Este artículo recopila las preguntas más frecuentes de los usuarios de Personio sobre una amplia gama de temas.
Problemas técnicos generales
Personio funciona lento. ¿Cómo puedo mejorar su rendimiento?
Empleados
Borra la caché y las cookies de tu navegador para mejorar el rendimiento. Asegúrate de que tu conexión a Internet sea estable e intenta usar un navegador diferente. Deshabilita cualquier extensión del navegador que pueda interferir con Personio. Si el problema persiste, pídele a tu administrador de Personio que se ponga en contacto con nuestro equipo Atención al cliente.
Hay partes de la interfaz de Personio que no responden. ¿Cómo puedo solucionarlo?
Empleados
Actualiza la página o intenta acceder a Personio desde otro navegador. Asegúrate de que tu navegador esté actualizado a la última versión. Si el problema persiste, deshabilita cualquier extensión del navegador que interfiera y reinicia tu ordenador.
Puede que haya un problema con el servicio de Personio. Visita la página de estado (https://status.personio.de/) para ver si hay una interrupción del servicio, y su duración estimada.
Ausencias y gestión del tiempo
¿Cómo cambio el saldo de ausencias retribuidas de un empleado?
Superiores de recursos humanos
Para actualizar o ajustar el saldo de ausencias de un empleado, ve al perfil del empleado y luego a la pestaña Ausencia. Ve al tipo de ausencia correspondiente, por ejemplo, “Vacaciones pagadas”, y haz clic en Ajustar saldo. Puedes elegir un ajuste relativo o por vencimiento seleccionando Ajustar el saldo por el número de días u horas, o un ajuste absoluto seleccionando Establecer el saldo en un valor determinado. Completa los campos relevantes y confirma tu ajuste.
También puedes ajustar los saldos de los empleados en bloque yendo a la sección Importaciones de tu cuenta Personio y seleccionando el tipo de importación Saldo de ausencias.
Obtén información sobre cómo ajustar manualmente los saldos de ausencias.
¿Cómo configuro los días festivos y defino las horas de trabajo de mi organización?
Administradores
Configurar días festivos
En Ajustes, ve a Organización > Empresa. Desplázate hasta Días festivos y selecciona un calendario de días festivos en el menú desplegable.
Para crear un calendario de días festivos personalizado, puedes duplicar uno ya creado o empezar desde cero. Ve a Ajustes y luego a Horas de trabajo y ausencias > Días festivos. También puedes añadir un festivo a un calendario de festivos personalizado. Ten en cuenta que si añades, eliminas o editas un festivo en un calendario de festivos personalizado que ya está en uso, el sistema recalculará todos los saldos de asistencia y ausencias anteriores.
Una vez que hayas creado un calendario de festivos personalizado, puedes asignarlo a toda la empresa o a oficinas específicas.
Obtén más información sobre cómo administrar los calendarios de días festivos personalizados.
Definir horas de trabajo
Crea un horario de trabajo para definir cuántas horas se espera que trabajen tus empleados y en qué días. Puedes crear un horario de trabajo a través de Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada. Obtén más información sobre cómo crear y asignar horarios de trabajo.
¿Cómo puedo gestionar los horarios de los empleados y realizar un seguimiento del devengo de vacaciones?
Administradores
Para gestionar los horarios de trabajo de los empleados, ve a Ajustes y Horas de trabajo y ausencias > Registro de jornada > Horarios de trabajo. Aquí puedes crear horarios de trabajo para tus empleados, asignar horarios de trabajo y establecer uno predeterminado, y actualizar o duplicar los horarios de trabajo ya creados. Obtén más información sobre cómo crear y asignar horarios de trabajo.
Para revisar tus políticas de devengo, ve a Ajustes > Ausencia. Selecciona un tipo de ausencia de la izquierda, por ejemplo, “Vacaciones pagadas” y desplázate hacia abajo para verificar las políticas de devengo relacionadas y la cantidad de empleados asignados. Para los empleados con un horario de trabajo a tiempo parcial, puedes prorratear sus ausencias retribuidas.
¿Cómo configuro políticas de ausencias para toda la empresa?
Administradores
Si hay un límite en la cantidad de veces que un empleado puede tomar un determinado tipo de ausencia, entonces debes crear una política de devengo. Por ejemplo, es común tener una política de devengo para toda la empresa para las vacaciones pagadas.
Para crear una política de devengo, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencia. Selecciona el tipo de ausencia para el que deseas crear una política de devengo y haz clic en Añadir nueva política de devengo para abrir el cajón de creación. Rellena cada una de las secciones y haz clic en Confirmar y crear.
Puedes decidir si se prorratea y cómo prorratear las ausencias retribuidas de los empleados a tiempo parcial, y si los empleados pueden prorrogar las ausencias retribuidas no utilizadas. Una vez que hayas terminado, puedes asignar la política de devengo a tus empleados. Para asignar una política de devengo a un solo empleado, ve a su perfil y haz clic en Ausencia > Ausencia relevante > Asignar política. Puedes asignar la política de devengo a varios empleados a la vez a través de la Lista de empleados. Obtén más información sobre cómo crear políticas de devengo.
¿Cuál es el proceso para gestionar los diferentes tipos de ausencia en Personio?
Administradores
Para gestionar eficazmente las ausencias de tus empleados, debes crear diferentes tipos de ausencia en Personio. Para crear un nuevo tipo de ausencia, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencia. Junto a Tipos de ausencia a la izquierda, haz clic en Añadir nuevo. Rellena los campos obligatorios y crea tu nuevo tipo de ausencia. Obtén más información sobre cómo crear tipos de ausencia.
Después de crear un nuevo tipo de ausencia, asegúrate de que tus empleados puedan verla y solicitarla. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado. En el rol Todos los empleados, haz clic en Permisos de acceso. Desplázate hacia abajo y haz clic en Ausencia. Localiza el nuevo tipo de ausencia que acabas de crear y marca Propio en Proponer. Revisa los cambios y guárdalos.
Si deseas establecer un límite para la cantidad de tiempo que los empleados reciben para este tipo de ausencia, crea una política de devengo para ello. Para crear una política de devengo, ve a Ajustes > Horas de trabajo y ausencias > Ausencia. Selecciona el tipo de ausencia para el que deseas crear una política de devengo y haz clic en Añadir nueva política de devengo para abrir el cajón de creación. Rellena cada una de las secciones y haz clic en Confirmar y crear.
Una vez que hayas terminado de crear una política de devengo, puedes asignarla a los empleados. No puedes editar una política de devengo una vez asignada. Para asignar una política de devengo a un solo empleado, ve a su perfil y haz clic en Ausencia > Ausencia relevante > Asignar política. Para asignar la política de devengo a varios empleados a la vez, ve a la Lista de empleados, selecciona los empleados relevantes y haz clic en Editar políticas de tiempo. Selecciona la opción para cambiar las políticas de devengo. A continuación, podrás seleccionar el tipo de ausencia y la política de devengo correspondientes. Obtén más información sobre cómo crear políticas de devengo.
¿Cómo gestiono las solicitudes y aprobaciones de días libres en Personio?
Supervisores
Si un empleado solicita días libres, Personio desencadena un workflow de aprobación. Si eres responsable de aprobación, la tarea aparecerá en tu página de inicio. Ve a tu bandeja de entrada para ver más detalles sobre la ausencia y aprobarla o rechazarla. Obtén más información sobre cómo aprobar solicitudes de empleados.
¿Por qué los cálculos de ausencias son incorrectos para algunos empleados?
Administradores
Revisa los ajustes de ausencia del empleado yendo a su perfil de empleado y haciendo clic en la pestaña Ausencia. Haga clic en la flecha situada junto al tipo de ausencia correspondiente. En la pestaña Política, comprueba que la política de devengo asignada al empleado sea correcta y se asigne a partir de la fecha correcta.
Si esta no es la causa del problema, comprueba la plantilla de país de la política de devengo, la pestaña Actividad del empleado y los ajustes de prorrateo a tiempo parcial de la política de devengo. Consulta nuestro artículo sobre cómo entender el saldo de ausencias para obtener una descripción detallada de estas soluciones.
Seguridad de los datos
¿Cómo garantiza Personio que mis datos están seguros y confidenciales?
Administradores
Empleados
Personio utiliza cifrado avanzado y controles de acceso para proteger tus datos. Como empresa y proveedor de software, Personio cumple totalmente con el RGPD. Se realizan auditorías y controles de cumplimiento periódicos para mantener los estándares de seguridad. Obtén más información sobre la seguridad de los datos en Personio.
Gestión de empleados y permisos de acceso
¿Cómo registro a un nuevo empleado en Personio y gestiono sus datos?
