Las políticas de ausencias regulan cómo los empleados solicitan y acumulan días/horas libres. Ofrecen un método eficiente para manejar tipos diferentes de ausencias, como los días libres remunerados y la baja por enfermedad. Cada tipo de ausencia puede tener varias políticas, lo que proporciona flexibilidad para satisfacer las diversas necesidades de los empleados y las demandas de la organización.
Un empleado solo puede tener una política por tipo de ausencia a la vez. Es posible que tengas que usar otra política debido a una reestructuración, actualizaciones de la política o cambios de rol.
Nota
Se necesita una política de ausencia para cualquier tipo de ausencia que pueda solicitar un empleado. Sin ella, los empleados no podrán consultar ni solicitar el tipo de ausencia. Además, tienen que tener al menos permisos de propuesta para ese tipo de ausencia.
Antes de empezar
Antes de seguir leyendo, ten en cuenta estos puntos clave:
- Si aplicas una nueva política de ausencias con ausencias retribuidas limitadas a partir de la fecha de contratación del empleado, el sistema recalcula su saldo de ausencias.
- Solo puede cambiar entre políticas de ausencias si ambas políticas tienen limitaciones de ausencias retribuidas o si ninguna política las tiene. Por este motivo, cuando cambias de política, solo ves las políticas que coincidan con el estado de limitación de ausencias retribuidas de la política actual.
- Si aplicas políticas nuevas de forma retroactiva, los periodos y saldos existentes pueden cambiar según los ajustes de la política nueva. Planifica los cambios atentamente y comprueba de antemano que todos los ajustes sean correctos.
- El sistema te envía una notificación cuando cambias a una política que genera conflictos con periodos de ausencias existentes. Para evitarlo, asegúrate de que los requisitos de la política nueva se alineen con las políticas actuales.
Acceso y permisos
- Para cambiar a otra política de ausencias o desasignarla, necesita permiso de edición en la sección Historial de ausencias/saldo.
- Para editar, archivar o eliminar una política de ausencias, necesita permisos de edición en la sección Configuración de la cuenta > Ausencias.
Cambiar a otra política de ausencias
Cuando cambias a una política nueva, el sistema recalcula el saldo y los periodos de ausencias existentes cubiertos por la política nueva a partir de la fecha de entrada en vigor. Si la política nueva aún no existe, créala. Tienes dos opciones:
- Crear una política desde cero.
- Crear un duplicado de una política existente y editarlo. El duplicado incluye los ajustes de la política de ausencias original y no se asignará a ningún empleado.
Por ejemplo, quieres introducir una política nueva de ausencias que otorgue un día libre adicional cuando los empleados cumplan su quinto año en la empresa. Puedes crear un duplicado de la política de ausencias remunerados existente y editar las normas basadas en la antigüedad.
Para cambiar a otra política de ausencias, sigue estos pasos.
Un empleado
- Ve al perfil del empleado > Ausencias.
- Ve a Saldos de ausencias a la derecha. En la pestaña Asignado, encontrarás todos los tipos de ausencia para los cuales el empleado tiene una política asignada en este momento. La pestaña Sin asignar enumera todos los tipos de ausencia para los cuales el empleado no tiene ninguna política asignada. Si se han asignado políticas solo para el futuro, el tipo de ausencia solo se mostrará en la pestaña Asignado una vez que haya pasado la fecha de validez.
- Haz clic en el tipo de ausencia correspondiente > Políticas.
- Haz clic en Cambiar política.
- Selecciona la opción de política de ausencias nueva. Ten en cuenta que: Para el tipo de ausencia único, un empleado solo puede tener políticas con limitaciones o sin limitaciones de ausencias retribuidas. Por ejemplo, si un empleado ya tiene una política con ausencias retribuidas limitadas asignada, entonces no podrá reemplazarla con una política con ausencias retribuidas ilimitadas. Para cambiar entre políticas con y sin limitaciones de ausencias retribuidas, tiene que desasignar la política de ausencias existente. Asegúrate de evaluar las consecuencias de desasignar una política.
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En Efectivo desde, ten en cuenta lo siguiente:
▶︎ Si se trata de una política con ausencias retribuidas ilimitadas: Puedes asignarla a partir de una fecha específica. Si desea asignarla a partir de la fecha de contratación del empleado, tendrás que desasignar la política existente.
