La gestión eficiente de los horarios de trabajo es esencial para garantizar un registro de jornada preciso, la asistencia y los cálculos de horas extras de sus empleados.  

En este artículo, se explica cómo establecer un horario predeterminado, asignar horarios de forma masiva o individual y actualizar los horarios existentes. También cubre cómo los cambios en los horarios pueden afectar los saldos de asistencia y los informes. 

Siguiendo los pasos de este artículo, puedes gestionar los horarios de trabajo sin problemas y mantener los datos de tus empleados coherentes y actualizados. 

Ten en cuenta que:
Estamos en proceso de transición a nuestro sistema de políticas de registro de jornada nuevo. Es posible que algunos pasos, rutas de navegación o ajustes no coincidan con lo que ve en su cuenta. Para obtener más información sobre las políticas de registro de jornada nuevas, lea este artículo .

Antes de empezar

• Para editar horarios de trabajo, necesita permisos para Configuración de la cuenta > Registro de jornada.
• Para asignar horarios de trabajo, necesitas permisos de edición para los datos del registro de jornada del empleado al que vas a asignar el cronograma.
• Antes de editar cualquier horario de trabajo, y especialmente el horario de trabajo predeterminado, asegúrese de comprender cómo afectará a sus empleados.

Asignar horarios de trabajo

Después de crear horarios de trabajo, tienes que:

1. Seleccione cuál de ellos tiene que ser el horario de trabajo predeterminado para sus empleados.
2. Asigne otros horarios de trabajo a empleados específicos, ya sea individualmente o en masa.

Establecer el horario de trabajo predeterminado

Todos los empleados tienen que tener un horario de trabajo asignado en todo momento. Por esta razón, el sistema necesita configurar un horario de trabajo predeterminado. Este horario se asigna automáticamente a todos los empleados a partir de su fecha de contratación y afecta a sus cálculos de ausencias, asistencia y horas extras.

Antes de establecer el horario de trabajo predeterminado, tenga en cuenta lo siguiente: 

• Si no establece un horario predeterminado, el sistema asigna el primer horario de trabajo de su lista como el predeterminado.
• Solo puede establecer un horario fijo de forma predeterminada. No puede establecer un horario de varias semanas como predeterminado.
• Te recomendamos que deshabilites el ajuste Deducir horas cada día si no se registran las horas trabajadas para el horario predeterminado. Esto suele resultar en un alto número de horas de menos para la mayoría de los empleados.
• Si estableces otro horario de trabajo como predeterminado, el sistema recalcula el saldo de asistencia de todos los empleados del horario del 1 de noviembre de 2025 en adelante.
• Si tienes que actualizar el horario de trabajo predeterminado, te recomendamos crear un duplicado de este. Esto evita recálculos de saldo para la mayoría de sus empleados.

 Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
3. Haga clic en el horario de trabajo que desea establecer como predeterminado.
4. Haga clic Establecer como predeterminado.
5. Guarda los cambios.

Asignar otros horarios de trabajo

Antes de asignar un horario de trabajo, tenga en cuenta lo siguiente: 

• Si se fija la fecha de entrada en vigor en el año en curso y después de la fecha de concesión de las ausencias retribuidas (normalmente el 1 de enero), el sistema vuelve a calcular las ausencias retribuidas. Esto es relevante para las políticas de ausencia que se prorratean por días de trabajo semanales.

Asignar horarios de trabajo de forma masiva

Para asignar un horario de trabajo a varios empleados al mismo tiempo, siga estos pasos:

1. Ve a Organización > Lista de personal.
2. Opcional: Filtra a los empleados para reducir la selección.
3. Marque la casilla de verificación a la izquierda de todos los empleados a los que desea asignar el mismo horario.
4. Haga clic Editar políticas de tiempo > Asignar horario de trabajo.
5. Seleccione el horario de trabajo adecuado y decida a partir de qué fecha de este horario se tiene que aplicar.
6. Confirma los cambios.

Asigne horarios de trabajo individualmente

Para asignar un horario de trabajo a un solo empleado, sigue estos pasos:

1. Ir al perfil del empleado correspondiente > Registro de jornada.
2. Haga clic en el título del widget de horario de trabajo > Modificar horario.
3. Seleccione el horario de trabajo adecuado y decida a partir de qué fecha de este horario se tiene que aplicar.
4. Confirma los cambios.

Editar horarios de trabajo existentes

Revisar los horarios de trabajo

Para ver qué horario de trabajo está asignado a qué empleado de un vistazo, siga estos pasos:

1. Ve a Organización > Lista de personal.
2. En la parte superior de la lista, haz clic en Columnas y escribe “Horario de trabajo”.
3. Selecciona la columna.
4. La columna de horario de trabajo aparece a la derecha. Muestra todos los empleados a los que tienes acceso. Es posible que tengas que desplazarte hacia la derecha para verlo. 

Creación de un horario duplicado frente a la actualización del horario actual

Cada vez que se actualiza un horario de trabajo asignado a los empleados, el sistema recalcula su registro de jornada y el saldo de horas extras desde el 1 de noviembre de 2025 en adelante. Esto es especialmente relevante para su horario de trabajo predeterminado, ya que es probable que se asigne a la mayoría de sus empleados a partir de su fecha de contratación.

Por esta razón, cuando se guardan las modificaciones en un horario de trabajo ya asignado a los empleados, el sistema le ofrece la posibilidad de crear un horario duplicado. Consulta esta tabla para entender la diferencia entre las dos opciones:

Editar un horario de trabajo

Para actualizar un horario de trabajo existente, siga estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
3. Haga clic en el horario de trabajo que desea actualizar.
4. Haga clic en el icono de tres puntos y haga los cambios necesarios.
5. Guarda los cambios.
6. Si el horario está asignado a empleados, seleccione si desea crear un duplicado o actualizar el horario en curso.
7. Revise la configuración nueva y guarde los cambios.

Eliminar un horario de trabajo

Cuando elimina un horario de trabajo asignado en ese momento a los empleados, el sistema hace lo siguiente:

• Los reasigna a su horario de trabajo anterior, a partir del momento en que se asignó el horario eliminado.
• Recalcula el saldo de horas extras de ese periodo, utilizando el horario de trabajo recién asignado. El cálculo se remonta al 1 de noviembre de 2025.

Para eliminar un horario de trabajo:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
3. Haga clic en el horario que desea eliminar.
4. Haz clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha y confirma la eliminación.