En muchos países, los subsidios y salarios de vacaciones con pagos extraordinarios (pagas extra 13 y 14) son obligatorios por ley o por convenios colectivos y acuerdos de empresa. Las nuevas funcionalidades de Personio te ayudan a gestionar estos pagos adicionales:
- Paga extra: crea y gestiona las pagas extra que dependen de los salarios de los empleados. Estos pagos se suman a los salarios (por ejemplo, la “paga de vacaciones”).
- Salarios con pago de la 13.ª y 14.ª mensualidad: crea y gestiona salarios que incluyan componentes para pagos adicionales.
Estas funcionalidades ofrecen varias ventajas:
- Flexibilidad de configuración: configure los tipos de remuneración, los importes de referencia, los periodos y los calendarios de pago de acuerdo con los requisitos legales o de la empresa.
- Eficiencia en la configuración masiva: asigna tipos de remuneración y configura los salarios con pagos adicionales de forma masiva, lo que te permite ahorrar tiempo y reducir el trabajo manual.
- Ajuste automático: cuando cambia el salario base de un empleado, todas las prestaciones y complementos salariales vinculados se recalculan automáticamente, lo que retira la necesidad de realizar actualizaciones manuales.
- Nómina precisa: La funcionalidad ajusta automáticamente los pagos en casos de inactividad temporal no remunerada o cambios a mitad de periodo, lo que garantiza el cumplimiento normativo y reduce los errores en las nóminas.
En la actualidad, es posible que utilices diferentes soluciones provisionales para llevar un control de los pagos adicionales. En este artículo se explica cómo pasar a las nuevas funcionalidades de Personio sin perder ningún dato.
Transición a la paga extra
Utilice la paga extra cuando los empleados tengan derecho a recibir pagos adicionales, además de su salario fijo. Estos pagos se suman al salario (por ejemplo, un salario fijo más una “paga de vacaciones”).
Escenario A: Utilizas los pagos recurrentes como solución alternativa para los pagos adicionales
Si utilizas pagos recurrentes para llevar un control de los pagos adicionales, sigue estos pasos:
Paso 1: Realiza una auditoría de tu configuración actual
En primer lugar, identifica todos los tipos de remuneración recurrentes que utilices como soluciones alternativas de paga extra (por ejemplo, “subsidio de vacaciones”).
Ve a Análisis > Crear informe > Informe en blanco estándar.
-
Crea un informe en blanco con la siguiente información:
Atributos del empleado: correo electrónico del empleado.
Atributos de remuneración: introduce los tipos de remuneración que utilizas como solución alternativa de paga extra, como las prestaciones por vacaciones.
Fecha: este año.
Guarda y exporta el informe.
Utilice este informe para suspender las remuneraciones que está utilizando actualmente como solución provisional (en el paso 3).
Paso 2: Configurar el nuevo tipo de remuneración
Configura el nuevo tipo de remuneración (paga extra).
Paso 3: Interrumpe la solución provisional
Prepara una importación de la remuneración recurrente para dejar de utilizar la solución provisional anterior:
Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la plantilla de importación para remuneraciones recurrentes.
-
Utiliza los datos que has exportado en el paso 1 para rellenar estas columnas:
correo electrónico del empleado.
Nombre de los tipos de remuneración recurrentes: el nombre tiene que coincidir con el de Personio.
Importe: 0. Esto interrumpe el pago.
Divisa: por ejemplo, EUR.
Intervalo: escoge el intervalo que utilizas actualmente.
Fecha de inicio de validez: el día en que cambie al nuevo tipo de remuneración.
Elimina las demás columnas.
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Importa el archivo para suspender la remuneración de la solución provisional.
Opcional: Puede establecer manualmente la remuneración recurrente en 0 en el perfil del empleado.
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Paso 4: Asignar el nuevo tipo de paga extra
Prepara un archivo de importación para asignar de forma masiva el nuevo tipo de remuneración para la paga extra:
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la plantilla de paga extra.
-
Rellena las siguientes columnas:
correo electrónico del empleado.
Tipo de paga extra (el nombre tiene que coincidir con el de Personio).
Fecha de inicio de validez (la fecha en la que se cambia al nuevo tipo)
Haz clic en Siguiente y sube el archivo.
Si solo tienes unos pocos empleados, asigna la paga extra manualmente a través del perfil de cada empleado.
Ten en cuenta que Personio calcula el valor por empleado en función de los ajustes del tipo de remuneración (por ejemplo, el 8 % del salario base anual).
