En este artículo se explica cómo crear y gestionar políticas de conservación de datos para documentos en Personio. Las políticas de conservación de datos permiten a los administradores establecer normas sobre cuándo se tienen que revisar los documentos para eliminarlos. Personio aplica estas normas en función del tiempo transcurrido desde un evento clave, como la fecha de creación de un documento o la fecha de rescisión de un empleado.

Personio comprueba automáticamente todos los documentos guardados. Cuando los documentos coinciden con una política, Personio los marca para evaluarlos y envía a los administradores una notificación en la bandeja de entrada. A continuación, los administradores pueden abrir una lista de documentos marcados y escoger entre eliminar o conservar cada uno de ellos.

Las políticas de conservación de datos pueden ayudar a la organización a gestionar los datos confidenciales de RR. HH. y a cumplir el RGPD y otros requisitos. Personio también guarda registros de las eliminaciones para las auditorías. 

Antes de empezar

• Permisos: Tienes que ser administrador de Personio para crear, editar, ejecutar o evaluar las políticas de conservación de datos. Si no tienes este rol, pide ayuda al administrador.
• Requisitos:
  • Las políticas de conservación de datos solo se aplican a los documentos de Personio.
  • Puedes establecer normas de conservación en función de lo siguiente:
    • Fecha de creación del documento
    • Employee.termination-date
  • Puedes excluir a empleados específicos de una sola política o de todas las políticas si es necesario.
  • Al crear y ejecutar una política de conservación, Personio comprueba todos los documentos, incluidos los que se han añadido antes de que existiera la política. Si algún documento ya ha superado el plazo límite, Personio lo marca para evaluarlo. 
  • Una vez que ejecutas una política, Personio sigue ejecutándola automáticamente cada 28 días. Los administradores también pueden ejecutar una política manualmente en cualquier momento, fuera del ciclo de 28 días.
  • Personio no elimina documentos automáticamente. Notifica a los administradores cuando los documentos están listos para ser evaluados y los administradores escogen qué eliminar. 
  • Solo puedes editar una política cuando su estado es Borrador o Listo para su ejecución. Si la política tiene otro estado, tienes que completar la evaluación u omitir la ejecución antes de poder editarla. 

Crear una política de conservación de datos

Para crear una política de conservación de datos que identifique los documentos que se pueden eliminar, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos.
3. En la pestaña Políticas, haz clic en Crear.
4. Introduce un nombre y una descripción opcional.
5. Escoge la categoría de documento que tiene que cubrir esta política. 
6. Introduce cuánto tiempo quieres conservar los documentos en días, meses o años.
7. Escoge cuándo comienza el periodo de conservación:
   • Fecha de creación del documento
   • Employee.termination-date 
8. Opcional: Añade varias normas para incluir más de una categoría de documento o más de un desencadenante en la política.
9. Haz clic en Siguiente para seleccionar las personas a las que se aplica la política: 
   • Haz clic en + Añadir norma para incluir un grupo de usuarios según las condiciones. Por ejemplo, todos los empleados de la oficina de Londres con un rol de gerente de RR. HH.
   • Selecciona personas en el menú desplegable. Personio siempre incluye a estas personas, además de a todas las personas incluidas según las normas y condiciones. 
10. Opcional: Para excluir a personas específicas de la política, ve a la pestaña Excluir personas y selecciónalas en el menú desplegable. 
11. Consulta el panel de vista previa para confirmar las personas incluidas. 
12. Escoge Guardar como borrador o Guardar y ejecutar. 

Cuando guardas y ejecutas una política, Personio la activa de inmediato y la ejecuta cada 28 días. 

Editar una política de conservación de datos

Para cambiar el nombre, la descripción, las normas o a quién se aplica una política de conservación de datos, tienes que editar la política. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos. 
3. En la pestaña Políticas, seleccione la política que desea editar. 
4. Confirme que el estado es Borrador o Listo para su ejecución. 
   • De lo contrario, finalice los pasos de evaluación y eliminación, u omita la ejecución.
5. Haga clic en el icono de los tres puntos > Editar política.
6. Realice los cambios necesarios.
7. Escoge Guardar como borrador o Guardar y ejecutar. 

Crear exenciones para una política de conservación de datos

Para evitar que se eliminen los documentos de una persona, añade exenciones a las políticas de conservación de datos. Puede eximir a un persona de lo siguiente:

• Una política de conservación de datos específica
  O
• Todas las políticas de conservación de datos (una exención global)

Solo puede establecer exenciones de forma individual, no para grupos en función de las condiciones.

Excluir a personas de una política de conservación de datos específica

Para excluir los documentos de una persona de una política de conservación de datos específica, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos. 
3. Selecciona la política de la que quieres eximir a una persona.
4. Haga clic en el icono de los tres puntos > Editar política.
5. Haz clic en Siguiente y, a continuación, en la pestaña Excluir a personas.
6. Seleccione los usuarios a los que quiere eximir de la política.
7. Guarde y ejecute la política, o guárdela como borrador. 

Excluir a personas de todas las políticas de conservación de datos

Puedes crear una exención global para excluir los documentos de una persona de todas las políticas de conservación de datos existentes. Solo puede añadir, editar o eliminar exenciones globales si todas las políticas existentes tienen el estado Borrador o Listo para su ejecución. Para crear una exención, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos. 
3. En la pestaña Políticas, confirme que todas las políticas tengan el estado Borrador o Listo para su ejecución. 
   • Para cualquier otro estado, termine de eliminar los documentos u omita la ejecución.
4. Haga clic en la pestaña Exenciones y, a continuación, en Añadir. 
5. Selecciona en el menú desplegable a la persona a la que quieres eximir e introduce un motivo. Haz clic en Crear.

Retirar la exención de una persona de las políticas de conservación de datos

Al retirar la exención de una persona, Personio vuelve a aplicar las políticas de conservación a los documentos de esa persona. Para retirar una exención, sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos. 
3. Haga clic en la pestaña Exenciones y, a continuación, seleccione a la persona correspondiente de la lista.
4. Haz clic en Retirar y confirma su eliminación de la exención.

Pausar una política de conservación de datos

Para evitar que una política se ejecute cada 28 días, guárdala como borrador. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos. 
3. Selecciona la política que quieres pausar.
4. Confirme que el estado de la política es Listo para su ejecución. 
   • De lo contrario, termine de eliminar los documentos u omita la ejecución.
5. Haga clic en el icono de los tres puntos > Editar política.
6. Haz clic en Guardar como borrador.

Personio detiene el cronograma de 28 días. Puedes reactivar la política cuando consideres que es el momento de que se reanude. 

Reactivar una política de conservación de datos

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gobernanza de datos, haz clic en Retención de datos. 
3. Selecciona la política que deseas reactivar. 
4. Revisa los detalles y, a continuación, haz clic en Siguiente. 
5. Haz clic en Guardar y ejecutar.

Personio ejecuta la política de inmediato y sigue haciéndolo cada 28 días.

Preguntas frecuentes

¿Puedo excluir a empleados recontratados o con perfil dual?
No puedes excluir a las personas de las políticas de conservación de datos mediante normas. En su lugar, puede excluirlas individualmente (como exenciones) o excluirlas de la política. Obtén más información sobre las exenciones. 

¿Puedo añadir exenciones en función de las normas en vez de en función de nombres individuales?
No, solo puedes añadir exenciones para empleados individuales. 

¿Tengo que eliminar todo lo que identifica la política?
No. Personio solo marca los documentos para su evaluación. Tú escoges qué quieres eliminar y lo confirmas. Si conservas un documento, Personio lo volverá a mostrarlo la próxima vez que se ejecute la política.

¿Puedo editar una política una vez que se ha ejecutado?
Sí, pero solo después de completar la ejecución. Primero tienes que completar la evaluación u omitir la ejecución. 
El registro de actividad no guarda los ajustes de la política que se hayan utilizado en el momento de la eliminación. Si necesitas un certificado de finalización claro, puedes crear otra política en lugar de editar las existentes.

¿Puedo pausar una política programada?
No directamente. Mientras se esté ejecutando una política, no puedes cambiarla ni desactivarla. Para pausar el cronograma de 28 días, completa la evaluación u omite la ejecución. Después, edita la política y guárdala como borrador. Puedes volver a activarla cuando consideres que es el momento adecuado.