Los horarios de trabajo conforman la base de una gestión eficaz del tiempo y del registro de jornada en cualquier organización. Definen los días y las horas que se espera que los empleados trabajen, lo que garantiza claridad tanto para los empleados como para los empleadores.
El sistema utiliza los horarios de trabajo asignados a los empleados para calcular las horas extras, el registro de jornada, las horas objetivo y las ausencias.
Ya sea un horario fijo, una rotación de varias semanas o una distribución flexible, los horarios de trabajo ayudan a alinear la disponibilidad individual con las necesidades de la empresa. Los horarios de trabajo también establecen la base para un correcto registro de jornada y para el cálculo de las ausencias retribuidas prorrateadas para empleados a tiempo parcial.
Antes de empezar
Diferentes tipos de horarios de trabajo
En Personio, puedes configurar tres tipos de horarios de trabajo: fijos, multisemanales o flexibles. Eche un vistazo a la tabla para comprender las diferencias:
| Horario fijo | Horario multisemanal | Horario flexible | |
|---|---|---|---|
| Situaciones de casos de uso | Empleados con horario semanal fijo. | Empleados con un horario semanal recurrente. Por ejemplo, el empleado tiene libre cada segundo viernes. | Empleados con un cálculo de jornada semanal fija, pero con días de jornada flexible. Por ejemplo, empleados a tiempo parcial, estudiantes empleados y horario flexible. |
| Días laborables | Número fijo de días. El horario define los días en que trabaja el empleado. | Número fijo de días. El horario define los días en que trabaja el empleado. | Número fijo de días. El empleado y su supervisor definen en qué días de la semana se trabaja. |
| Horas por día/semana | Fijo y definido por los días y horas consignados en el horario de trabajo. Si las horas semanales del empleado cambian, tienes que crear/asignar otro horario de trabajo. | Fijo y definido por los días y horas consignados en el horario de trabajo. Si las horas semanales del empleado cambian, tienes que crear/asignar otro horario de trabajo. | Utiliza el atributo Horas semanales en el perfil del empleado. Esto significa que puedes asignar el mismo horario a empleados con diferentes horas semanales. |
| Horas de trabajo | El horario define las horas de trabajo. Si las horas de trabajo del empleado cambian, tienes que crear/asignar otro horario de trabajo. | El horario define las horas de trabajo. Si las horas de trabajo del empleado cambian, tienes que crear/asignar otro horario de trabajo. | El empleado y su supervisor definen las horas de trabajo definitivas. |
| Gestionar el horario | Si algo cambia, el administrador tiene que editar el horario de trabajo. | Si algo cambia, el administrador tiene que editar el horario de trabajo. | Después de la asignación inicial por parte del administrador, el empleado y el supervisor pueden cambiar los días y horas de trabajo, siempre y cuando el empleado trabaje tantos días como se establezca en el horario. |
| Horario de trabajo predeterminado | Se puede establecer como horario de trabajo predeterminado. | No se puede establecer como horario de trabajo predeterminado. | No se puede establecer como horario de trabajo predeterminado. |
Permisos necesarios
Independientemente del tipo de horario que vayas a crear, se aplica lo siguiente:
- Para crear horarios de trabajo, necesitas permisos de Configuración de la cuenta > Registro de jornada.
- Además, para configurar horarios de trabajo flexibles, te recomendamos que seas administrador.
Ten en cuenta lo siguiente:
- Los empleados pueden registrar la asistencia y las horas extras (si se ha activado) cualquier día a cualquier hora, independientemente de sus horas de inicio y finalización. Si bien no puedes cambiar eso, configura un workflow de aprobación utilizando la condición La hora de inicio es anterior o posterior al horario de trabajo para revisar estas entradas de tiempo.
- Las horas de inicio y fin también influyen en el cálculo de las ausencias medidas en horas. Si un empleado solicita una ausencia medida en horas más allá de las horas de inicio y fin establecidas, la solicitud no afecta al saldo restante.
- Una vez que creas un horario de trabajo de un tipo determinado, no puedes cambiarlo a otro tipo.
Crear un horario de trabajo fijo
Para crear un horario de trabajo fijo, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Registro de jornada.
- En la esquina superior derecha de la pestaña Horarios de trabajo, haz clic en Política de horarios de trabajo nuevos.
- Introduce un nombre y una descripción breves para el horario de trabajo. De este modo, será más fácil identificar los ajustes del cronograma de un vistazo. Por ejemplo, “Tiempo completo, 40 horas, lu-vi”.
- Comprueba que la opción de horario fijo esté seleccionada.
- Establece los días laborables, los horarios y los descansos.
- Establece un valor de prorrateo de las ausencias retribuidas.
- Guarda los cambios para crear el horario de trabajo.
Crear un horario de trabajo de varias semanas
Al calcular las horas extras, la asistencia, las horas objetivo y las ausencias, el sistema tiene en cuenta el horario de trabajo y la cantidad de horas que configure para cada semana. Para crear un horario de trabajo de varias semanas, siga estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Registro de jornada.
- En la esquina superior derecha de la pestaña Horarios de trabajo, haz clic en Política de horarios de trabajo nuevos.
- Introduce un nombre y una descripción breves para el horario de trabajo. De este modo, será más fácil identificar los ajustes del cronograma de un vistazo. Por ejemplo, “Tiempo completo varias semanas, 40 horas, lu-vi”.
- Comprueba que la opción de horario fijo esté seleccionada.
- Establece los días laborables, los horarios y los descansos.
- Haz clic en Añadir más para añadir hasta cuatro semanas.
- Establece un valor de prorrateo de las ausencias retribuidas.
- Guarda los cambios para crear el horario de trabajo.
Crear un horario de trabajo flexible
- Lee la sección Antes de empezar de este artículo.
- Ve a Ajustes.
- En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Registro de jornada.
- En la esquina superior derecha de la pestaña Horarios de trabajo, haz clic en Política de horarios de trabajo nuevos.
- Introduce un nombre y una descripción breves para el horario de trabajo. De este modo, será más fácil identificar los ajustes del cronograma de un vistazo. Por ejemplo, “Flexible, 4 días”.
- Selecciona Horario flexible y configura los días de trabajo semanales.
- Establece un valor de prorrateo de las ausencias retribuidas.
- Guarda los cambios para crear el horario de trabajo.
Prorrateo de las ausencias retribuidas basado en días laborables
En el caso de las políticas de ausencias configuradas para prorratear las ausencias retribuidas según los días de trabajo semanales, Personio compara los días del horario de trabajo con el valor de referencia que configures aquí. Esto se aplica tanto a los horarios fijos como a los flexibles.
Por ejemplo, si el horario tiene 4 días de trabajo y la referencia es 5, los empleados que tengan ese horario reciben 4/5 de las ausencias retribuidas habituales.
Para un horario de trabajo de varias semanas, el sistema compara el promedio de días de trabajo con el valor de referencia.
Pasos siguientes
- Configura el horario de trabajo predeterminado y asigna horarios de trabajo a los empleados.
- Crear políticas de registro de jornada.
- Opcional: Si los empleados registran las horas extras, crea políticas pertinentes.
- Si has creado un horario de trabajo flexible: