Este artículo explica cómo importar asignaciones de políticas de ausencias a Personio. Por cada tipo de ausencia que creas, tienes que asignar una política de ausencias. Esto garantiza que:

• Los empleados puedan ver y solicitar ese tipo de ausencia, y
• Los administradores puedan realizar la solicitud en nombre de los empleados y editar cualquier periodo de ausencia.

Al importar, puede asignar políticas de ausencias a empleados nuevos o existentes de una sola vez. Esta importación es particularmente útil si necesita:

• Asignar rápidamente ausencias a los empleados nuevos y reducir el tiempo dedicado a la configuración manual.
• Asignar políticas a varios empleados y tipos de ausencia al mismo tiempo.
• Cambiar una asignación de política para un grupo de empleados que cambian de ubicación o departamento, por ejemplo.
• Cambiar globalmente la asignación de una política debido a la regulación local o política de la empresa. Por ejemplo, si otorgas un día adicional de vacaciones a todos los empleados.

Antes de empezar

• Para importar asignaciones de política de ausencias, necesita permisos de edición para la importación de asignaciones de política de ausencias en Ajustes > Importaciones. También necesita permisos de visualización para el tipo de ausencia y permisos de edición para el historial/saldo de ausencias de los empleados para quienes está importando datos de ausencia. Obtén más información sobre los permisos de importación.
• Las importaciones no se pueden revertir. Asegúrate de que los datos que estás importando son correctos y considera la posibilidad de importar primero un pequeño conjunto de datos para comprobar los resultados.

Asegúrate de tener listos los siguientes datos antes de comenzar la importación:

• Correos electrónicos de tus empleados: El sistema identifica a cada empleado por su correo electrónico. Para encontrar el correo electrónico de cada empleado, ve a la pestaña información personal de tu perfil del empleado y busca el atributo Correo electrónico. Para encontrar los correos electrónicos de muchos empleados a la vez, ve a Organización > Lista de personal, activa la columna Correo electrónico y establece los filtros según sea necesario.
• Nombre del tipo de ausencia: el nombre exacto del tipo de ausencia al que asignas la política.
• Nombre de la política de ausencias: el nombre exacto de la política que quieres asignar.
• Vigente desde: el momento a partir del cual la política tiene que ser efectiva. Si asigna una fecha específica, puede seleccionar fechas que van desde el inicio del año calendario anterior hasta cualquier fecha futura.
  ▶ Políticas con ausencias retribuidas limitadas, por ejemplo, una política de 24 días de vacaciones: Puedes seleccionar Fecha de contratación, Periodo actual, Periodo siguiente o una fecha específica con el formato AAAA-MM-DD. 
  ▶ Políticas con ausencias retribuidas ilimitadas, por ejemplo, una política de bajas por enfermedad ilimitadas: Puedes seleccionar Fecha de contratación o una fecha específica en el formato AAAA-MM-DD.

Descargar y rellenar nuestra plantilla

Antes de importar las asignaciones de su política de ausencias a Personio, tienes que preparar el archivo de importación. Puedes hacerlo usando nuestra plantilla. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona el tipo de subida Asignaciones de políticas de ausencias y descarga la plantilla.
4. Abre la plantilla Excel y lee la pestaña Directrices.
5. Rellena la plantilla.

Importa la plantilla completada

Una vez que hayas completado la plantilla de Excel, sigue estos pasos para importar el archivo:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic en Importaciones.
3. Selecciona el tipo de importación Asignaciones de políticas de ausencias.
4. Haz clic en Siguiente y sigue las instrucciones de la pantalla.
5. Asegúrate de que las columnas de tu archivo coincidan con los atributos correspondientes almacenados en Personio.
6. Si hay errores, revisa el archivo. Sigue las instrucciones y las sugerencias en la pantalla para corregir los errores.
7. Confirma la importación.

Para revisar la importación, ve a la pestaña Ausencia de un perfil del empleado relevante. En Saldo de ausencias > Asignado, haz clic en el tipo de ausencia en cuestión, y abre la pestaña Políticas de devengo.

Consejo:
Si asignas políticas a un tipo de ausencia por primera vez y para una fecha futura, puedes encontrar el tipo de ausencia en Saldo de ausencias > Sin asignar. El tipo de ausencia aparece automáticamente en la pestaña Asignado en la fecha de entrada en vigor.