En este artículo se explica cómo crear políticas de registro de jornada en Personio. Las políticas de registro de jornada establecen las normas sobre cómo los empleados registran las horas de trabajo. Cubren los modos de registro, las restricciones respecto a las entradas de tiempo y la configuración de los descansos. Después de crear una política, se la asignas a los empleados para que registren la jornada siguiendo unas normas sistemáticas.

Antes de empezar

• Para crear políticas de registro de jornada, necesitas permisos de edición en Configuración de la cuenta > Registro de jornada.
• Tienes que asignar una política de registro de jornada a los empleados, incluso si no la registran de forma activa. Este es un requisito del sistema que no se puede cambiar. Consulta nuestros ajustes recomendados para este caso.
• Para que los empleados puedan registrar la jornada mediante cualquiera de los modos que se describen a continuación, necesitan permisos proponer para sus datos de registro de jornada. 
  • De forma predeterminada, también pueden editar sus entradas de tiempo en la sección Registro de jornada. Puedes aplicar restricciones de registro de horario para limitar cuándo los empleados pueden editar sus entradas. Puedes restringir las ediciones a un periodo de tiempo determinado o por estado, de modo que los empleados solo puedan editar las entradas de tiempo hasta que sean aprobadas. Para evitar que los empleados modifiquen por completo las entradas de tiempo, deshabilita el registro manual en la política de registro de jornada.
• Puedes asignar la política de registro de jornada y activar los permisos de registro de jornada en cualquier orden. Sin embargo, ambos tienen que estar establecidos antes de que el empleado pueda registrar la jornada de acuerdo con la política.
• Una política de control horario determina cómo los empleados registran su propia asistencia. No cambia lo que pueden hacer con el registro de jornada de otras personas. Por ejemplo, supongamos que vas a crear una política de registro de jornada que deshabilita el registro manual. Un empleado asignado a esa política y con derechos proponer para sí mismo y para su línea jerárquica puede hacer lo siguiente: 
  • Registrar (únicamente) su propio horario mediante el registro en directo.
  • Corregir manualmente las entradas de tiempo de sus reportes directos cuando sea necesario. 

Crear una política de registro de jornada

Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
3. Debajo de Políticas, haz clic en Registro de jornada.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en Política nueva de registro de jornada.
5. Añade un nombre y una descripción de la política. Te recomendamos que utilices un nombre descriptivo que te ayude a identificar los ajustes de la política y una descripción con más detalles. Por ejemplo, “Fichar (entrada/salida), límite diario de 8 horas”.
6. Configura las normas de la política consultando las siguientes descripciones de cada sección.
7. Guarda la política.

Modos de registro de jornada

Consejo:
Si no utilizas nuestra funcionalidad de registro de jornada para tus empleados, puedes dejar ambos modos deshabilitados.

Los modos de registro de jornada determinan cómo los empleados registran las horas de trabajo. Puedes activar el registro activo, el registro manual o ambos. Para cada modo, puedes elegir qué métodos están disponibles. 

Si permites un modo pero no seleccionas ningún método, aparecerá un error. Tienes que activar al menos un método para poder guardar la política. 

En la siguiente tabla se enumeran los modos de registro de jornada y los métodos disponibles para cada uno.

Para cada modo, selecciona Permitir [modo] en métodos específicos y escoge los métodos que quieres que estén disponibles.

Registro activo (widget de fichar entrada de la página de inicio)

• Aplicación web: Los empleados registran sus horas de trabajo mediante el widget para fichar a la entrada y a la salida de la página de inicio.
• Aplicación móvil: Los empleados registran sus horas de trabajo mediante el widget para fichar a la entrada y a la salida de la aplicación móvil.
• Aplicación de Entrada: Los empleados registran sus horas de trabajo en tiempo real con la Aplicación de Entrada en dispositivos compartidos.

Al activar el registro activo en la web o en dispositivos móviles, los ajustes de registro de ubicación pasan a estar disponibles. Consulta cómo registrar la ubicación de los empleados a continuación.

Registro de jornada manual

• Aplicación web: Los empleados registran sus horas de trabajo introduciendo las horas de inicio y finalización en la pestaña Registro de jornada y en la página de inicio.
• Aplicación móvil: Los empleados registran sus horas de trabajo mediante la funcionalidad Registro de jornada de la aplicación móvil.

Al activar el seguimiento manual, los ajustes de restricción de entradas de tiempo pasan a estar disponibles. Consulta cómo funcionan las restricciones de entradas de tiempo a continuación.

