Las reglas de aprobación permiten a los administradores decidir qué solicitudes de ausencia se tienen que evaluar y cuáles pueden ser aprobadas automáticamente. Se pueden establecer reglas para cada tipo de ausencia, y hay dos tipos:

• Regla de aprobación predeterminada: el proceso de aprobación estándar de un tipo de ausencia. Todas las solicitudes siguen esta regla, a menos que se haya establecido una regla específica para el grupo. Si no existen reglas predeterminadas, las solicitudes se aprueban automáticamente. 
• Reglas de aprobación específicas del grupo: estas normas establecen un proceso de aprobación diferente para determinados grupos de empleados. Define a quién se aplica una regla utilizando filtros basados en los atributos de los empleados (como un departamento, un equipo o un puesto de trabajo concreto). Si un empleado cumple los criterios del filtro, su solicitud se rige por esta regla en lugar de por la predeterminada. 

Solo se aplica una regla a cada solicitud. Cuando alguien realiza una solicitud de ausencia, Personio comprueba primero si se le aplica alguna regla específica del grupo. Si hay alguna coincidencia, se utiliza. De lo contrario, se aplica la regla predeterminada. Si más de una regla específica de un grupo de empleados es aplicable a un empleado, se aplica la regla de mayor prioridad. Puedes arrastrar y soltar las reglas para establecer su orden de prioridad. 

Si no se han configurado reglas de aprobación para un tipo de ausencia, las solicitudes se aprueban automáticamente.

Antes de empezar

Permisos

Antes de empezar, asegúrate de que los usuarios pertinentes tengan los permisos correctos:

• Necesitas permisos de administrador para configurar, editar o supervisar las reglas de aprobación de ausencias.
• Para recibir y tramitar las solicitudes de ausencia, los responsables de aprobación tienen que tener permiso de visualización para el empleado y el tipo de ausencia en cuestión. 
• Solo los usuarios con permisos de propuesta para un tipo de ausencia activan un proceso de aprobación. Los usuarios con permisos de edición se saltan todo el proceso de aprobación.

Consideraciones:

Ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando guardes una nueva regla de aprobación, esta se aplicará a todas las nuevas solicitudes de ausencia que cumplan los criterios.
• Si un proceso de aprobación consta de varios pasos, estos se activan en el orden que hayas establecido. Los responsables de aprobación solo reciben las tareas una vez que el paso anterior se ha aprobado. 
• Si un paso tiene varios responsables de aprobación, basta con que uno de ellos realice la acción correspondiente para que la tarea avance o se detenga.
• Cuando se asigna a un empleado el rol de responsable de aprobación, todos los empleados con ese rol reciben la solicitud, pero solo uno de ellos tiene que actuar. La tarea desaparece entonces para todos los demás. 
• Si un responsable de aprobación rechaza la solicitud en cualquier paso, el proceso se detiene y la solicitud de ausencia se deniega.
• Si más de una regla específica de un grupo de empleados es aplicable a un empleado, se aplica la regla de mayor prioridad. Puedes arrastrar y soltar las reglas para establecer su orden. Por este motivo, recomendamos asignar la prioridad más alta a la regla más específica y la prioridad más baja a la regla más general.  Mira cómo cambiar la prioridad de los workflows.
• Los responsables de aprobación pueden gestionar sus preferencias de correo electrónico para las tareas de aprobación en Ajustes personales > Notificaciones. Activa la casilla de verificación de Aprobaciones para activar las notificaciones por correo electrónico. 

Configurar una regla de aprobación predeterminada para las solicitudes de ausencia

Para crear un workflow de aprobación para un tipo de ausencia, siga estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias. 
3. Haz clic en el tipo de ausencia para configurarlo > Escoge los responsables de aprobación de las ausencias.
4. Activa la opción para que se requiera la aprobación de ausencias.
5. Escoge al menos un responsable de aprobación para que revise la solicitud de ausencia. Puedes escoger entre las siguientes opciones:
   • Supervisor
   • Supervisor del supervisor
   • Personas concretas
   • Roles del empleado
6. Opcional: Crea una cadena de aprobación haciendo clic en Añadir paso de aprobación. La solicitud pasa al siguiente paso en cuanto una persona de ese paso la aprueba.
7. Opcional: Delega las aprobaciones para evitar retrasos en las contestaciones.
8. Haz clic en Guardar para activar la regla de aprobación.