Paso 5: Revisar y validar
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que has asignado correctamente la paga extra nueva. La paga extra aparece en el widget específico de paga extra, y no como una columna independiente en la tabla de salarios. El widget muestra el importe total.
También puedes ir a Organización > Lista de personal. Haz clic en Columnas y selecciona Paga extra.
Revisa la nómina preliminar para confirmar que el cálculo y el prorrateo sean correctos (si procede).
Paso 6: Comunicar el cambio
- Comunica el cambio internamente a todas las partes interesadas pertinentes (RR. HH., Nómina y superiores).
- Documenta el nuevo proceso para futuras consultas.
Escenario B: Utilizas los pagos únicos como solución alternativa para los pagos adicionales
Paso 1: Configurar el nuevo tipo de remuneración
Configura el nuevo tipo de remuneración (paga extra).
Paso 2: Asignar el nuevo tipo de paga extra
Prepara un archivo de importación para asignar de forma masiva el nuevo tipo de remuneración para la paga extra:
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la plantilla de paga extra.
-
Rellena las siguientes columnas:
correo electrónico del empleado.
Tipo de paga extra (el nombre tiene que coincidir con el de Personio).
Fecha de inicio de validez (la fecha en la que se cambia al nuevo tipo)
Haz clic en Siguiente y sube el archivo.
Si solo tienes unos pocos empleados, asigna la paga extra manualmente a través del perfil de cada empleado.
Ten en cuenta que Personio calcula el valor por empleado basándose en los ajustes de la remuneración (por ejemplo, el 8 % del salario anual).
Paso 3: Revisar y validar
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que has asignado correctamente la paga extra nueva. La paga extra aparece en el widget específico de paga extra, y no como una columna independiente en la tabla de salarios. El widget muestra el importe total.
También puedes ir a Organización > Lista de personal. Haz clic en Columnas y selecciona Paga extra.
Revisa la nómina preliminar para confirmar que el cálculo y el prorrateo sean correctos (si procede).
Paso 4: Comunicar el cambio
- Comunica el cambio internamente a todas las partes interesadas pertinentes (RR. HH., Nómina y superiores).
- Documenta el nuevo proceso para futuras consultas.
Escenario C: Utilizas atributos personalizados como solución alternativa para los pagos adicionales
Paso 1: Realiza una auditoría de tu configuración actual
En primer lugar, identifica todos los atributos personalizados que utilices como soluciones alternativas de paga extra (por ejemplo, “Subsidio de vacaciones”).
Ve a Análisis > Crear informe > Informe en blanco estándar.
-
Crea un informe en blanco con la siguiente información:
Atributos del empleado: correo electrónico del empleado.
Atributos del empleado: Introduzca los tipos de remuneración provisionales que se utilizan actualmente para los pagos adicionales.
Fecha: este año.
Guarda y exporta el informe.
El informe le permite suspender estas remuneraciones provisionales (en el paso 3).
Paso 2: Configurar el nuevo tipo de remuneración
Configura el nuevo tipo de remuneración (paga extra).
Paso 3: Interrumpe la solución provisional
Prepara una importación de datos de empleados para dejar de utilizar la solución provisional anterior:
Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
Selecciona Empleados como tipo de subida y descarga el archivo de importación.
-
Utiliza los datos exportados en el paso 1 para rellenar estas columnas:
correo electrónico del empleado.
Atributo personalizado: el nombre tiene que coincidir con el de Personio.
Valor: 0. Esto interrumpe el pago.
Elimina las demás columnas.
Importa el archivo para suspender la remuneración de la solución provisional.
Opcional: En su lugar, puede editar el atributo en el perfil del empleado o a través de la lista de empleados. A continuación, archiva o elimina el atributo.
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Paso 4: Asignar el nuevo tipo de paga extra
Prepara un archivo de importación para asignar de forma masiva el nuevo tipo de remuneración de paga extra:
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la plantilla de paga extra.
-
Rellena las siguientes columnas:
correo electrónico del empleado.
Tipo de paga extra (el nombre tiene que coincidir con el de Personio).
Fecha de inicio de validez (la fecha en la que se cambia al nuevo tipo)
Haz clic en Siguiente y sube el archivo.
Si solo tienes unos pocos empleados, asigna la paga extra manualmente a través del perfil de cada empleado.
Ten en cuenta que Personio calcula el valor por empleado basándose en los ajustes de la remuneración (por ejemplo, el 8 % del salario anual).
Paso 5: Revisar y validar
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que has asignado correctamente la paga extra nueva. La paga extra aparece en el widget específico de paga extra, y no como una columna independiente en la tabla de salarios. El widget muestra el importe total.
También puedes ir a Organización > Lista de personal. Haz clic en Columnas y selecciona Paga extra.
Revisa la nómina preliminar para confirmar que el cálculo y el prorrateo sean correctos (si procede).
Paso 6: Comunicar el cambio
- Comunica el cambio internamente a todas las partes interesadas pertinentes (RR. HH., Nómina y superiores).
- Documenta el nuevo proceso para futuras consultas.
Transición a salarios con pago de la 13.ª y 14.ª mensualidad
Utilice este nuevo tipo de salario cuando los salarios de los empleados incluyan pagos adicionales (por ejemplo, “salario 13.º/14.º”).
Escenario A: Utilizas los pagos recurrentes como solución alternativa para los pagos de los salarios de la 13.ª y 14.ª mensualidad
Tienes que exportar tus remuneraciones recurrentes actuales y configurar los salarios de manera que incluyan el pago de la 13.ª y 14.ª mensualidad. A continuación, interrumpe las remuneraciones recurrentes a partir del momento en que entren en vigor los nuevos salarios.
Paso 1: Realiza una auditoría de tu configuración actual
En primer lugar, identifica todos los tipos de remuneración recurrentes que utilizas como solución alternativa para los pagos los salarios de la 13.ª y 14.ª mensualidad.
Ve a Análisis > Crear informe > Informe en blanco estándar.
-
Crea un informe en blanco con la siguiente información:
Atributos del empleado: correo electrónico del empleado.
Atributos de remuneración: Introduzca los tipos de remuneración provisionales que se utilizan actualmente para los pagos los salarios de la 13.ª y 14.ª mensualidad.
Fecha: este año.
Guarda y exporta el informe.
El informe le permite suspender estas remuneraciones provisionales (en el paso 3).
Paso 2: Configurar el nuevo tipo de salario
Configura el nuevo tipo de salario (Salarios con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad).
Paso 3: Interrumpe la solución provisional
Prepara una importación de la remuneración recurrente para dejar de utilizar la solución provisional anterior:
Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
Selecciona Salario y descarga la plantilla de importación para remuneraciones recurrentes.
-
Utiliza los datos exportados en el paso 1 para rellenar estas columnas:
correo electrónico del empleado.
Nombre de los tipos de remuneración recurrentes: el nombre tiene que coincidir con el de Personio.
Importe: 0. Esto interrumpe el pago.
Divisa: por ejemplo, EUR.
Intervalo: escoge el intervalo que utilizas actualmente.
Fecha de inicio de validez: el día en que cambie al nuevo tipo de remuneración.
Elimina las demás columnas.
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Importa el archivo para suspender la remuneración de la solución provisional.
Opcional: Puede establecer manualmente la remuneración recurrente en 0 en el perfil del empleado.
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Paso 4: Asignar el nuevo tipo de salario
Prepara un archivo de importación para asignar de forma masiva el nuevo tipo de salario:
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la nueva plantilla de salarios (Salario V2).
-
Rellena las siguientes columnas:
correo electrónico del empleado.
Nombre del tipo de salario personalizado (por ejemplo, “Salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad”).
Fecha de inicio de validez (la fecha en la que se cambia al nuevo tipo).
Haz clic en Siguiente y sube el archivo.
Como alternativa, asigna el salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad a través del perfil de cada empleado, si solo tienes unos pocos empleados.
Paso 5: Revisar y validar
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que has asignado correctamente el nuevo tipo de salario. Aparece en el widget específico de salario, no como una columna independiente en la tabla salarial. El widget muestra el importe total del salario, así como los pagos adicionales.
También puedes ir a Organización > Lista de personal. Haz clic en Columnas. Selecciona Tipo de salario y Salario anual (100 %).
Revisa la nómina preliminar para confirmar que el cálculo y el prorrateo sean correctos (si procede).
Paso 6: Comunicar el cambio
- Comunica el cambio internamente a todas las partes interesadas pertinentes (RR. HH., Nómina y superiores).
- Documenta el nuevo proceso para futuras consultas.
Escenario B: Utilizas los pagos únicos como alternativa al pago de los salarios de la 13.ª y 14.ª mensualidad
Paso 1: Configurar el nuevo tipo de salario
Configura el nuevo tipo de salario (salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad).