Supervisores
Puedes registrar a un nuevo empleado en Personio a través de Empleados > Lista de empleados. Haz clic en el botón Añadir personas en la parte superior derecha e introduce la información relevante del empleado. Marca la casilla para enviar un inicio de sesión de Personio y un correo electrónico de invitación al nuevo empleado. Completa los campos restantes, asigna una plantilla de onboarding , un horario de trabajo (incluida su fecha de validez) y la política de devengo para el nuevo empleado. Obtén más información sobre la lista de empleados.
Puedes gestionar los datos de recursos humanos de un empleado desde su perfil de empleado.
¿Cómo puedo gestionar roles y configurar permisos de acceso en Personio?
Administradores
Con roles y permisos de acceso, puedes personalizar qué información está disponible para los empleados para mantener la seguridad y la confidencialidad.
Para gestionar los roles de los empleados, ve a Ajustes > Roles de empleados. Puedes crear y asignar roles a los empleados en función de sus funciones laborales. Personio viene con dos tipos de roles de empleado: roles de empleado preestablecidos (incluidos el rol de Todos los empleados y el rol de Administrador) y roles de empleado personalizados (por ejemplo, “Superior de recursos humanos”, “Becario”, etc.). Aprende a gestionar los roles de empleados.
Una vez que hayas asignado a todos los empleados a sus roles correspondientes, puedes configurar los permisos de acceso para cada rol de empleado.
¿Cómo puedo gestionar y actualizar de forma eficiente los datos de los empleados en Personio?
Administradores
Hay varias formas de actualizar los datos de los empleados en Personio. Puedes actualizar los atributos de los empleados yendo al perfil del empleado y haciendo clic en la pestaña Información personal. También puedes usar la Lista de empleados para gestionar y actualizar de manera eficiente los datos de los empleados; esta opción es útil para actualizaciones de datos en bloque. Otra opción es actualizar un atributo de forma retroactiva a través de la pestaña Historial del empleado. Alternativamente, también puedes actualizar los datos de los empleados a través de otras funciones, como a través de la importación de empleados, la API pública, un paso de onboarding o al aceptar un candidato en el módulo de Reclutamiento.
Obtén más información sobre cómo actualizar los datos de los empleados en Personio.
Mis empleados reciben el mensaje de error “Acceso denegado” cuando intentan ver ciertas secciones. ¿Cómo puedo resolver esto?
Administradores
Comprueba los roles y permisos de acceso de tus empleados en Ajustes > Roles de empleado. Asegúrate de que tengan los permisos de acceso necesarios para las secciones que intentan ver. Haz los ajustes necesarios. Consulta nuestro artículo dedicado a los permisos de acceso para obtener más información.
Recibo el mensaje de error “Acceso denegado” cuando intento ver ciertas secciones. ¿Cómo puedo resolver esto?
Empleados
Si recibes un error de “Acceso denegado”, es que no se te han concedido los permisos adecuados. Ponte en contacto con tu administrador de Personio para obtener más información.
Tengo errores al intentar exportar los datos de los empleados. ¿Qué debo hacer?
Administradores
Primero, verifica que tengas los permisos de acceso de exportación de datos correctos. Puedes encontrar esto yendo a Ajustes y Roles de empleado > Permisos de acceso > Datos de personas. Solo puedes exportar datos a los que tengas acceso.
Para exportar los datos de los empleados, ve a Empleados > Lista de empleados. Haz clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha > Exportar lista. Asegúrate de haber seleccionado el rango de datos y el formato correctos para la exportación. Obtén más información sobre cómo exportar desde la lista de empleados.
Para exportar todos los datos y documentos de la empresa, ve a Ajustes > Organización > Empresa. Haz clic en Crear nueva exportación de datos. Descarga el archivo como .zip una vez completada la exportación. Haz clic derecho en la carpeta .zip guardada en tu ordenador y haz clic en Extraer todo... para que se inicie el asistente de extracción. Obtén más información sobre la exportación de datos de la empresa.
Intenta exportar lotes más pequeños para aislar el problema si es necesario. Si el problema persiste, ponte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente a través de la Ayuda de tu cuenta de Personio.
Mis empleados no pueden acceder a las funcionalidades para las que deberían tener permiso. ¿Qué hago para solucionarlo?
Administradores
Comprueba los roles y permisos de acceso de tus empleados en Ajustes > Roles de empleado. Asegúrate de que tengan los permisos de acceso necesarios para las secciones que intentan ver. Haz los ajustes necesarios. Consulta nuestro artículo dedicado a los permisos de acceso para obtener más información.