▶︎ Si se trata de una política con ausencias retribuidas limitadas, puedes asignarla desde una de las opciones que se muestran en la siguiente tabla:Fecha de contratación El sistema asigna la política nueva de forma retroactiva, con efecto a partir de la fecha de contratación del empleado. Esto puede sobrescribir todas las políticas de ausencias asignadas previamente. Inicio del periodo actual El sistema asigna la política nueva a partir del periodo actual, desde el comienzo del año de devengo especificado en los ajustes de Concesión. Siguiente periodo de ausencia retribuida El sistema asigna la política nueva a partir del siguiente periodo, desde el comienzo del año de devengo especificado en los ajustes de Concesión. Fecha específica El sistema asigna la política nueva a partir de la fecha que introduzcas.
- Puedes seleccionar una fecha futura (ilimitada).
- Puedes seleccionar fechas retroactivas desde el comienzo del año calendario anterior. Por ejemplo: si hoy es 18/08/25, puedes seleccionar fechas hasta el 1/1/24.
- Asignar la política.
Consejo:
Para asegurarte de que los saldos de ausencia anteriores sigan siendo exactos, asigna la política nueva del periodo actual, el siguiente o una fecha específica.
Varios empleados (a través de la Lista de personal)
- Ve a Organización > Lista de personal.
- Opcional: Aplica filtros para restringir la selección.
- Marca la casilla a la izquierda de los nombres de los empleados relevantes.
- Haz clic en Editar políticas de tiempo > Modificar política de ausencia.
- Selecciona el tipo de ausencia y la política correspondiente.
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En Efectivo desde, ten en cuenta lo siguiente:
▶︎ Si se trata de una política con ausencias retribuidas ilimitadas: Puedes asignarla desde la fecha de contratación del empleado o seleccionar una fecha específica.
▶︎ Si se trata de una política con ausencias retribuidas limitadas, puedes asignarla desde una de las opciones que se muestran en la siguiente tabla:Fecha de contratación El sistema asigna la política nueva de forma retroactiva, con efecto a partir de la fecha de contratación del empleado. Esto puede sobrescribir todas las políticas de ausencias asignadas previamente. Inicio del periodo actual El sistema asigna la política nueva a partir del periodo actual, desde el comienzo del año de devengo especificado en los ajustes de Concesión. Siguiente periodo de ausencia retribuida El sistema asigna la política nueva a partir del siguiente periodo, desde el comienzo del año de devengo especificado en los ajustes de Concesión. Fecha específica El sistema asigna la política nueva a partir de la fecha que introduzcas.
- Puedes seleccionar una fecha futura (ilimitada).
- Puedes seleccionar fechas retroactivas desde el comienzo del año calendario anterior. Por ejemplo: si hoy es 18/08/25, puedes seleccionar fechas hasta el 1/1/24.
- Confirma los cambios.
Varios empleados (a través de una importación)
También puedes cambiar una política de ausencia en bloque a través de una importación. Esta opción es especialmente útil si necesita:
- Asigna políticas de ausencia a nuevos empleados rápidamente y reduce el tiempo dedicado a la configuración manual.
- Asignar políticas a varios empleados y tipos de ausencia al mismo tiempo.
- Cambiar una asignación de política para un grupo de empleados que cambian de ubicación o departamento, por ejemplo.
- Cambiar globalmente la asignación de una política debido a la regulación local o política de la empresa. Por ejemplo, si estás otorgando un día adicional de vacaciones a todos los empleados.
Puedes realizar la importación a través de Ajustes > Organización > Importaciones. Obtén más información en nuestro artículo sobre este tema.
Conflictos entre la política nueva y los periodos existentes
Antes de cambiar a una política nueva, el sistema lanza una advertencia si entra en conflicto con los periodos de ausencia existentes. Esto puede suceder en caso de que se haya diferencias en lo siguiente:
- Ajustes de Válido el: la duración del periodo de ausencia se recalcula en función de los ajustes de validez de la política nueva.
- Ajustes de Medio día: si en la política nueva ya no se permite medio día, los periodos de medio día existentes permanecerán intactos a menos que los modifiques. Solo se puede guardar si se cambia a día completo, de acuerdo con la política nueva.
- Requisito de Certificado: si la política nueva requiere un certificado, cuando la política anterior no lo requería, o si la política nueva requiere un certificado antes, el estado del documento de certificado del periodo se establece como pendiente y se crea una tarea en la bandeja de entrada para que el empleado la suba.
- Requisito de sustitución: si la política nueva requiere un sustituto, cuando la anterior no lo requería, el periodo permanecerá intacto. Tampoco puedes añadir un sustituto a los periodos existentes. En este caso, retira el periodo existente y crea uno con un sustituto.
Por ejemplo, tu política actual no requiere certificado. Un empleado tiene días libres programados del 25 al 27 de febrero. El 1 de febrero, intentas cambiar a una política de ausencias que requiere un certificado desde el segundo día del periodo de ausencia. Para el periodo de ausencia existente, el sistema crea una tarea de certificado pendiente en tu bandeja de entrada.