Registrar la ubicación de los empleados

Si activas el registro activo a través de la aplicación web o la aplicación móvil, también puedes decidir registrar la ubicación de tus empleados cuando registran la jornada. Ten en cuenta lo siguiente:

• El sistema registra la ubicación de los empleados solo cuando fichan (entrada y salida).
• El registro de la ubicación es compatible con los widgets de registro en la web o en dispositivos móviles. Tus empleados tienen que instalar la última versión de la aplicación móvil para que el registro de la ubicación funcione.
• El registro de la ubicación de ordenadores de sobremesa y portátiles suele ser menos preciso que en los dispositivos móviles. Si tus empleados registran el tiempo con un ordenador de sobremesa o portátil, considera establecer un radio de geoperimetraje más grande para tus centros de trabajo.
• Los empleados pueden decidir si quieren compartir su ubicación o no y eliminarla después del registro.
• Si no comparten su ubicación o la eliminan después de hacerlo, aparecerá en las plantillas horarias y en los registros de jornada contextuales.
• Puedes crear un workflow de aprobación para entradas de tiempo que violen los ajustes de ubicación:

Tienes dos opciones para registrar la ubicación de los empleados con diferentes funcionalidades, que se describen a continuación:

Restricciones respecto a las entradas de tiempo

Las restricciones respecto a las entradas de tiempo controlan cuándo los empleados pueden añadir o editar las entradas de tiempo. Usa estos ajustes para limitar los cambios en las entradas pasadas, futuras o aprobadas. Estos ajustes están disponibles al activar el seguimiento manual.

Entradas de tiempo pasadas

Usa este ajuste para decidir si los empleados pueden añadir entradas de tiempo a los días anteriores o restringirlas con una de las dos opciones siguientes:

• La configuración Restringir entradas de tiempo que se añadan a días anteriores permite al empleado añadir entradas de tiempo a un número limitado de días anteriores. Si estableces este número en cero, el empleado:
  • Solo puede registrar la jornada del día en curso y de días futuros si está permitido.
  • No puede registrar las horas nocturnas.
• Con el ajuste Bloquear las entradas del mes anterior en un día específico, el empleado solo puede añadir entradas de tiempo del mes anterior hasta un día específico del mes siguiente.

Entradas de tiempo futuras

Usa este ajuste para decidir si el empleado puede añadir entradas de tiempo de días futuros o no.

Entradas de tiempo aprobadas

Usa este ajuste para decidir si el empleado puede modificar una entrada de tiempo después de que se haya aprobado o no.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Los límites establecidos por los ajustes de las entradas de tiempo pasadas y futuras también se aplican a la edición de entradas de tiempo aprobadas.
• Sin un workflow de aprobación establecido, las entradas de tiempo se aprueban automáticamente tan pronto como se envían. En este caso, el empleado solo puede editar una entrada de tiempo aprobada automáticamente el mismo día en que la introduce.

Configuración del trabajo y los descansos

Estos ajustes definen los límites y las normas respecto a las horas de trabajo diarias y los descansos. Configura el número máximo de horas, la duración mínima de los descansos, las reglas de descanso y la forma en que Personio gestiona los descansos largos durante los turnos de noche.

Máximo de horas

Configura un límite para la cantidad de horas de trabajo que los empleados pueden registrar al día. Si restringes el número máximo de horas de trabajo al día, escoge una de las siguientes opciones:

Permitir que el empleado registre horas por encima del límite y advertirle

Empleados:

• Ven una advertencia cuando se registre un número superior al límite.
• Pueden guardar la entrada de tiempo y agregar un motivo para ello.

Los responsables de aprobación del registro de jornada ven que estas solicitudes no son conformes a la normativa a través de Aprobaciones de registro de jornada.

Evitar sobrepasar el límite en el registro de jornada

Empleados:

• Ven una advertencia cuando se registre un número superior al límite.
• No pueden guardar la entrada de tiempo.

Duración mínima del descanso

Los empleados ven una advertencia cuando registran un descanso inferior al mínimo establecido y no pueden guardar la entrada de tiempo.

Reglas de descanso

Agregue hasta dos reglas de descanso para definir la duración mínima del descanso requerida para cada cantidad de trabajo establecida. No puedes guardar un horario de trabajo en el que estás trabajando si:

• La duración del descanso requerida es más corta que la duración mínima del descanso establecida anteriormente.
• La segunda regla de ruptura contradice la primera. En otras palabras, la segunda regla de descanso no puede establecer un descanso más corto para una cantidad de trabajo más larga, ni un descanso más largo para una cantidad de trabajo más corta.

Después de definir las reglas de descanso, selecciona una de las tres acciones que se describen a continuación. Estas acciones desencadenante exactamente como lo especifican las reglas de descanso y no se aplican retroactivamente a las entradas de tiempo ya existentes .

Avisar al personal cuando falten los descansos o estos no cumplan las reglas de descanso.