Integraciones
¿Cómo creo entrevistas y las sincronizo con Cronofy en Personio?
Administradores
Reclutadores
Primero, debes integrar el calendario de tu empresa con Cronofy. Consulta nuestro artículo dedicado a cómo integrar el calendario de tu empresa. Comprueba que Cronofy esté activo en Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios.
A continuación, crea una entrevista en Personio utilizando Cronofy. Ve a Reclutamiento > Candidaturas. En la candidatura del candidato, haz clic en la pestaña Entrevistas, selecciona Nueva entrevista y elige un tipo de entrevista. Selecciona los participantes. Haz clic en Encontrar un hueco en el calendario para programar la entrevista usando Cronofy. Selecciona un hueco y termina de configurar la entrevista. Obtén más información sobre cómo crear una entrevista utilizando el calendario integrado.
¿Cuáles son los pasos para conectar Personio con herramientas externas como Microsoft Dynamics?
Administradores
El Marketplace es donde puedes encontrar todas las integraciones que puedes usar con Personio. Haz clic en Marketplace en la barra lateral de tu cuenta de Personio. Utiliza la barra de búsqueda y el filtro para encontrar una integración específica. Selecciona una integración, haz clic en Conectar y sigue las instrucciones en pantalla.
Microsoft Dynamics no está disponible actualmente en el Marketplace. No obstante, puedes solicitarlo. Desplázate hasta la parte inferior de la página del Marketplace y haz clic en Solicitar integración. Si no encuentras una integración, también puedes crear la tuya propia utilizando nuestras API públicas. Visita nuestro artículo sobre cómo crear tus propias integraciones.
Los eventos de mi calendario no se sincronizan con Cronofy. ¿Cómo puedo solucionar este problema?
Administradores
Verifica que tu integración de Cronofy esté activa. Ve a Ajustes e integraciones > Integración de calendarios. A continuación, asegúrate de que los permisos de tu calendario estén configurados correctamente. Ve a Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso. Selecciona el rol de empleado asignado a tu administrador de calendario o crea un nuevo rol. Haz clic en Configuración de la cuenta. Junto a Calendarios, selecciona Todos.
Si la sincronización sigue siendo un problema, puede ser útil cerrar la aplicación de calendario y volver a abrirla. Si el problema persiste, ponte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente a través de Ayuda y feedback en tu cuenta de Personio.
No puedo configurar una integración con un servicio externo. ¿Cómo puedo solucionar este problema?
Administradores
Comprueba que las credenciales de API para el servicio externo se hayan introducido correctamente en Ajustes > Integraciones > Credenciales de API. Asegúrate de que el servicio externo esté operativo y de que tengas los permisos de acceso necesarios para Personio Marketplace y API. Para ello, ve a Ajustes > Roles de empleado > Permisos de acceso. En Configuración de la cuenta, puedes establecer los permisos necesarios. Si la conexión falla, consulta la guía de integración para conocer los pasos de configuración específicos.
Problemas de inicio de sesión
Recibo un mensaje de error al intentar iniciar sesión en Personio. ¿Qué puedo hacer para solucionarlo?
Empleados
- Si ves un mensaje que indica que el nombre de usuario o la contraseña que has introducido no son correctos:
▶︎ La contraseña que has introducido no coincide con la almacenada en tu cuenta de Personio. Si no la recuerdas, haz clic en ¿Olvidaste tu contraseña? Luego, ingresa la dirección de correo electrónico utilizada para tu cuenta. Te enviaremos un correo electrónico con instrucciones sobre cómo restablecer tu contraseña.▶ ︎Has cambiado la dirección de correo electrónico de tu cuenta de Personio. En este caso, debes hacer clic en ¿Has olvidado la contraseña? Luego, ingresa tu nueva dirección de correo electrónico. - Si ves un mensaje que indica que se ha producido un error, es posible que haya una interrupción en el servicio de Personio. Visita la página de estado (https://status.personio.de/) para ver si hay una interrupción del servicio, y su duración estimada.
Desempeño y desarrollo
¿Cómo evalúo a los empleados y obtengo feedback en Personio?
Administradores
Supervisores
Puedes utilizar ciclos de evaluación del desempeño para estructurar la gestión de desempeño de tu organización. Primero, debes configurar formularios de feedback para recopilar feedback estandarizado en toda la organización. Puedes hacerlo a través de Desempeño y desarrollo > Ajustes. A continuación, crea un ciclo de evaluación del desempeño en Desempeño y desarrollo > Ciclos. Obtén más información sobre cómo crear un ciclo de evaluación del desempeño.