Editar una política de ausencia existente
Solo puedes editar una política de ausencia existente si no está asignada a ningún empleado. Por esta razón, recomendamos copiar una política existente y editar el duplicado. El duplicado:
- Incluye los mismos ajustes que la política de ausencia original.
- No se asignará a ningún empleado.
Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Ausencias y registro de jornada > Ausencias.
- Selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
- Desplázate hacia abajo hasta la política de ausencia pertinente.
- Haz clic en la política.
- Haz clic en los tres puntos > Crear copia y confirma.
- El duplicado ya está seleccionado. Haz clic en los tres puntos > Editar.
- Cambia el nombre de la política y edita los ajustes según se necesite.
- Confirma la actualización.
Desasignar una política de ausencia
Desasigna una política de ausencia cuando hayas asignado una a un empleado por error y quieras volver a la política anterior. Cuando desasignas una política:
- El sistema aplica la política anterior al empleado. Esto significa que se podrían producir los conflictos descritos anteriormente.
- Para políticas con límite de ausencias retribuidas, el sistema recalcula los días/horas libres del empleado en función de la política asignada anteriormente.
- El empleado tiene que tener al menos una política de ausencias en su historial para poder solicitar y modificar los periodos existentes. Al retirar todas las políticas de un empleado, todos los periodos de este tipo de ausencia no se podrán editar. Asigna una política nueva para que vuelvan a funcionar correctamente. Los periodos se calculan a partir de los ajustes de la política nueva.
Para desasignar una política de ausencias, sigue estos pasos:
Un empleado
En el caso de un solo empleado, puedes desasignar una o varias políticas de ausencias específicas para un tipo de ausencia al mismo tiempo. Sigue estos pasos:
- Ve al perfil del empleado > Ausencias.
- Ve a Saldos de ausencias a la derecha.
- Haz clic en el tipo de ausencia correspondiente > Políticas.
- Haz clic en el icono de la papelera junto a la política o las políticas que quieras desasignar.
- Confirma los cambios.
Múltiples empleados
Si desasignas una política de ausencias de forma masiva para varios empleados, ten en cuenta que solo puedes desasignar todas las políticas de ausencias correspondientes a un tipo de ausencia concreto. Cuando hagas esto:
- Los empleados ya no pueden solicitar este tipo de ausencia.
- Los periodos de ausencia existentes ya no se pueden editar.
Sigue estos pasos:
- Ve a Organización > Lista de personal.
- Opcional: aplica filtros para restringir la selección.
- Marca la casilla a la izquierda de los nombres de los empleados relevantes.
- Haz clic en Editar políticas de tiempo > Modificar política de ausencia.
- Selecciona el tipo de ausencia correspondiente y elige Desasignar todas las políticas de ausencias en el menú desplegable.
- Confirma los cambios.
Archivar una política de ausencias
Archiva una política de ausencias si no tienes que asignarla a otros empleados, pero hay empleados que todavía están usándola. Archivar también ayuda a evitar el desorden en tus ajustes de ausencias. Cuando archivas una política de ausencias:
- Ya no se puede asignar a los empleados.
- Los empleados que estén usando la política sí la verán.
- El sistema la utilizará para calcular las ausencias retribuidas y crear periodos de ausencias. De este modo, los saldos y las ausencias retribuidas no se verán afectados.
- Esta acción es irreversible: una vez que se archiva una política, no se puede desarchivar.
Sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes > Días libres y registro de jornada > Días libres y selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
- Desplázate hacia abajo hasta la política de ausencia pertinente.
- Haz clic en la política de ausencia. A continuación, haz clic en los tres puntos > Archivo y confirma.
Eliminar una política de ausencia
Elimina una política de ausencia para evitar el desorden provocado por las políticas que hayas creado para hacer pruebas o que nunca hayas asignado a nadie. Cuando eliminas una política:
- Ya no aparece en ninguna sección de Personio.
- Todos los ajustes relacionados se pierden.
- Esta acción es irreversible: una vez que se elimina una política, no se puede restaurar.
Solo puedes eliminar una política de ausencia si no está asignada a ningún empleado, ya sea en el momento presente o en periodos anteriores. Antes de seguir los pasos que se indican a continuación, cambia a una nueva política de días libres.
- Ve a Ajustes > Ausencias y registro de jornada > Ausencias y selecciona el tipo de ausencia correspondiente.
- Desplázate hacia abajo y haz clic en la política de ausencia que quieras eliminar.
- Haz clic en los tres puntos > Eliminar y confirma.