Este artículo proporciona una introducción al Centro de documentos en Personio. Es el área principal para ver, organizar y gestionar documentos de empleados para tu organización.
Accede al Centro de documentos
Para acceder al Centro de documentos, selecciona Documentos en la barra lateral izquierda. Esta sección está disponible para los usuarios con permisos para ver el Centro de documentos.
Los documentos visibles para ti en el Centro de documentos están controlados por tus permisos: solo puedes ver o editar documentos si tienes permiso para las categorías y empleados relevantes.
Ver documentos
Vista de tabla
El Centro de documentos muestra todos los documentos de tu organización para los que tienes permisos de visualización. Los documentos aparecen en formato de tabla. Utiliza la barra busca para escribir un nombre del documento específico. O bien, cambia entre diferentes vistas utilizando las opciones en el lado izquierdo de la ventana:
| Vista | Descripción |
|---|---|
| Todo | Muestra todos los documentos para los que tiene permiso de acceso. |
| Categorías | Selecciona una categoría para ver solo documentos asignados a esa categoría. |
| Vistas guardadas | Crear y guardar tus propias vistas personalizadas escogiendo qué columnas mostrar, su orden de clasificación y filtros. |
Ordenar y filtrar documentos
Ordenar documentos
Haz clic en el nombre de una columna para ver tus opciones. Dependiendo del tipo de columna, puedes escoger entre ascendente y descendente, u ocultarla de la vista de tabla.
Utiliza la opción Ordenar para ajustar la visualización de documentos. La siguiente tabla describe las posibilidades de clasificación.
| Opciones de clasificación | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Ordenar alfabéticamente por nombre del documento. Los nombres de documentos que comienzan con números aparecen primero en la vista ascendente. |
| Fecha | Ordenar por fecha de creación de los documentos en vista ascendente o descendente. |
Filtrar documentos
Haz clic en Filtrar para crear normas que especifiquen qué documentos aparecen en la tabla. Combina varias normas para definir mejor la vista. Los filtros disponibles incluyen:
- Categoría: selecciona una o varias categorías de documentos.
- Creador: selecciona uno o varios usuarios que han creado documentos.
- Destinatario: seleccionar uno o varios usuarios con documentos en su perfil.
Puedes guardar vistas de filtro para usarlas en el futuro.
Personalizar vistas de documentos
Adaptar columnas
Puedes personalizar la lista de documentos añadiendo, retirando y reordenando las columnas para adaptarlas a tus necesidades. Para añadir o retirar columnas, sigue estos pasos:
- Ve a Documentos.
- Haz clic en la pestaña Columnas. Aparece una lista de encabezados de columna.
- Haz clic en el interruptor junto al nombre de una columna para activar o desactivar las columnas que aparecen en la tabla.
- Arrastra y suelta los nombres de columna para organizar tu orden en la vista de tabla. Las columnas en la parte superior de la lista aparecen a la izquierda en la tabla; las de abajo aparecen a la derecha.
La tabla ahora solo contiene las columnas activadas. Las columnas desactivadas aparecen en la parte inferior de la lista. Puedes reactivarlas cuando quieras.
Aplicar filtros
La función de filtro te ayuda a refinar la vista de tabla en función de criterios específicos. Puedes combinar filtros para hacer una vista tan específica como sea necesario. Puedes guardar los filtros para crear una vista personalizada que sea relevante para tu trabajo y que puedas usar más adelante. Para crear una vista personalizada en el Centro de documentos:
- Ve a Documentos.
- Haz clic en Filtrar.
- Definir el conjunto de normas para especificar qué documentos aparecen en la tabla. Por ejemplo, “Categoría es igual que Certificados ausencia”. Puedes añadir varias normas.
- Haz clic en Ordenar para escoger una opción para el orden en que los documentos se muestran en la tabla.
- Cuando estés satisfecho con la vista, haz clic en Guardar la vista actual. Dale un nombre y guárdala.
Su vista personalizada aparece a la izquierda en Vistas guardadas. Puedes seleccionar esta vista en el futuro.
Editar una vista personalizada
Una vez que creas una vista personalizada, puedes editarla en cualquier momento. Puedes cambiar el nombre, eliminarla o cambiar los filtros aplicados a la vista.
- Para cambiar el nombre de la vista o eliminarla, coloca el cursor sobre el nombre de la vista y haz clic en los tres puntos. Haz clic en Cambiar nombre o Eliminar.
- Actualiza la configuración de la vista guardada. Esta acción modificará cómo se muestran los elementos en esta vista.
- La vista personalizada aparece en Vistas guardadas.
Esto le ayuda a centrarse en la información más relevante para tu trabajo.
Gestionar documentos en el Centro de documentos
Aprende cómo puede gestionar los documentos de tu organización en el Centro de documentos.
Más información
- Aprende a gestionar categorías de documentos y permisos para su organización en el Centro de documentos.
- Lea sobre la seguridad de los documentos y controles de acceso para saber más.