Puedes recopilar feedback continuo para un empleado a través de Desempeño y desarrollo > Feedback. También puedes escribir notas de desempeño para tus subordinados directos en esta área.
Reclutamiento
¿Cuáles son los pasos para reclutar a un nuevo empleado a través de Personio?
Reclutadores
Ve a Reclutamiento > Empleos y haz clic en Crear empleo. Rellena los campos obligatorios y publica el empleo en tu portal de empleo de Personio. A continuación, podrás ver y gestionar todas las candidaturas desde la Lista de candidaturas. Gestiona todos los aspectos de la candidatura de un candidato desde su perfil de candidato, por ejemplo, programa entrevistas y transfiere al candidato entre las fases de reclutamiento. Una vez que llegas a un acuerdo con un candidato y lo aceptas, se crea automáticamente un perfil de empleado.
¿Cómo puedo publicar una oferta de trabajo e integrarla con plataformas como LinkedIn?
Reclutadores
Una vez que hayas creado un empleo en Personio, puedes publicarlo en portales de búsqueda de empleo externos utilizando nuestra funcionalidad Promocionar. La funcionalidad Promocionar ofrece tipos de publicación gratuitos y prémium.
Ve a Reclutamiento > Empleos y haz clic en el título del empleo correspondiente. Haz clic en la pestaña Promocionar y Promocionar este empleo para ir a la lista de portales de búsqueda de empleo disponibles.
Workflows, recordatorios y notificaciones
¿Cómo puedo configurar las notificaciones para las aprobaciones de inactividad temporal?
Administradores
Primero, activa la entrega global de notificaciones por correo electrónico a través de Ajustes > Empresa > Notificaciones por correo electrónico habilitadas. A menos que se haya activado esta opción, Personio no enviará ningún correo electrónico a los empleados.
Los empleados pueden optar por activar las notificaciones por correo electrónico a través de Ajustes personales > Notificaciones. Aquí, los empleados pueden configurar notificaciones para las aprobaciones de las que son responsables. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico correcta aparezca en la pestaña Información personal.
¿Cómo puedo configurar alertas por correo electrónico para actualizaciones importantes en Personio?
Empleados
Coloca el cursor sobre tu nombre en la esquina inferior izquierda y ve a Ajustes personales > Notificaciones. Aquí puedes activar las notificaciones por correo electrónico. Asegúrate de que la dirección de correo electrónico correcta aparezca en la pestaña Información personal.
Para que las notificaciones por correo electrónico estén disponibles, tu administrador debe activar la entrega global de notificaciones por correo electrónico en los Ajustes.
¿Por qué no recibo notificaciones por correo electrónico?
Empleados
Primero, revisa tu carpeta de spam o correo no deseado en busca de correos electrónicos extraviados. Confirma que tu dirección de correo electrónico es correcta en tu perfil de empleado.
A continuación, asegúrate de que las preferencias de notificación estén activadas en Ajustes personales > Notificaciones. Comprueba si tu administrador ha activado la entrega global de notificaciones por correo electrónico en los Ajustes. A menos que se haya activado esta opción, Personio no enviará ningún correo electrónico a los empleados.
Si el problema persiste, te sugerimos que añadas la dirección de correo electrónico “info@m.personio.de” a tus contactos y desbloquees los dominios “m.personio.de” y “mailjet.com” en tu proveedor de correo electrónico. También puedes pedirle a la persona responsable que incluya en la lista admisible las direcciones IP de Personio de tu parte. Obtén más información sobre estas opciones en nuestro artículo sobre la recepción de correos electrónicos del sistema de Personio.
¿Cuáles son los pasos para el onboarding de nuevos empleados en Personio?
Administradores
Superiores de recursos humanos
Supervisores
Puedes crear un workflow de onboarding para automatizar el proceso de onboarding de tus empleados. Ve a Ajustes > Automatizaciones > Onboarding/Offboarding. Aquí puedes crear pasos de onboarding , grupos y plantillas. Una vez que hayas creado una plantilla de onboarding, el siguiente paso es asignarla a tus empleados. Para asignar una plantilla, ve al perfil del empleado y haz clic en la pestaña Onboarding.
Aparece una lista de las plantillas que has creado. Selecciona la plantilla que quieres asignar.