Aprende a añadir empleados automáticamente a las encuestas de onboarding y offboarding. Recopila feedback de los empleados en un momento significativo de su paso por la empresa, al tiempo que reduces el trabajo manual.
Principales beneficios
- Mayor eficiencia: ahorra tiempo y reduce el trabajo manual.
- Recopilación de feedback en momentos clave: recopila feedback en momentos importantes, como la incorporación del empleado.
- Mejora de la experiencia de los empleados: aborda las experiencias de onboarding y offboarding de manera efectiva, lo que lleva a una mayor satisfacción y compromiso de los empleados.
Cómo funciona el proceso
La configuración de encuestas automatizadas de onboarding y offboarding en Personio implica una integración entre las funcionalidades de Encuestas y Workflows:
- Primero creas tu encuesta en la sección Encuestas. Puedes configurar la adición de participantes en función de eventos específicos del paso del empleado por la empresa, como fechas de contratación (para encuestas de onboarding) o fechas de rescisión (para encuestas de offboarding).
- Una vez que inicias la encuesta, Personio te redirige a la sección Workflows para automatizar la adición de participantes a la encuesta, nuevamente en función de su fecha de contratación o rescisión. Obtén más información sobre cómo acceder a nuestra funcionalidad Workflows.
Lee una descripción detallada de estos pasos en las secciones a continuación.
1. Crear una encuesta de onboarding u offboarding
Primero, crea tu encuesta. Define las preguntas y configura la adición de participantes en función de las fechas de contratación o rescisión. Ten en cuenta que para acceder a los ajustes de la encuesta correspondientes, necesitas permiso de edición para los workflows personalizados.
- Ve a Encuestas. Haz clic en Añadir encuesta.
- En Preguntas, añade tus preguntas. Haz clic en Ir a Participantes.
- Selecciona En el evento del ciclo de vida.
- Selecciona el desencadenante para añadir participantes: después de la fecha de contratación, para las encuestas de onboarding, y antes de la fecha de rescisión, para las de offboarding. Haz clic en Siguiente.
- Finaliza la configuración de la encuesta. Ten en cuenta que este tipo de encuesta normalmente es visible y no se cierra, por lo que se pueden añadir participantes de forma continua y los resultados son transparentes.
- Haz clic en Lanzar .
Se te redirigirá a la sección Workflow en Personio, para configurar el workflow para añadir automáticamente participantes a la encuesta que acabas de crear.
2. Crea el workflow para añadir participantes automáticamente
Después de iniciar la encuesta, se te redirige a un workflow de borrador. Debes finalizarlo y activarlo para añadir automáticamente participantes a tu encuesta:
- El primer paso del diagrama son los criterios de activación, tal como se establecieron durante la configuración de la encuesta. Haz clic para editarlo. Selecciona los criterios de activación y establece el calendario.
- Opcional: en Reglas, puedes añadir reglas de activación para el workflow, por ejemplo, activarlo solo para una oficina o departamento.
- Para las encuestas de offboarding , tienes un paso de aprobación de la solicitud. Haz clic en el paso para seleccionar un responsable de aprobación que decida si enviar o no la encuesta.
- Haz clic en el paso del diagramaAñadir participantes a una encuesta.
- Selecciona la encuesta correspondiente. Para terminar, haz clic en Actualizar.
- Haz clic en Guardar y activar.
La automatización ya está activa. Los participantes se añadirán automáticamente a la encuesta seleccionada.
Consejo
Puedes crear este tipo de workflow en cualquier momento para las encuestas abiertas. Ve a Automatizaciones > Workflows > Crear workflow. A continuación, haz clic en la plantilla Añadir participantes a una encuesta de onboarding o Añadir participantes a una encuesta de offboarding.
Editar la encuesta de onboarding u offboarding
Una vez iniciada la encuesta, aún puedes editarla:
- Ve a Encuestas. Haz clic en la encuesta correspondiente.
- Haz clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha. Selecciona Editar encuesta.
- En Preguntas, puedes editar las preguntas. En Participantes, agrega y retira participantes.
- En Configuración, puedes editar los colaboradores y la fecha de cierre de la encuesta.
- Para cambiar la configuración del workflow: en Participantes, haz clic en Ir a workflows. Haz clic en el workflow correspondiente para editarlo.
¿Te has quedado con dudas?
Por ejemplo, si cambias la fecha de contratación de un empleado a “hoy” después de las 6:00 a. m. UTC y el workflow está configurado para activarse “en la fecha del evento”, el workflow no se activará ese día.
Si el desencadenante aún está próximo, el workflow se activará. Por lo tanto, si estableces la fecha de contratación en hace 13 días y el desencadenante sigue siendo “14 días después de la fecha de contratación”, el desencadenante se produce en el futuro y el workflow se activará.
Ejemplo:
si el workflow se desencadena 30 días antes de la fecha de rescisión, solo se activará si hoy es exactamente 30 días antes de la rescisión. Si hoy es 29 o 31 días antes, el workflow no se desencadenará.