Este artículo explica cómo utilizar el Centro de documentos para gestionar los documentos de los empleados en una ubicación centralizada. Con el centro de documentos, puedes realizar acciones en los documentos de los empleados sin tener que ir al perfil individual del empleado. Puedes gestionar un solo documento en el Centro de documentos o gestionar documentos de forma masiva.

Antes de empezar

• Tienes que tener permisos de visualización para acceder al Centro de documentos. Los administradores pueden otorgar estos permisos. 
• Los documentos que ves en el Centro de documentos dependen de tus permisos para cada categoría de documentos, no de los perfiles del empleado a los que tengas acceso. Esto significa que puedes ver los documentos de cualquier categoría para la que tengas permiso, incluso los de empleados a cuyos perfiles no puedas acceder.
• Para editar, eliminar o enviar un recordatorio al firmante de un documento, necesitas permisos para las categorías de documentos pertinentes. 
• Personio avisa a los usuarios cuando intentan realizar una actualización de documentos pero no tienen los permisos necesarios.
• Si eliminas un documento con una notificación de firma pendiente, la solicitud de firma se cancelará.

Gestionar documentos de forma masiva

Cuando necesites realizar la misma acción en varios documentos, puedes utilizar las funciones de gestión de forma masiva. Las acciones masivas disponibles incluyen cambiar categorías, enviar recordatorios de firmas y eliminar documentos.

1. Utiliza la casilla de verificación situada junto a cada documento o selecciona todos los documentos en una vista filtrada.
2. Haz clic en el botón de acción masiva correspondiente (Cambiar categoría, Recordatorio a los firmantes o Eliminar).
3. Confirma la acción.

El número de documentos seleccionados aparece en la parte superior del Centro de documentos. Si no tienes permiso para algunos de los documentos seleccionados, aparecerá un mensaje de error. Las acciones realizadas correctamente muestran un mensaje de confirmación.

Editar categorías de documentos

Si un documento del perfil del empleado está asignado a una categoría incorrecta, puede cambiar la categoría de uno o varios documentos.

Un documento

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Marca la casilla situada a la izquierda del nombre del documento correspondiente.
4. Haz clic en Cambiar categoría.
5. Selecciona la categoría nueva y confirma el cambio.

Varios documentos

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Marca la casilla situada a la izquierda de los nombres de los documentos pertinentes.
4. Haz clic en Cambiar categoría.
5. Selecciona la categoría nueva y confirma el cambio.

Ten en cuenta que:
Aparece una alerta cuando intentas actualizar documentos que no tienes permiso para editar.

Editar detalles del documento

Si necesitas cambiar el nombre, la fecha o los comentarios de un documento, puedes editar los detalles del documento. Esto ayuda a mantener los documentos de los empleados precisos y organizados.

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Junto al nombre del documento correspondiente, haz clic en los tres puntos > Editar.
4. Haz clic en el icono del lápiz.
5. Haga clic en un elemento para actualizarlo.
6. Guarda los cambios.

También puedes hacer clic en Editar en la ventana de vista previa del documento.

Eliminar documentos

Si necesitas retirar documentos de Personio, puedes eliminar uno o varios documentos. Al eliminar documentos, estos se retiran de Personio de forma permanente.

Un documento

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Junto al nombre del documento correspondiente, haz clic en los tres puntos > Eliminar.
4. Confirma la eliminación.

Varios documentos

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Marca la casilla situada a la izquierda de los nombres de los documentos pertinentes.
4. Haz clic en Eliminar y confirma.

Enviar recordatorios de firma

Para los documentos con solicitudes de firma pendientes, puedes enviar un recordatorio al firmante.

Un documento

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Selecciona el documento correspondiente y haz clic en Enviar recordatorio.

Aparece un mensaje de confirmación en la parte inferior de la página.

Varios documentos

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Documentos.
2. Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
3. Marca la casilla situada a la izquierda de los nombres de los documentos pertinentes.
4. Haz clic en Recordar a los firmantes.
5. Confirma los recordatorios.