En este artículo se explica cómo realizar los cambios habituales relacionados con el empleo en Personio. El enfoque adecuado depende del tipo de cambio. Para algunos cambios, puedes realizar una actualización del perfil del empleado existente. Para el resto, recomendamos utilizar la funcionalidad de volver a contratar para crear un nuevo perfil.

En Personio, cada perfil corresponde a un empleo. Si finaliza un empleo y comienza uno nuevo, necesitarás un nuevo historial laboral y un nuevo perfil.

Este artículo aborda los siguientes casos:

• Corregir la fecha de contratación una vez que el empleado ha empezado a trabajar
• Registrar un onboarding retrasado
• Registrar una promoción o un cambio de rol
• Registrar un cambio en la entidad legal
• Registrar un cambio en el tipo de contrato
• Volver a contratar a un antiguo empleado

Antes de empezar

Modificar la fecha de contratación de un perfil existente afecta a los cálculos y a los datos en todo Personio. Recomendamos encarecidamente que no modifiques la fecha de contratación, a menos que sea necesario para corregir un error. Obtén más información sobre las consecuencias de modificar la fecha de contratación.

Corregir la fecha de contratación una vez que el empleado ha empezado a trabajar

Si has registrado una fecha de contratación incorrecta y el empleado ya ha empezado a trabajar, puedes corregir la fecha de contratación en el perfil del empleado. A diferencia de un onboarding retrasado, los datos del empleado ya se han acumulado desde la fecha incorrecta, así que cambiarla puede afectar a otros datos. Analiza las implicaciones antes de cambiar la fecha y, una vez cambiada, comprueba que es correcta.

Ten en cuenta que:
Al cambiar la fecha de contratación, se vuelven a realizar cálculos en Personio, incluidos los cálculos de las ausencias retribuidas, los aniversarios de trabajo y los informes. Solo cambia la fecha de contratación directamente si has comprobado que estos cálculos no afecten a los datos existentes, como los saldos de inactividad temporal, los informes o los datos que ya has enviado a la nómina o a otros sistemas conectados. No recomendamos cambiar la fecha de contratación si el empleado ha estado activo. Si el empleado ha estado activo y sus datos ya se han transferido a la nómina o a otros sistemas conectados, utilice la funcionalidad de recontratación para evitar inconsistencias en los datos e informes históricos.

Registrar un onboarding retrasado

Si la fecha de inicio del empleado cambió antes de que se incorporara, modifica la fecha de contratación para que se refleje la fecha de inicio real. Por ejemplo, si debía empezar el 1 de enero pero, en cambio, empezó el 1 de abril, cambia la fecha de contratación por la fecha de inicio real. Personio vuelve a calcular los datos de horas y ausencias a partir de la nueva fecha.

Registrar una promoción o un cambio de rol

Si cambian las responsabilidades o el rol de un empleado, pero su relación laboral continúa sin interrupción, realiza la actualización de los datos pertinentes de su perfil existente, como el puesto de trabajo, el supervisor, el departamento y el salario. No es necesario crear un nuevo perfil ni modificar la fecha de contratación.

Registrar un cambio en la entidad legal

Si un empleado se muda a una entidad legal diferente, rescinde el empleo y usa la funcionalidad de recontratación para crear un nuevo registro de empleo. La función de recontratación funciona en el mismo perfil; no permite crear un perfil independiente desconectado, por lo que el historial completo del empleado permanece accesible.

Ten en cuenta que:
No modifiques la fecha de contratación en el perfil existente para reflejar un cambio en la entidad legal.

Los saldos no se transfieren automáticamente cuando vuelves a contratar a un empleado por un cambio de entidad legal. Revise el saldo del empleado antes de continuar y ajústelo manualmente en el nuevo registro de empleo si es necesario.

Registrar un cambio en el tipo de contrato

Si un empleado pasa de un tipo de contrato a otro, por ejemplo, de un contrato de estudiante empleado a un puesto fijo, el procedimiento adecuado depende de la legislación local:

• Si la legislación local exige una nueva fecha de contratación: rescinda el contrato actual y utilice la funcionalidad de recontratación para crear un nuevo perfil del empleado.
• Si la legislación local no exige indicar la fecha de contratación: realiza la actualización de los datos relevantes para el empleo en el perfil existente, como el tipo de empleo, el tipo de salario, el puesto de trabajo, el supervisor, el salario, las normas sobre ausencias y los horarios de trabajo.

Si no estás seguro de cuál es la situación aplicable, consulta con el equipo jurídico o de recursos humanos antes de realizar cualquier cambio.

Solo debes utilizar el mismo perfil si el empleo continúa sin interrupción. Por ejemplo, si se le rescindió el contrato al empleado, hubo un periodo de inactividad y, luego, volvió a incorporarse, utiliza la funcionalidad de recontratación.

Ten en cuenta que:
Si sigues con el mismo perfil, debes mantener la fecha de contratación original. Esto significa que no puedes registrar un nuevo periodo de prueba ni asignar un nuevo proceso de onboarding para el nuevo puesto. Para utilizar esas funcionalidades, utiliza la funcionalidad de reincorporación para crear un nuevo perfil.

Volver a contratar a un antiguo empleado

Si un antiguo empleado vuelve a la empresa, utiliza la funcionalidad de recontratación. De este modo, se conserva el historial del empleado tanto en el perfil actual como en el nuevo y se evitan problemas con los datos.

Ten en cuenta que:
No vuelvas a activar el perfil anterior del empleado cambiando su estado de Inactivo a Activo. Esto afecta a los datos de los informes y al historial del empleado.

Entiende qué ocurre cuando cambias la fecha de contratación

La fecha de contratación es la fecha oficial de inicio del contrato laboral de un empleado en Personio. Personio lo utiliza como punto de referencia para realizar cálculos en múltiples ámbitos.

Historial del empleado

La fecha de contratación determina la fecha a partir de la cual son válidos los datos más importantes relacionados con el empleo, como el puesto de trabajo, el supervisor, el departamento, el centro de trabajo y la entidad legal.

Nómina

Al modificar la fecha de contratación, también se cambian las fechas de entrada en vigor de otros atributos. Esto puede afectar a la nómina, ya que un cambio que era válido en un mes puede pasar ahora a otro mes, lo que puede dar lugar a nuevos cálculos en los informes de nóminas.

Informes

La fecha de contratación determina cuándo aparece un empleado en los informes y análisis.

Onboarding

La fecha de contratación determina las fechas límite para los pasos del proceso de onboarding.

Duración del periodo de prueba

La fecha de contratación determina la fecha de finalización del periodo de prueba.

Antigüedad

La fecha de contratación determina la antigüedad de una persona.

Días libres y registro de jornada

• Saldo: Personio vuelve a calcular el saldo a partir de la fecha de contratación actualizada. Por ejemplo, adelantar la fecha de contratación seis años retira seis años de ausencias retribuidas. Los periodos de vacaciones anteriores se mantienen en el calendario, pero Personio retira las ausencias retribuidas correspondientes a esos años. El empleado acaba con un saldo negativo.
• Saldo de horas extras: Personio vuelve a calcular el saldo de horas extras a partir de la fecha de contratación. Ya no se tienen en cuenta los periodos de registro de jornada anteriores a la fecha de contratación.
• Objetivo de registro de jornada: Si se adelanta la fecha de contratación, el objetivo de registro de jornada para el periodo intermedio se establece en cero. Cualquier hora registrada en ese periodo deja de ser fiable.