Todas las solicitudes de los empleados para este tipo de ausencia seguirán estos pasos, a menos que establezcas una regla específica para un grupo. Esto crea un conjunto diferente de pasos de aprobación para un grupo específico de empleados.

Configurar reglas de aprobación específicas para cada grupo en las solicitudes de ausencia

Puedes crear reglas de aprobación para un grupo específico de usuarios con una lógica diferente a la de la regla predeterminada. Por ejemplo, para una oficina, un país o un departamento concretos. 

Las normas de aprobación específicas de cada grupo tienen prioridad sobre la norma predeterminada. Si el sistema puede asignar a un empleado a una norma específica de un grupo, seguirá el workflow que hayas configurado aquí. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Ausencias. 
3. Haz clic en el tipo de ausencia > Escoge a los responsables de aprobación de las ausencias.
4. En las reglas de aprobación específicas del grupo, haz clic en Añadir regla.
5. Ponle un nombre a la regla.
6. Haz clic en Añadir filtro para escoger a qué grupo se aplica esta regla (por ejemplo, departamento, equipo o ubicación). Combina varios filtros para que la búsqueda sea lo más específica posible. 
7. Seleccione a los responsables de aprobación y configure los pasos de aprobación según sea necesario.
8. Opcional: Delega las aprobaciones para evitar retrasos en las contestaciones.
9. Haz clic en Guardar para activar la regla.
10. Opcional: Arrastra y suelta la regla de aprobación para establecer su prioridad.

Delegar aprobaciones

Asegúrese de que las solicitudes no se retrasen activando la opción Delegar la solicitud si el responsable de aprobación está ausente. Cuando actives la opción:

• El delegado recibe las solicitudes nuevas y las que ya estaban pendientes en cuanto el responsable de aprobación original haya estado ausente durante el número de días establecido. Las ausencias se tienen que registrar y aprobar en Personio.
• El sistema no tiene en cuenta cuándo se envía una solicitud de ausencia. 
• Mientras la tarea esté pendiente, aparecerá en la bandeja de entrada tanto del responsable de aprobación original como del delegado.
• Cuando uno de ellos evalúa la solicitud, esta desaparece de la bandeja de entrada del otro. 
• Si el delegado tampoco está disponible, el creador del workflow recibe la tarea. 
• Cuando el responsable de aprobación original vuelve, el delegado deja de recibir solicitudes nuevas. Las solicitudes pendientes permanecen en la bandeja de entrada tanto del responsable de aprobación original como del delegado hasta que cualquiera de ellos las evalúe.
• Si el estado de empleado de un responsable de aprobación es Inactivo o inactividad temporal, las solicitudes que le correspondan no se enviarán a su delegado. En su lugar, pasan directamente al último editor del proceso de aprobación. Si el proceso de aprobación se migró automáticamente desde nuestro sistema heredado, es posible que se trate del empleado con más antigüedad y con permisos de administrador. 

Ten en cuenta que:
Si el supervisor de un empleado es un responsable de aprobación de alto nivel que no tiene ningún superior (por ejemplo, un director general o un director ejecutivo) y si ese responsable de aprobación está ausente, la cadena de delegación no puede continuar. La solicitud se queda bloqueada con ese responsable de aprobación. Para solucionarlo, crea una norma específica para los empleados cuyo supervisor sea el responsable de aprobación de máximo nivel y asigna ahí a otro responsable de aprobación.

Pasos siguientes

Para comprobar qué envíos de ausencia necesitan aprobación, los administradores pueden ir a la pestaña Automatizaciones > Actividad. Encuentra más detalles en el artículo Supervisar y gestionar workflows.