Empleados:

• Ven una advertencia cuando no se registran suficientes tiempos de descanso.
• Pueden guardar la entrada de tiempo y agregar un motivo para ello.

Los responsables de aprobación del registro de jornada ven que estas solicitudes no son conformes a la normativa a través de Aprobaciones de registro de jornada.

Impedir que el personal guarde entradas de tiempo si faltan descansos o si estos no cumplen las reglas de descanso.

Empleados:

• Ven una advertencia cuando no se registran suficientes tiempos de descanso.
• No pueden guardar la entrada de tiempo.

Anadir automáticamente descansos si faltan o no cumplen las reglas de descanso.

Cuando los empleados no registran suficientes tiempos de descanso, el sistema hace lo siguiente:

• Añade tantos descansos como sean necesarios para cumplir con las reglas de descanso que hayas configurado.
• Deduce el tiempo de descanso del tiempo de trabajo del empleado. 
  • Si no hay suficiente tiempo de trabajo para deducir el descanso, el sistema reduce el tiempo de trabajo para evitar infracciones de las reglas de descanso.

Esto se aplica a las entradas de tiempo registradas a través de la pestaña Registro de jornada, el control horario, la aplicación móvil y los terminales. Los descansos automáticos no se aplican a las entradas de tiempo con propiedad de descanso enviadas a través de la API pública (PAPI) ni a las importadas.

Empleados:

• Pueden guardar la entrada de tiempo, y el sistema aplica los descansos automáticamente.
• Pueden editar la entrada de tiempo y el descanso automático aplicado. En caso de hacerlo, los tiempos de descanso que agreguen tendrán que cumplir con las reglas de descanso establecidas.

Ejemplo de reglas de descanso

Configura las dos reglas de descanso a continuación y escoge la opción para agregar descansos automáticamente.

1. Después de 6 horas de trabajo, los empleados tienen que registrar un descanso de 30 minutos.
2. Después de 9 horas de trabajo, los empleados tienen que registrar un descanso de 45 minutos.

El empleado A registra 8 horas de trabajo sin ningún descanso. Para cumplir la primera regla, el sistema descuenta automáticamente 30 minutos del tiempo de trabajo y añade el descanso después de 6 horas de tiempo de trabajo.

El empleado B registra 7 horas de trabajo, 45 minutos de descanso y 3 horas adicionales de trabajo. El descanso agregado manualmente cumple la segunda regla, así que el sistema no lo cambia. Sin embargo, para que la entrada de tiempo cumpla con la primera regla, el sistema agrega un descanso de 30 minutos al primer período de trabajo.

El empleado C registra 6 horas y 15 minutos de trabajo. Según la primera regla, el sistema tiene que agregar un descanso de 30 minutos, pero no hay suficiente tiempo de trabajo para hacerlo. Por tanto, el sistema reduce el tiempo de trabajo a 6 horas.

Umbral de división de jornada laboral

Este ajuste define cuánto tiempo puede durar un descanso en un turno de noche antes de que el sistema lo trate como el inicio de otro día de trabajo. La configuración predeterminada es de 4 horas, pero el intervalo aceptado es de entre 2 y 14 horas.

Así es como afecta al registro de jornadas:

• Si un descanso dura menos que el umbral establecido, Personio lo contabiliza como el mismo día laboral.
• Si un descanso es superior al umbral establecido, Personio lo contabiliza como otro día laboral.

Ejemplos:

Para el trabajo diurno, se aplica el mismo umbral. Sin embargo, los descansos de más de 4 horas no aparecen en la página Registro de jornada y no dan inicio a otro día de trabajo.

Ajustes recomendados para empleados que no registran la jornada

• Para los empleados que no registran la jornada con Personio, te recomendamos configurar los siguientes permisos:
  1. Ve a Ajustes.
  2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
  3. Selecciona el rol de empleado respectivo. 
  4. Haz clic en Permisos.
  5. Desplázate hacia abajo hasta la sección Datos del registro de jornada y desmarca todos los permisos. El rol no tiene que tener ningún permiso establecido.
• Si tus empleados no registran la jornada con Personio, puedes deshabilitar ambos modos de registro en su política de registro de jornada.
• Si registran la jornada mediante una integración de un socio y quieres aplicar pausas automáticas en Personio, puedes establecer reglas de descanso en su política. Cuando las entradas de tiempo llegan a Personio, el sistema aplica los descansos automáticos en función de tus ajustes. Para este tipo de política, puedes dejar deshabilitados los modos de registro. 

Pasos siguientes

1. Establece la política de registro de jornada predeterminada y asigna políticas de registro de jornada a los empleados.
2. Opcional: Crea políticas de horas extras, solo necesarias si los empleados registran las horas extras.