Paso 2: Asignar el nuevo tipo de salario
Prepara un archivo de importación para asignar de forma masiva el nuevo tipo de salario:
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la nueva plantilla de salarios (Salario V2).
-
Rellena las siguientes columnas:
correo electrónico del empleado.
Nombre del tipo de salario personalizado (por ejemplo, “Salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad”).
Fecha de inicio de validez (la fecha en la que se cambia al nuevo tipo).
Haz clic en Siguiente y sube el archivo.
Como alternativa, asigna el salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad a través del perfil de cada empleado, si solo tienes unos pocos empleados.
Paso 3: Revisar y validar
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que has asignado correctamente el nuevo tipo de salario. Aparece en el widget específico de salario, no como una columna independiente en la tabla salarial. El widget muestra el importe total.
También puedes ir a Organización > Lista de personal. Haz clic en Columnas. Selecciona Tipo de salario y Salario anual (100 %).
Revisa la nómina preliminar para confirmar que el cálculo y el prorrateo sean correctos (si procede).
Paso 4: Comunicar el cambio
- Comunica el cambio internamente a todas las partes interesadas pertinentes (RR. HH., Nómina y superiores).
- Documenta el nuevo proceso para futuras consultas.
Escenario C: Utilizas los atributos personalizados como solución alternativa para los pagos de los salarios de la 13.ª y 14.ª mensualidad
Paso 1: Realiza una auditoría de tu configuración actual
En primer lugar, tienes que identificar todos los atributos personalizados que utilizas como soluciones alternativas para la paga extra.
Ve a Análisis > Crear informe > Informe en blanco estándar.
-
Crea un informe en blanco con la siguiente información:
Atributos del empleado: correo electrónico del empleado.
Atributos del empleado: Introduzca los tipos de remuneración provisionales que se utilizan actualmente para los pagos adicionales.
Fecha: este año.
Guarda y exporta el informe.
El informe le permite suspender estas remuneraciones provisionales (en el paso 3).
Paso 2: Configurar el nuevo tipo de salario
Configura el nuevo tipo de salario (salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad).
Paso 3: Interrumpe la solución provisional
Prepara una importación de datos de empleados para dejar de utilizar la solución provisional anterior:
Ve a Ajustes.
En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
Selecciona Empleados como tipo de subida y descarga el archivo de importación.
-
Utiliza los datos exportados en el paso 1 para rellenar estas columnas:
correo electrónico del empleado.
Atributo personalizado: el nombre tiene que coincidir con el de Personio.
Valor: 0. Esto interrumpe el pago.
Elimina las demás columnas.
Importa el archivo para suspender la remuneración de la solución provisional.
Opcional: En su lugar, puede editar el atributo en el perfil del empleado o a través de la lista de empleados. A continuación, archiva o elimina el atributo.
Paso 4: Asignar el nuevo tipo de salario
Prepara un archivo de importación para asignar de forma masiva el nuevo tipo de salario:
Ve a Ajustes.
En la sección Nómina, haz clic en Remuneración.
Haz clic en los tres puntos y selecciona Abrir importaciones de salarios.
Selecciona Salario como tipo de archivo de subida y descarga la nueva plantilla de salarios (Salario V2).
-
Rellena las siguientes columnas:
correo electrónico del empleado.
Nombre del tipo de salario personalizado (por ejemplo, “Salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad”).
Fecha de inicio de validez (la fecha en la que se cambia al nuevo tipo).
Haz clic en Siguiente y sube el archivo.
Como alternativa, asigna el salario con pagos de la 13.ª y 14.ª mensualidad a través del perfil de cada empleado, si solo tienes unos pocos empleados.
Paso 4: Revisar y validar
Comprueba el perfil del empleado para asegurarte de que has asignado correctamente el nuevo tipo de salario. Aparece el widget específico de salario, no como una columna independiente en la tabla de salarios. El widget muestra el importe total.
También puedes ir a Organización > Lista de personal. Haz clic en Columnas y selecciona Tipo de salario y Salario anual (100 %).
Revisa la nómina preliminar para confirmar que el cálculo y el prorrateo sean correctos (si procede).
Paso 5: Comunicar el cambio
- Comunica el cambio internamente a todas las partes interesadas pertinentes (RR. HH., Nómina y superiores).
- Documenta el nuevo proceso para futuras consultas.
- Guarda el antiguo atributo personalizado en Ajustes > Información personal. Para ello, selecciona el atributo correspondiente y haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha.