminación, asignación, cambio de nombre, archivo, restauración y restablecimiento de los valores predeterminados de los tres tipos de políticas. |
Comunicaciones relativas al proceso de transición
Recibirás un correo electrónico con información sobre esta transición:
- El primer correo electrónico contiene información sobre el sistema nuevo de ajustes. Podrás previsualizarlo en la cuenta, para saber cómo va a cambiar la configuración actual con esta actualización.
- Hasta que la actualización se implemente en la cuenta, podrás previsualizar los próximos cambios. También es posible que recibas un correo electrónico de recordatorio unos días antes de la puesta en marcha.
Nuestro objetivo es completar la transición a principios de julio.
Las políticas nuevas de registro de jornada
Tras la transición, las normas del registro de jornada se organizan en tres tipos de políticas en la cuenta de Personio.
| Tipo de política | ¿Qué controla? |
|---|---|
| Política de horario de trabajo | Qué días tienen programado trabajar los empleados y durante cuánto tiempo. Aquí puedes encontrar una lista completa de los ajustes disponibles en las políticas nuevas de horario de trabajo. |
| Política de registro de jornada | Cómo registran la jornada los empleados, incluidas las opciones de registro de jornada y las reglas de descanso. Aquí puedes encontrar una lista completa de los ajustes disponibles en las políticas nuevas de registro de jornada. |
| Política de horas extras | Cómo se contabilizan las horas extras y las horas de menos, incluyendo las horas de menos y el margen de horas extras mensual. Aquí puedes encontrar una lista completa de los ajustes disponibles en las políticas nuevas de horas extras. |
Ten en cuenta lo siguiente:
- Siempre hay que asignar un horario de trabajo y una política de registro de jornada a los empleados. No puedes dejar a un empleado sin cualquiera de ellos.
- Las políticas de horas extras son opcionales. Si no registras las horas extras, no es necesario que las asignes.
¿Qué hacemos?
Durante la transición, nuestro sistema hace lo siguiente:
- Adapta los ajustes de los perfiles de registro de jornada y los horarios de trabajo existentes, incluidos los personalizados, al sistema nuevo de tres tipos de políticas.
- Fusiona las políticas que tienen ajustes duplicados, siempre que sea posible.
- Asigna un nombre a las políticas nuevas de acuerdo con las convenciones de nomenclatura que se describen a continuación.
- Actualiza las asignaciones de los empleados para reflejar los nombres y la estructura de las políticas después del cambio. Las fechas y los periodos de asignación de las políticas no sufren cambios.
- Archiva las políticas que no están asignadas a nadie en estos momentos.
Ejemplo: Tienes cinco horarios de trabajo con diferentes horas de trabajo, pero con las mismas normas de registro de jornada y de horas extras. Después de la transición, dispondrás de lo siguiente:
- Cinco políticas diferentes de horario de trabajo.
- Una política de registro de jornada.
- Una política de horas extras.
Transición a los horarios de trabajo personalizados
El sistema traslada todos los ajustes personalizados de los horarios de trabajo a los tres tipos nuevos de políticas. A partir de la transición, no podrás crear horarios de trabajo personalizados. Durante la transición:
- Un horario de trabajo personalizado con ajustes idénticos a los de otra política se fusiona con esta.
- Un horario de trabajo personalizado con ajustes específicos se convierte en una política independiente.
Convenciones de nomenclatura de las políticas
Al fusionar varias políticas, el sistema utiliza automáticamente el nombre del horario de trabajo o del perfil de registro de jornada creado más recientemente, tal y como se describe en la tabla siguiente. En la descripción de la política nueva encontrarás los nombres de todos los horarios de trabajo o perfiles de registro que contenían los ajustes incorporados en ella.
| Tipo de política | Convención de nomenclatura |
|---|---|
| Horario de trabajo | [Nombre del horario de trabajo] |
| Registro de jornada | [Nombre del perfil de registro] – [Nombre del horario de trabajo] |
| Horas extra | [Nombre del horario de trabajo] |
Los horarios de trabajo personalizados siguen una convención de nomenclatura diferente:
| Escenario | Convención de nomenclatura |
|---|---|
| Un empleado | Personalizado – [Nombre del empleado] |
| Dos empleados con los mismos ajustes | Personalizado – [Nombre del empleado 1] + [Nombre del empleado 2] |
| Tres o más empleados con los mismos ajustes | Personalizado – [Nombre del empleado] + número de empleados que figuran en él |
| Un empleado con diferentes horarios personalizados | Personalizado – [Nombre del empleado] – Desde el [fecha] |
Lo que tienes que hacer
Antes de la transición
Antes de la transición, recibirás un correo electrónico informativo y un banner dentro del producto. No es necesario que hagas nada, pero le recomendamos lo siguiente:
- Ve a Ajustes > Asistencia.
- Abre la vista previa integrada en el producto para ver cómo queda la configuración actual con la estructura nueva de la política de registro de jornada. La vista previa es de solo lectura y muestra los ajustes reales.
- Comprueba cómo se denominan las políticas nuevas de registro de jornada, teniendo en cuenta la convención de nomenclatura. Anota cualquier cambio de nombre que quieras aplicar tras la transición.
- Envía el feedback mediante el botón de feedback integrado en el producto, que se encuentra al final de la vista previa del producto. El feedback se envía directamente a nuestros equipos de producto para que lo evalúen.
Después de la transición
No es necesario que hagas nada, pero le recomendamos lo siguiente:
Cambia el nombre de las políticas
Evalúa todas las políticas nuevas y cámbiales el nombre para que reflejen los ajustes que contienen. Denominar las políticas según los ajustes permite que otros empleados las reutilicen. Por ejemplo,
- Horario de trabajo: “Tiempo completo, 40 horas, lu-vi”
- Registro de jornada: “Fichar (entrada/salida), límite diario de 8 horas”
- Horas extras: “Horas extras diarias, horas de menos deshabilitadas”
Si utiliza la API de Personio
La lógica de fusión de la política también afecta a los valores devueltos por la API v1. El objeto horario_de_trabajo de Enumerar empleados y Obtener empleado por ID devuelve los mismos campos: ID, fecha de asignación, horas objetivo y nombre del horario de trabajo. No es necesario realizar ningún cambio técnico en la integración.
Sin embargo, después de la migración, el ID y el nombre del horario de trabajo que devuelven estos endpoints pueden diferir de lo que aparecía antes. Las horas objetivo del empleado y la fecha de asignación permanecen sin cambios, y el cambio se comporta de la misma manera que una asignación de horario de trabajo normal.
Archivar las políticas de registro de jornada y de horas extras no utilizadas
Si no utilizas los ajustes de registro de jornada y de horas extras, es posible que tengas políticas que en realidad no necesitas:
- Si los empleados no registran las horas de trabajo, puedes archivar o eliminar todas las políticas de registro de jornada, excepto una política predeterminada.
- Si los empleados no registran las horas extras, puedes archivar o eliminar todas las políticas de horas extras. No es necesario que dejes una política predeterminada.
- Si los empleados registraban la jornada o las horas extras en el pasado, archiva las políticas en lugar de eliminarlas. De este modo, se conservan los datos históricos.
Si utilizas horarios de trabajo personalizados
Anteriormente, los usuarios con permisos de edición de Datos del registro de jornada podían crear horarios de trabajo personalizado para cada empleado. En la experiencia nueva, para crear una política de asistencia se requieren permisos para Configuración del registro de jornada. Esto significa que los usuarios que no son administradores y que dependían de la creación de cronogramas personalizados ya no podrán hacerlo.
Hay dos soluciones:
- Utiliza horarios de trabajo flexibles como solución:
- Un administrador crea un conjunto de horarios flexibles que cubren las variaciones comunes de la jornada laboral en la empresa (por ejemplo, 3 horarios de trabajo flexibles diferentes para 3, 4 y 5 días).
- Los usuarios con permisos de edición para Datos del registro de jornada pueden asignarlos según sea necesario y configurar los horarios de trabajo individuales después de la asignación.
- Otorga permisos de configuración del registro de jornada a los usuarios que tengan que crear políticas de horario de trabajo. Esto también les permite crear otras políticas de registro de jornada.
Recomendamos utilizar la solución de horarios de trabajo flexibles por dos razones:
- El empleado que creaba cronogramas personalizados mantiene el mismo nivel de permisos.
- Se reduce el número de políticas adicionales que hay que gestionar en los ajustes y en los flujos de asignación.
Evalúa el flujo nuevo de asignación
Echa un vistazo a los flujos nuevos de asignación:
- En bloque a través de la Lista de personal.
- De forma individual a través de la pestaña Registro de jornada.
No guardes ningún cambio en esta fase.